Три приема, которые сделают совещание интереснее и эффективнее

Активировать мышление двух систем

Самые быстрые ораторы имеют преимущество в раннем продвижении, поскольку могут влиять на ход дискуссии. Они задают вопросы и раньше других высказывают свои наблюдения, что и задает направление беседе.

Однако есть два типа мышления, и лидеры должны быть уверены, что при планировании и проведении совещаний будут созданы возможности и для того, и для другого.

Писатель Дэниел Канеман в своей книге «Думай медленно... решай быстро» рассказывает о двух системах мышления:

• автоматическое, реактивное мышление, которое помогает нам анализировать лица людей и вспоминать ответы на простые задачи по памяти;
• глубокое мышление, которой требует более глубокой концентрации и позволяет анализировать проблемы и управлять своим телом сложными способами.

Если обеспечить возможности для мышления системы 2, на собраниях будут звучать лучшие идеи, а не только те, что были высказаны громче всего или появились первыми.

Самый простой и простой способ разблокировать мышление системы 2 — это предоставить участникам собрания платформу для молчаливого обмена своими идеями.

Онлайн-доски — подходящий для этого инструмент, потому что они создают среду соавторства, позволяя записывать вопросы, идеи и наблюдения в режиме реального времени, а также просматривать и развивать друг друга, не прерывая полностью беседу.

Этот подход решает три проблемы.

• Каждый участник может уточнять свои идеи по мере их написания и не тратить время на объяснения.
• Мысли всех участников одинаково представлены.
• Это помогает уменьшить влиятельность самого высокооплачивамого сотрудника, мнение которого могло бы определить итог обсуждения.

Также можно провести молчаливый мозговой штурм длительностью 3-5 минут. Для присутствующих это позволит активизировать мышление системы 2 и глубже погрузиться в свои мысли и идеи. В итоге у вас останутся заметки, которые помогут задокументировать разговор и принятые решения.

Создать психологически безопасную обстановку

Google в ходе исследования под названием Project Aristotle обнаружила, что высокий уровень психологической безопасности способствует здоровым дискуссиям на собраниях и свидетельствует об эффективности работы команд.

Создать психологическую безопасность в масштабах всей организации — задача, которая выходит далеко за рамки компетенции любого организатора собрания. Но есть несколько приемов, которые фасилитаторы обычно используют для создания безопасной обстановки в рамках собрания.

Фото в тексте: UfaBizPhoto / Shutterstock

Если на встрече будут обсуждаться спорные или требующие внимания темы (например, неудачный проект), подумайте о том, чтобы начать с ледокола — вопроса, который разбавит атмосферу и создаст чувство единения.

Еще способ — предложить участникам самостоятельно разработать основные правила поведения и разговора. Эти правила помогут каждому нести ответственность за свой голос и тон в разговоре и добавят уверенности, поскольку каждый будет знать, что ведет себя надлежащим образом.

Обеспечить коллективную культуру

Самый авторитетный или высокооплачиваемый сотрудник может доминировать в разговоре. Один из способов предотвратить это — сделать идеи и вопросы анонимными, чтобы каждая мысль рассматривалась одинаково. Для этого можно использовать такие инструменты, как Sli.do или онлайн-доски.

Это преследует две цели:

• уменьшить страх перед высказыванием и сделать собрания более инклюзивными, продемонстрировав новые голоса и точки зрения, которые ранее, возможно, не были услышаны;
• создать коллективную культуру, в которой люди заботятся не о том, чьи идеи воплощаются, а о том, чтобы были реализованы лучшие предложения.

Требуется огромная самоотдача, чтобы сделать фасилитацию своей основной профессией. Но базовые навыки этого ремесла будут полезны всем. Базовое понимание психологии, лежащей в основе обмена информацией и мышления, поможет сделать собрания эффективнее и получать лучшие идеи.

Источник.

Фото на обложке: NDAB Creativity / Shutterstock