Тендерное сопровождение — что это, зачем нужно и сколько стоит

Что такое тендерное сопровождение?

Без опыта участия в тендерах сложно оказаться в числе победителей и получить заказ. Особенно если компания недавно вышла на рынок и пока что не создала репутацию.

В такой ситуации приходят на помощь фирмы, которые помогают собрать документы для тендера, подать заявку, а также подписать контракт в случае победы. Такие компании контролируют участие в конкурсе на всех этапах.

Тендерное сопровождение — это полноценная юридическая помощь участникам торгов. Сторонний тендерный специалист может сопровождать заказчика только на стадии подачи заявки или на протяжении всего конкурса — до полной победы и подписания контракта.

Можно отдать все работы по участию в тендере стороннему исполнителю. То есть клиент, желающий принять участие в тендере, дает задание аутсорсинговой компании по полной подготовке и сопровождению. А ее специалисты анализируют рынок, прогнозируют возможные предложения конкурентов, готовят максимально выгодный для всех сторон проект и оформляют документацию.

Обычно в аутсорсинговые тендерные компании обращаются новички, у которых нет опыта в этом направлении, или предприятия, которым нерентабельно содержать в штате специалистов этого направления.

Если говорить простыми словами, тендерное сопровождение — это всесторонняя поддержка участника торгов.

Чтобы узнать, сколько стоит тендерное сопровождение, стоит обратиться напрямую в компанию и озвучить задачи, которые ей предстоит выполнить. На ценник может повлиять большое количество факторов:

• тип тендера,
• особенности отрасли,
• наличие у потенциального исполнителя репутации,
• ресурсы для выполнения заказа.

Этапы тендерного аутсорсинга

Весь процесс сопровождения состоит из нескольких этапов:

• Аудит исполнителя. Представитель аутсорсера консультирует клиента, подписывает с ним договор, составляет стратегию работы, возможностей компании-участника тендера, создание проекта и его согласование.
• Поиск тендеров. Аутсорсер изучает различные площадки для закупок и подбирает для клиента торги, в которых тот может выступить в роли участника.
• Подготовка документации. На этом этапе аутсорсинговая компания анализирует конкурентов, собирает необходимый пакет документов и подает заявку на участие в тендере. При необходимости на этом же этапе в проект могут вноситься корректировки, которые также согласовываются с заказчиком.
• Подписание договора. Сопровождение клиента может проходить вплоть до подписания самого договора с заказчиком по результатам проведенного тендера. На этом этапе также нужна юридическая помощь.

Также специалисты могут провести аутсорсинг тендерного отдела. Это позволит определить компетенции штатных специалистов заказчика, выявить слабые места и модернизировать внутренние процессы.

Подготовка заявки для участия в тендере

Компания, которая занимается тендерным аутсорсингом, готовит заявку в несколько этапов:

1. Консультируется с заказчиком. В первую очередь исполнитель выясняет требования заказчика и его возможности. Это помогает выстроить систему работы и избежать ошибок — например, участие в тендере, обязательства по которому заведомо невозможно выполнить.
2. Изучает требования организатора тендера. На втором этапе аутсорсер изучает бриф, чтобы понять,
3. Анализирует рынок предложений. Важно выяснить, что будет содержаться в заявках конкурентов, чтобы подготовить предложение.
4. Готовит тендерную документацию. С учетом полученной на предыдущих этапах информации готовится заявка. Она содержит информацию об исполнителе, описание проекта, предварительную смету, а также дополнительную информацию, которая зависит от конкретных торгов.

Этот этап — один из самых сложных и длительных по времени. Специалистам нужно оценить возможности компании-участника, а также изучить огромное количество информации, чтобы предоставить на тендере максимально выгодное для всех сторон предложение.

Участие в торгах

Для того, чтобы участвовать в торгах исполнителю нужно зарегистрироваться на площадке, выбрать подходящие тендеры, правильно оформить заявку. Кроме того, нужно совершить ряд дополнительных действий: например, оформить электронную цифровую подпись, получить необходимые или наполнить сайт информацией о своих товарах и услугах в соответствии с требованиями.

