Как все успевать: лайфхаки от российских предпринимателей и топ-менеджеров

Анна Артамонова, вице-президент Mail.Ru Group и руководитель бизнес-подразделения «Почта и портал»

«Для планирования я пользуюсь календарем, Evernote и встроенными «Заметками» на iOS: таск-менеджеры и органайзеры у меня не прижились.

Главное в планировании — правильно расставить приоритеты. Хорошо работает классическая матрица Эйзенхауэра, в которой все дела делятся на четыре категории по срочности и важности. Несрочные и неважные задачи можно игнорировать, поскольку выхлоп от них чаще всего близок к нулю. Срочные и неважные лучше делегировать. Таким образом, освобождается время для двух приоритетных категорий — важные срочные и важные несрочные (например, анализ рынка, проработка стратегии, поиск новых ниш). Со временем раскидывать задачи на эти четыре категории начинаешь автоматически.

Фото: Tumblr

Важно понимать, что принятие обдуманных взвешенных решений на самом деле требует времени. К этому типу задач тоже можно и нужно применять матрицу: не самые важные решения — делегировать».

Алексей Моисеенков, основатель Prisma

«Моя система ведения дел — хаос. Пожалуй, я усвоил для себя одно короткое правило: если я могу ответить сейчас без проблем — я отвечаю. Проще говоря, «не откладывай то, что можно сделать сейчас и быстро», причем в данном контексте слово "быстро" крайне важно».

Олег Якубенков, дата-сайентист в Facebook

«Я составляю планы на месяц, на неделю и день. Без планов моя продуктивность резко падает. Планы на неделю и месяц веду в Evernote. На день — в бумажном блокноте.

Главная польза от плана — в самом процессе его составления. Потом всё равно всё меняется. Делегирую плохо, предпочитаю делать всё сам».

Ирина Шашкина, бывший гендиректор Lingualeo

«В свое время я познакомилась с методикой планирования MBO (management by objectives) или «управление по целям». Считается, что она — о методах мотивации и управления персоналом. Для меня эта методика стала основой в управлении не только рабочими целями, но и личными задачами.

Суть MBO в том, что у человека должна быть четкая измеримая цель (задача), далее определяются пути и ресурсы на ее выполнение. Задачу можно разложить на составляющие, а значит назначить ответственных за отдельные участки работы.

Важным открытием для меня было то, что это работает не только в рамках запуска спецпроекта или продукта или при планировании на год, но даже при уборке в доме.

Для краткосрочного планирования я использую почту. Задачи и письма у меня помечены звездочками разного цвета, встречи записаны в календаре — там же я обозначаю временные периоды, которые сама себе определяю на те или иные задачи.

А еще люблю утром завтракать с ноутбуком и планировать день, пока нет встреч и суеты — можно сказать, что это мой вид утренней медитации».

Алена Владимирская, основательница Pruffi и проекта «Антирабство»

«У меня простые правила:

1. Каждый вечер я составляю список дел на завтра.
2. Утро всегда начинаю с самого противного дела, чтобы потом не мучаться весь день.
3. Доступ к моему рабочему календарю есть у всех моих подчиненных, так что ни одна назначенная встреча, дело или звонок не пересекаются.
4. Если к концу дня в списке дел у меня остается более пяти красных флажков (то есть просроченных важных дел), то на следующий день я встаю на час раньше (а для меня пытка), чтобы их разгрести.
5. Раз в месяц я провожу «субботник» и разбираю все «зависшие» задачи.
6. Принимаясь за любое дело, в первую очередь, я думаю, кому я могу его делегировать.
7. Я никогда не берусь за значительную задачу, не посоветовавшись с важным для меня человеком, который знает мой график и мои силы. Если этот человек говорит, что можно браться — я делаю так, как он сказал. Такая вот маленькая хитрость».

---

Материалы по теме:

3 правила успешного менеджмента от главы Maps.me

Секреты продуктивности от инвесторов и предпринимателей

7 рабочих привычек, от которых отказались сотрудники Google, Twitter и LinkedIn

Планер на 2017 год от «самого молодого вице-президента в аэрокосмической индустрии»