Истории / Карьера

Как вежливо отказаться от встречи с коллегой

Что сказать, если разговор один на один — не лучшая идея

20 сентября 2019, 20:50

Как вежливо отказаться от встречи с коллегой

В потоке бесконечных электронных писем и болтовни в мессенджерах личная беседа с коллегой действительно может быть полезной. Однако иногда разговор один на один — это явно пустая трата времени, от которой лучше отказаться. Вот как сделать это тактично и не задеть чувства собеседника.

Попросите больше информации

Увидев в электронной почте бесцеремонное приглашение без пояснений, зачем нужна встреча и о чем в итоге необходимо договориться, вы вполне закономерно можете испытать раздражение. Если у вас действительно мало времени, то появится соблазн сразу же отказать в разговоре, ведь коллега явно не продумал план обсуждения.

Джейми Кляйн, основательница Inspire Human Resources, говорит, что главным признаком бесполезной встречи является отсутствие приложений к письму с приглашением.

«Список вопросов и все необходимые документы, отправленные заранее, всегда указывают на то, что беседа будет продуктивной. Их отсутствие — это повод для сомнений», — отмечает Кляйн.

Тем не менее, если вы незамедлительно ответите «нет», то человеку покажется, что вы им пренебрегаете. Вы можете проявить интерес, задав такие простые вопросы, как «Есть ли у вас план обсуждения?» или «Я готов, можете ли вы сказать, какие вопросы нам надо решить?» Таким образом, если в итоге вы и откажетесь от встречи, собеседник будет знать, что вы обдумали ответ, а не написали его на автомате.

Спросите, можно ли устроить онлайн-обсуждение

Даже при наличии списка вопросов вы можете понимать, что разговор с глазу на глаз не имеет смысла.

«Возможно, личные встречи и выглядит благородно в теории, но на практике они нужны далеко не всегда. Если проект продвигается гладко, сроки соблюдаются, и вы чувствуете себя спокойно, то текущее положение дел и следующие шаги достаточно обсудить по email», — считает менеджер проектов Фрейли Норд.

Но здесь снова не стоит производить впечатление человека, равнодушного к чужим просьбам. Постарайтесь сформулировать свой ответ так, чтобы собеседник увидел преимущества онлайн-обсуждения. В частности, Норд советует привести следующий аргумент: в разговоре по электронной почте или в мессенджере смогут принять участие и другие члены команды. Кроме того, его итоги будут надежно зафиксированы, а это позволит эффективнее отслеживать прогресс.

Для этого можно использовать следующую фразу: «Было бы здорово услышать некоторые другие идеи по этому поводу. Почему бы не обсудить это в Slack, чтобы мы могли провести мозговой штурм?» Вы также можете упомянуть здесь свой стиль работы:«Мне кажется полезным иметь возможность открыть переписку и проверить, кто чем занимается. Можем ли мы обсудить этот вопрос по электронной почте, чтобы все задачи были записаны?»

«Если вы хотите больше общаться по электронной почте, а не лично, и при этом готовы доказать целесообразность своего выбора, то вскоре вы начнете получать куда меньше приглашений на бесполезные встречи», — добавляет Норд.

Фото: Unsplash

Не соглашайтесь на встречу, которая явно никогда не произойдет

Если у вас действительно просто нет времени, так и скажите. Не пытайтесь втиснуть встречу в и без того переполненный график и не соглашайтесь на еженедельные совещания, если половину из них все равно придется отменить.

«Сопроводите свой отказ предложением обсудить вопросы по электронной почте или в Slack — сейчас или позже, когда у вас будет больше свободного времени. Покажите, что вы не намерены просто взять и закрыть дискуссию», — советует Кляйн.

Если сотрудник продолжает настаивать на личной встрече, вероятно, стоит вежливо попросить еще кого-то из ответственных лиц поговорить с ним. Вы можете сказать что-то вроде: «Я заболел, но у Шэрон должно быть время на этой неделе — почему бы вам не обратиться к ней?» Разумеется, сначала обсудите это с Шэрон.

Или просто скажите «да»

Помните, что на рабочем месте действительно нет такого понятия, как объективная трата времени, если у вас определены правильные цели. «Потеря времени субъективна. Если вы тот человек, который вправе отменить встречу, подумайте, так ли ценно ваше время по сравнению с устремлениями коллеги — неважно, касаются они профессионального роста, финансовых вопросов или чего-то еще», — говорит журналист Тони Смит.

И здесь речь идет не об альтруизме. Кто-то хочет получить буквально несколько минут, чтобы лучше узнать вас — если вдуматься, это очень льстит, даже если одновременно и раздражает. Вас видят как человека, с которым стоит сесть за стол и с глазу на глаз обсудить рабочие вопросы. Это не всегда может быть лучшим применением вашего времени, но такой выбор может принести пользу в будущем: то, что хорошо для вашего коллеги, может в конечном итоге положительно сказаться и на вас.

Источник.

Авторы