Как провести мозговой штурм с командой, которая недавно перешла на удаленную работу

1. Напишите инструкцию

Если вы хотите, чтобы во время мозгового штурма сотрудники держали в голове определенные мысли, запишите их.

• Зафиксируйте инструкцию именно в письменной форме. Установки перед мозговым штурмом можно озвучить и устно, но при нестабильном интернет-подключении часть информации пропадает. На текст же люди всегда смогут уверенно сослаться.
• Поделитесь необходимой информацией. Для участия в мозговом штурме обычно нужны вводные данные. Например, на доске в сервисе Miro можно написать цель встречи и разместить результаты актуального исследования.
• Позаботьтесь о комфорте всех членов команды. Попробуйте использовать инструменты, которые превращают устную речь в текст. Это позволит людям с плохим интернет-соединением не терять нить разговора.

На доске написаны инструкции. Слои заблокированы, чтобы предотвратить случайное перемещение или удаление.

2. Проведите разминку

При переходе на удаленную работу люди учатся использовать приложения по-новому. Проведите разминку, чтобы команда освоилась с незнакомым инструментом.

Вот что мы сделали перед тем, как начать использовать Miro.

• Заранее добавили на доску стикеры с именами всех членов команды.
• Открыв доску, они видели инструкцию: «Найдите стикер со своим именем». Навык: навигация по доске.
• «Нажмите на стикер и перетащите его в рабочее пространство». Навык: как двигать объекты, чтобы видеть работу друг друга.
• «Дважды щелкните по стикеру, чтобы начать печатать. Введите название любого предмета обихода». Навык: как печатать на стикере.
• «Сделайте копию стикера, нажимая Alt и перетаскивая его мышью или используя клавиши Ctrl + C и Ctrl + V». Навык: как сделать несколько стикеров, как сделать копию стикера.
• «Как дела? Есть ли вопросы?» Убедитесь, что все успешно справились с заданиями.
• «Упражнение: у вас есть две минуты, чтобы придумать как можно больше вариантов использования вашего предмета».
• Через две минуты: «Давайте поделимся самым понравившимся и самым безумным вариантом. Я назову вас по имени, и вы сможете поговорить с группой». Навык: включение / выключение микрофона.

Эта пятиминутная разминка научила всю команду пользоваться Miro, при этом не испытывая давления мозгового штурма.

Так выглядят стартовые стикеры с именами членов команды.

3. Будьте гибкими

Переход на новый режим работы означает, что будут возникать небольшие препятствия, но вы можете спрогнозировать и спланировать многие из них.

• Давайте свободу при работе в одиночку. Позвольте сотрудникам использовать любые инструменты при подготовке к мозговому штурму, но переводите всех в один сервис, когда дело дойдет до коллективного обсуждения.
• Готовьтесь к применению нескольких инструментов и организации нескольких встреч. Один сервис вряд ли удовлетворит все потребности, особенно при мозговом штурме. Вы можете переходить от одного приложения к другому и обратно — почти так же, как вы переходите от рисования на доске к стикерам и обратно.
• Некоторые задачи займут больше времени, чем ожидалось. Поскольку люди еще изучают новый способ работы и переключение между инструментами, некоторые действия займут больше времени, чем при личных встречах. Ближе к концу запланированного времени посмотрите, у всех ли движутся курсоры на доске и спросите, нужно ли больше времени.

4. Окажите поддержку

На удаленных мозговых штурмах важнее, чем где-либо, регулярно проверять обстановку, потому что при выключенных камерах и микрофонах представить себе ход событий невозможно.

• Не спешите. Если вы не видите команду, то не можете понять, все ли успевают за объяснениями. Давайте информацию по порциям и делайте паузы.
• Спрашивайте, есть ли вопросы. Тихие паузы смущают всех. Люди не знают, отключился ли у вас интернет или вы что-то ищете. Когда вы задаете вопросы, будьте готовы как минимум к пяти секундам молчания. Членам команды может понадобиться время, чтобы включить звук, или они захотят подождать, когда заговорит кто-нибудь другой.

5. Попросите обратную связь

Первый мозговой штурм — даже первые пять мозговых штурмов — будет неловкими. Но, как и другие задачи, постепенно они выйдут на новый уровень. Обдумывайте полученный опыт как самостоятельно, так и вместе с командой. После встречи попросите, чтобы сотрудники дали обратную связь в удобное для них время.

В данном случае фидбэк собирался в Slack.

Источник.