Сколько бизнес теряет на неэффективных созвонах и что с этим делать

Когда коммуникации «съедают» рабочее время

Сотрудники компаний тратят колоссальное количество времени на рабочее общение с коллегами. И это не смолтоки у кулера, а непосредственное обсуждение задач. Исследования показывают, что специалисты ежедневно тратят до 4,5 часов только на переписку в корпоративных мессенджерах. Если добавить время, затраченное на созвоны, встает вопрос: когда успевать работать?

Финансовый аспект проблемы также впечатляет: более трети опрошенных россиян полагают, что их компании из-за непродуктивных встреч каждый день теряют от 10 до 50 тысяч рублей. Особенно остро вопрос стоит в крупных организациях, где регулярно проводятся многочасовые совещания с десятками участников, половина из которых не понимает своей роли в обсуждении.

Почему онлайн-встречи неэффективны

Неэффективные совещания настолько распространены, что уже стали мемом. При этом большинство сотрудников осознают проблему, но лишь каждый пятый решается открыто высказать свое мнение. Остальные либо боятся испортить отношения с коллегами и руководством, либо молчат из-за корпоративной культуры, которая не предполагает обсуждения целесообразности встреч.

Вот как минимум четыре фактора, которые делают созвон с коллегами бессмысленным:

1. Нет цели и повестки. Разговор без продуманного плана превращается в обсуждение посторонних тем.
2. Вопрос можно решить в переписке. Многих раздражает, когда организуют созвон, хотя все можно быстро решить в мессенджере.
3. Слишком много участников. Те, кого позвали на встречу «за компанию», не могут сказать ничего конструктивного, а только зря тратят время вместо того, чтобы заниматься задачами.
4. Не зафиксировали результаты. Поговорили и забыли — так можно сказать о встрече, после которой не подвели и не записали итоги.

Как перейти от разговоров к результатам

Задача правильно организовать рабочую коммуникацию усложняется, когда речь идет о распределенных командах. Чтобы коллеги не тонули в переписках и встречах, важно формировать культуру общения и договориться о базовых правилах. Например, таких:

• Длинные встречи планировать заранее. Чем продолжительнее созвон, тем больше времени отводится на подготовку. Если собираете коллег на двухчасовой мозговой штурм, он должен появиться в календаре минимум за три недели до события. Нужен созвон завтра? Легко — но только на 15 минут.
• Позволить коллегам отклонять бесполезные встречи. Предоставьте сотрудникам право отказываться от созвона или хотя бы задавать вопросы о цели и повестке, если необходимость участия им непонятна.
• Собирать фидбэк. Запрашивайте обратную связь у сотрудников: была ли встреча полезна, что помешало добиться результатов, что можно улучшить.
• Сохранять итоги. Какой результат от того, что вопрос обсудили на встрече? Никакого, если не сохранился артефакт. Договоритесь о том, что вся рабочая коммуникация должна оставлять цифровые следы — записи принятых решений, поставленных задач и ключевых выводов.

Сервис коммуникаций Контур.Толк берет на себя подготовку артефактов, чтобы вы могли сконцентрироваться на реализации решений, а не на их многократном обсуждении. В сервисе сохраняются видеозаписи, расшифровки, резюме созвонов, заметки участников и результаты голосований, к которым можно вернуться в любой момент.

Как Толк помогает сократить количество неконструктивных созвонов

Команда Толка постоянно расширяет количество Артефактов. Теперь сервис составляет резюме встречи автоматически. Толк записывает встречу и сохраняет видео в облаке, а через несколько минут после созвона появляется краткое содержание разговора.

Сгенерированное резюме включает обсуждаемые темы, принятые решения и ключевые моменты в хронологическом порядке. Для удобства восприятия информация разбита на смысловые блоки, каждый из которых охватывает примерно 15-минутный отрезок разговора. Пользователь может скопировать резюме целиком или использовать только часть. Резюме встречи в Толке помогает:

• Подготовить протокол по итогам встречи. Брейншторм прошел продуктивно: накидали несколько идей для работы с новым заказчиком. Если ничего не записать, ценные идеи потеряются, придется собирать коллег на созвон заново. Резюме встречи легко скопировать и отредактировать, чтобы подготовить протокол и отправить всем участникам встречи.
• Распределить задачи. На созвоне обсудили новый проект, проговорили список задач, сроки и ответственных. Осталось поставить задачи и начать работу. Чтобы точно ничего не забыть и не тратить время на просмотр часовой записи, достаточно заглянуть в резюме.
• Рассказать о встрече тем, кого на ней не было. Сотрудник пропустил важную встречу, пока был в отпуске. Смотреть двухчасовую запись долго: проще прочитать резюме встречи и пересмотреть только те фрагменты видео, в которых есть важные детали.

Первые пользователи новой возможности отмечают значительную экономию времени — до 65 % на анализе итогов встреч. Практика показывает, что время, затрачиваемое на подготовку протокола, сокращается более чем в три раза — с 30 до 8 минут.

Чтобы оценить преимущества автоматического резюме встреч в действии, переходите по ссылке и регистрируйтесь в Толке. А затем активируйте расширенный доступ — резюме встречи и другие возможности будут доступны бесплатно.

Условия пробного периода — по ссылке.

Фото на обложке и в тексте: Контур.Толк

Реклама. 16+. АО «ПФ «СКБ Контур». ОГРН 1026605606620 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А.