Как уменьшить участие в своем бизнесе без потери контроля

Что такое система?

Многие люди ошибочно полагают, что система — это какая-то хитрая технология или что-то жесткое, что нужно только крупному бизнесу. Но с умом выстроенные системы способны помочь компании любой величины, сделав рабочий процесс более плавным и предоставив руководству больше свободы. В простейшем виде система представляет собой комбинацию трех ключевых частей. Как только вы поймете, как они взаимосвязаны, вы сможете создать простую систему для каких угодно целей.

Система = Люди + Процесс + Инструменты

Люди: кто отвечает за задачу?

Процесс: каким шагам или руководящим принципам они должны следовать?

Инструменты: что им нужно для выполнения задачи?

Если одна из этих частей отсутствует или определена недостаточно четко, могут возникнуть неприятные последствия. Давайте рассмотрим простой пример: управление календарем.

Люди: ваш ассистент.

Процесс: планирование встреч, выделение времени на важные мероприятия и так далее.

Инструменты: ваш календарь или программа-планировщик.

Теперь чуть более сложный пример: управление обслуживанием клиентов.

Люди: виртуальный помощник или сотрудник отдела по работе с клиентами.

Процесс: уточнить в документации, какие ответы использовать в определенных случаях, какое время выделяется на отклик, к кому обращаться в случае обострения ситуации.

Инструменты: таск-менеджер или софт для службы техподдержки.

Чтобы заменить себя системами, нужно понять, что все эти три части строго необходимы. Многие предприниматели вкладываются в людей и инструменты, но не в процессы. Однако без третьей части головоломки система не сможет функционировать наилучшим образом.

Создание качественных процессов

Без наличия понятного процесса передавать задачи кому-то другому всегда будет трудно, независимо от того, насколько хороши ваши люди или инструменты. Есть одна простая стратегия, позволяющая убедиться, что процесс выстроен четко и ясно: записывайте действия на экране во время выполнения задачи (также полезно завести блокнот для фиксации той части задачи, которая не отображается на экране). Передайте запись помощнику и попросите его сделать пошаговую инструкцию. Поделитесь ей с человеком, ответственным за задачу. Это позволит не тратить на объяснение много времени. Кроме того, записи можно сохранять и в будущем передавать другим людям.

Создание понятных процессов выводит ваши бизнес-системы на новый уровень, экономя ваше время и гарантируя, что при вашем отсутствии компания продолжит работать.

Источник.