Шесть правил деловой переписки во время вспышки коронавируса

Знайте свою аудиторию

Прежде чем отправить сообщение в групповом чате, внимательно изучите, кто в нем состоит и какие вопросы там обсуждаются. Это поможет избежать неловких ситуаций и неуместных тем, которые направят разговор в неподходящее русло. Кроме того, помните, что люди, которые будут добавлены в чат позже, смогут прочитать все ваши сообщения.

Держите коллег в курсе событий

Людям важно знать, что вы увидели их сообщение. Из недавнего исследования Facebook Messenger следует, что 60% американцев во время ожидания ответа проверяют, прочитана ли их реплика в чате. Если вы заняты, кратко скажите, что увидели ее и отреагируете позже. Постоянные уведомления могут утомлять: если вам нужно сосредоточиться на сложной задаче, отключите их и сообщите команде, что какое-то время будете недоступны.

Отправляйте по одному сообщению

Если собеседник долго не отвечает на одно сообщение, отправка дополнительных пяти вряд ли его ускорит. Наоборот, ему будет сложнее их обработать. Это подтверждают результаты опроса Facebook Messenger: 37% респондентов заявили, что одновременная отправка множества сообщений — это неудачная форма коммуникации. Выход? Запишите свои вопросы и идеи и поделитесь ими с коллегой, когда он выйдет на связь.

Пишите кратко

Чрезмерная краткость не лучший вариант, потому что она часто равняется холодности и запутанности. Тем не менее, в целом краткость — это отличный способ сделать коммуникацию эффективной, особенно если это сообщение в групповом чате или письмо для целого отдела. Если вам нужно сообщить нечто действительно объемное, выберите другой способ общения, например видеосвязь.

Здоровайтесь и прощайтесь с учетом текущей ситуации

Если ваши отношения с адресатом достаточно близкие, то приветствие и прощание в неформальном стиле уместны. В других случаях в качестве приветствия можно написать стандартные «Доброе утро/день/вечер», а в качестве прощания — «С наилучшими пожеланиями» или «С уважением». В нынешних условиях приемлемым вариантом для прощания также стала фраза «Берегите себя» (Stay well).

Проверяйте текст

Что бы там ни было, но текст формирует мнение собеседника о вас. 38% опрошенных американцев согласились с тем, что плохо написанные ответы оставляют негативное впечатление, поэтому перед отправкой сообщения всегда стоит его перечитывать. Ясно ли вы выразили мысль? Все ли в порядке с орфографией и пунктуацией? Если это так, то получатель почувствует уважение с вашей стороны, а в этом и состоит суть этикета — как в виртуальном, так и в реальном пространстве.

Источник.