Самые продуктивные совещания – те, на которых присутствуют меньше восьми человек

Роберт Саттон, профессор организационного поведения в Стэнфорде, пришел к выводу, что самые продуктивные совещания – те, на которых присутствуют от пяти до восьми человек. Почему? Дело в том, что существует граница, после которой качество беседы начинает ухудшаться.

Когда менеджеры приглашают огромное количество людей на собрание:

• не хватает времени для того, чтобы все приняли участие в беседе;
• качественные дебаты превращаются в пустые комментарии;
• обмен информацией и наверстывание упущенного отвлекают от более серьезных проблем;
• люди становятся менее откровенными;
• на повестке дня не стоят сложные темы и решения.

В результате люди перестают серьезно относиться к совещаниям, что приводит к плохой подготовке, участию и действиям.

Маленькие группы, с другой стороны, помогают создать атмосферу интимности, которая способствует свободной, открытой и полной смысла дискуссии. Появляется больше времени для того, чтобы выслушать каждого.

Фото: VGAJIC/Getty Images

Сначала сообщите команде, что собираетесь что-то изменить. Будьте откровенны. Объясните сотрудникам, что такие встречи будут более эффективными и продуктивными. Вы понимаете, сколько энергии и времени каждый тратит на собрания, и хотите внедрить стратегию, которая приведет к лучшим результатам. Расскажите команде, что согласно исследованиям, глубокие дискуссии и правильные решения рождаются в маленьких группах.

Составляйте список участников с умом. Чтобы удостовериться в том, что вы зовете на собрание подходящих людей, вы должны точно определить, что собираетесь обсуждать. Выделите на каждую тему достаточно времени для дискуссии, составьте четкую повестку дня. Затем ответьте на следующие вопросы:

• Кто должен присутствовать на совещании, чтобы мы добились высоких результатов?
• Кого бы вы не позвали на собрание?

Вы можете пригласить больше людей только в том случае, если, на ваш взгляд, они привнесут дополнительную ценность в разговор или извлекут пользу из дискуссии для себя.

Чтобы избежать недопонимания, поделитесь с командой критериями, по которым будете отбирать участников собраний. Вот от чего вы будете отталкиваться:

• Кто обладает наибольшими знаниями по теме дискуссии
• Кто будет работать с реализацией
• На кого это окажет наибольшее влияние
• Кто чему-то научится.

Если члены вашей команды сомневаются, стратегии, приведенные ниже, могут помочь им привыкнуть к переменам:

• У сотрудников должно быть право попросить вас посетить совещание. Если у людей есть веская причина для посещения собрания, почему бы не позвать их?
• У сотрудников должно быть право отказаться от приглашения на собрание. Объясните, что доверяете им, и они сами cмогут выбирать, как потратить свое время.
• Удостоверьтесь, что на каждом совещании кто-то делает записи и заметки для тех, кто отсутствует.

Четко объясните команде их обязанности – тем, кто пришел на встречу и тем, кто не пришел. Что следует делать, чтобы сотрудники продолжили принимать активное участие в жизни компании?

Фото: Unsplash

• Внимательно слушайте: будьте терпеливы и непредвзяты.
• Четко выражайтесь: ваша речь должна быть понятной, актуальной и краткой.
• Спрашивайте, какая информация нужна сотрудникам, прислушивайтесь к их ответам.

Напоминайте участникам принимать во внимание точку зрения людей, которые отсутствуют.

• Какие вопросы они бы задали?
• О чем они хотели бы узнать?
• Какую консультацию они хотели бы получить?
• В каких действиях они хотели бы принять участие?
• Что следует рассказать им после совещания?

В конечном итоге, если члены команды решат отклонить приглашение на совещание, дайте им понять, что они все еще должны:

• ознакомиться с повесткой дня;
• поделиться актуальной информацией с кем-то, кто придет на встречу;
• после совещания узнать у коллеги об обновлениях;
• приступить к новым проектам, которые назначил руководитель.

Как только вы внедрите эти перемены в структуру совещаний, отслеживайте их прогресс и последующую эффективность. Важно также принять во внимание, как ваша команда справляется с изменениями. Спрашивайте их мнение и продолжайте в том же духе, пока не создадите идеальную для вашей организации систему.

Конечно, можно провести продуктивное совещание, на котором будут присутствовать и двадцать человек. Однако это скорее исключение, а не правило. Тактики, приведенные выше, помогут вам повысить эффективность и продуктивность сотрудников, которые посещают собрания. Это, в свою очередь, принесет пользу всей компании.

Источник.

Материалы по теме:

Что произошло, когда я взяла на год перерыв от социальной жизни

Не фокусироваться на негативе: это сложно, но стоит того

Какие навыки прокачать сегодня, чтобы завтра зарабатывать 300 тысяч рублей

5 вещей, которые никогда нельзя говорить начальнику