Как проверять рабочую почту в отпуске и не портить себе отдых

Избавиться от привычки проверять почту очень трудно, потому что мы привязаны к технологиям, считает эксперт по карьерному росту Вики Салеми из компании Monster. «На большинстве должностей мы никогда не перестаем думать о работе, — сказала она. — Вам кажется, что вы пропускаете что-то важное и не успеете вовремя сдать проект, если откажетесь от проверки почты».

Фото: Unsplash

Смартфоны часто размывают границу между работой и личной жизнью. Вот вы достали телефон в отпуске, чтобы что-нибудь забронировать, и решили, что ничего страшного не произойдет, если вы быстро проверите рабочую почту — только чтобы очистить папку с входящими письмами. Но через час вы понимаете, что совсем забыли про отдых и ушли с головой в работу.

Если без проверки почты никак не обойтись, попробуйте установить определенные рамки, чтобы дела не мешали отдыху.

Готовьтесь к отпуску заранее

За неделю до выхода в отпуск сообщите коллегам и клиентам, что вас не будет какое-то время. Самые важные люди должны знать, как с вами можно связаться в случае крайней необходимости (не через почту, а по телефону или через мессенджеры) — так вы будете меньше волноваться о том, что можете пропустить что-то срочное.

Настройте автоответчик на почте с сообщением о том, что вы ушли в отпуск и ответите на письма, только когда вернетесь. И напомните своим коллегам, что вы будете отвечать только на сообщения с пометкой «срочно».

Передайте свои дела нужным людям и укажите их контакты в сообщении автоответчика. Можно воспользоваться инструментом Zapier, который будет автоматически скидывать входящие письма в Slack вашей команде, пока вы отдыхаете.

Придерживайтесь четких правил

Почту лучше проверять рано утром, пока никто не проснулся. Занимайтесь этим в одиночестве, чтобы не обделять вниманием близких.

Не тратьте на проверку почты слишком много времени. Например, уделяйте 15 минут утром и 15 минут вечером только для того, чтобы ответить на письма, которые требуют каких-либо действий.

Фото: Unsplash

Лучше, если кто-то будет контролировать, соблюдаете ли вы эти правила. Попросите кого-нибудь из близких, с кем вы отправились в отпуск, следить, не слишком ли вы увлекаетесь работой во время отдыха. Например, договоритесь, что если они увидят, как вы снова занимаетесь рабочими вопросами, вы заплатите им небольшой штраф.

Определитесь, где вам можно будет проверять почту — лучше, если это будет ваш номер в отеле, балкон или спортзал перед тренировкой. Точно не стоит делать этого на пляже или в музее — в этих местах надо наслаждаться отдыхом.

Не увлекайтесь

Читать письма и отвечать на них — это не одно и то же. Стоит вам начать как-то реагировать на почту — пересылать или отвечать на письма — вам будут писать еще больше, потому что люди поймут, что вы в сети. Не нужно это поощрять.

Фото: Unsplash

Если вам обязательно нужно ответить, сделайте это максимально продуктивно. И, разумеется, не стоит отвечать на рабочие письма, если вы употребляли алкоголь. Ваше раздражение из-за рабочих вопросов не должно портить настроением близким, которые отдыхают вместе с вами.

Подготовьтесь к своему возвращению

Когда проверяете почту, распределяйте новые письма по папкам. Создайте папки с разными категориями, например, «Напоминание», «Про бюджет» или «Для команды». Так вам будет проще разобраться, когда вы вернетесь из отпуска. Обязательно выделите на разбор писем час в начале и конце первого рабочего дня после отдыха.

Исследования показывают, что если во время отпуска вы полностью отвлеклись от работы, то по возвращении будете работать более продуктивно. Дайте себе время перезагрузиться и набраться сил, а почта может подождать.

Источник.

Материалы по теме:

Как самые продуктивные CEO справляются с электронной почтой

Сколько стоит заставить email работать на вас

Как работают с электронной почтой Тим Кук, Билл Гейтс и другие топ-менеджеры

Как напомнить о себе и получить ответ по электронной почте