Тендерное сопровождение может потребоваться и на этапе проведения самих торгов, так как иногда по желанию основного заказчика могут потребоваться корректировки поступившего на конкурс предложения. Причиной становятся внешние или внутренние обстоятельства: например, резким скачком цен на рынке товаров и услуг или изменением курса валют.

Читайте по теме:

Организуем тендерный процесс: способы и подходы

7 способов сломать барьеры между корпорациями и стартапами

На протяжении тендера аутсорсинговая компания мониторит поступившие заявки. Для основного заказчика важно не только поступившее предложение, но и способность компании-участника к диалогу. Для организатора торгов может быть важна скорость реакции на такие ситуации.

Специалисты аутсорсера совместно с заказчиком заранее определяют минимальную цену контракта. Это нужно, чтобы вовремя отказаться от участия, если исполнение обязательств окажется невыгодным. В назначенное время представитель исполнителя авторизуется на площадке, где проходят торги, и делает свои ставки, придерживаясь выбранной стратегии.

Мониторинг результатов тендера

Результаты тендера появляются на площадке, где проходили торги. Также информация дублируется на сайте Единой информационной системы в сфере закупок (ЕИС), объединяющей все официальные российские площадки.

Отслеживать результаты тендера может как участник, так и компания-аутсорсер. Во втором случае после окончания торгов аутсорсер связывается с участником, чтобы можно было подписать документы о начале работы в установленные сроки.

Анализ результатов тендера

После завершения торгов важно провести оценку проделанной работы. Если исполнитель выиграл, важно понять, что именно стало решающим фактором для победы, чтобы в будущем использовать аналогичный подход. В случае неудачи необходимо провести работу над ошибками, которая выявит, что именно не устроило заказчика: цена, время исполнения работ, репутация исполнителя или другие факторы.

Если участники тендера считают, что торги были проведены с нарушением регламента (например, победу одержал участник с заведомо менее качественным предложением), решение можно оспорить в ФАС. Если ведомство обнаружит несоответствия, тендер проведут еще раз.

Аналитикой может заниматься как сам участник закупок, так и аутсорсер. Лучший результат приносит совместная работа: представители тендерной компании воспользуются знаниями о процессе торгов, а сотрудник заказчика — пониманием специфики конкретной отрасли.

Заключение договора

После завершения тендера и определения победителя заключается договор с выбранным поставщиком.

Читайте также:

Что такое тендер и как его выиграть?

Как фрилансеру найти клиентов: семь проверенных способов

Договор заключается в несколько этапов:

• Организатор определяет победителя на основе полученных заявок и критериев оценки. Победителю направляется уведомление о победе.
• Победитель тендера или организатор готовят проект документации. В ней указываются условия сотрудничества: предмет договора, сроки поставки товаров или оказания услуг, стоимость работ, ответственность сторон.
• Заказчик и исполнитель обсуждают условия, а при необходимости вносят изменения в проект.
• Если стороны пришли к соглашению по условиям, они подписывают договор с помощью электронной подписи. С этого момента договор вступает в силу, и стороны обязаны выполнять условия.

Аутсорсинговая компания может помочь на всех этапах заключения договора. Это особенно важно, если в штате у участника торгов нет юриста, который возьмет на себя оценку рисков и работу с документацией.

Итог

Тендерное сопровождение — услуга, которая позволяет небольшим компаниям без опыта участия в закупках конкурировать с организациями, у которых есть штат специалистов соответствующего профиля. Чем лучше они подготовят предложение для тендера и документацию, тем больше шансов у компании-участника выиграть тендер и получить заказ.

Участие в тендере проходит в несколько этапов:

• аудит исполнителя;
• поиск подходящих тендеров;
• подготовка сметы документации;
• участие в торгах;
• подписание договора;
• анализ результатов.

Привлечь подрядчика можно как для разовых работ, так и для комплексного сопровождения под ключ. За такие услуги нужно будет заплатить, но они увеличат шансы на победу и снизят риски заключить невыгодное соглашение.

Фото на обложке: SirikuIT / Getty Images