Как оптимизировать бизнес-расходы на долгий срок: пять советов

Проанализируйте бюджет

Чтобы определить, какую пользу приносят расходы для организации, отслеживайте их на уровне результатов. Так вы сможете понять, какие из них стоит оптимизировать.

Бизнес-расходы можно разделить на четыре категории.

• Сумма, которая уходит на основные активы (рабочую силу, объекты, услуги, оборудование и ПО).
• Задачи функционального уровня, выполняемые благодаря основным активам. Включает деятельность, например маркетинговые компании и обучающие программы, которая приносит конкретные результаты компании.
• Задачи функционального уровня в отношении к бизнес-возможностям, которые они дают. Каждая функция оказывает влияние на бизнес и должна приносить конкретную выгоду стейкхолдерам — лидогенерация, маркетинг продукта, наем и удержание персонала и т.д.
• Траты на ведение бизнеса по сравнению с изменением бизнеса. Достаточно ли средств вы вкладываете в инновации и развитие в сравнении с операционной деятельностью?

Проанализируйте бюджет с точки зрения этих четырех переменных.

Используйте цели и ориентиры

Затем сравните расходы своей и похожей компании с помощью внешнего бенчмаркинга. Это помогает сузить область поиска затрат, которые можно оптимизировать. Используйте этот подход регулярно.

• Установите базовый уровень расходов.
• Измеряйте результативность по внешним источникам (при возможности).
• Анализируйте улучшения с течением времени.

Обратите внимание, что если растущие затраты не повышают производительность бизнеса, то стоит пересмотреть их необходимость.

Распространите меры по всей организации

Чтобы оптимизация затрат стала долгосрочной инициативой, внедрите ее в культуру организации и сделайте постоянным правилом, подключив к этому процессу руководителей подразделений. Непрерывные усилия позволяют инвестировать в будущие возможности, необходимые для реализации бизнес-стратегии.

Контролируйте затраты с обеих сторон

Бюджет должен включать расходы, связанные как с предложением, так и со спросом. Анализируйте затраты, которые находятся под вашим контролем (предложение), а также те, что ожидают заинтересованные лица и клиенты (спрос).

Ниже представлены категории, которые помогут оценить расходы и расставить их по приоритету.

Предложение

Управление ресурсами и поставщиками — сумма, которая уходит на оплату ресурсов. Снижение расходов в этом направлении сосредоточено на стоимости и единицах ресурсов, которые расходуются при выполнении работы.

Производство и доставка — расходы на выполнение бизнес-операций, которые, как правило, становятся постоянными при отсутствии контроля и оптимизации.

Спрос

Инновации и изменения — это направление, как правило, в первую очередь затрагивает меры по сокращению расходов. Обычно они имеют отложенное влияние, которое редко анализируется.

Распределение и потребление — обычно это значительные расходы, которые быстро растут.

Направляйте сбережения на реализацию бизнес-стратегии

В обязанности каждого руководителя входят оценка и пересмотр расходов. Со временем приоритеты меняются. Задайте следующие вопросы лидерам подразделений, чтобы определить, на каких задачах следует сосредоточить внимание, время и средства.

• Над какими инициативами вы работаете сейчас, чтобы удовлетворить потребности основных заинтересованных сторон?
• Как эта работа влияет на общую стратегию развития бизнеса?
• Какая требуется поддержка, чтобы реализовать эти инициативы?

Средства, сэкономленные путем оптимизации определенных категорий, следует направлять на то, чтобы финансировать новые инициативы и продвигать стратегию компании.

Источник.