У сотрудника проблемы с тайм-менеджментом. Как ему помочь?

Разберитесь в своих чувствах

Если вы уже давно управляете этим человеком, вероятно, проблема вызывает широкий спектр эмоций, начиная от легкого раздражения и заканчивая откровенной яростью. Чувства руководителя варьируются в зависимости от разных факторов — цены ошибки, личных качеств, ожиданий и уровня стресса.

Прежде чем давать обратную связь, оцените собственные эмоции. Запишите все, что думаете или чувствуете, в свободной манере. Это упражнение позволит оценить свое внутреннее состояние, прежде чем делиться мыслями с коллегой.

Проанализируйте свои чувства, самостоятельно или с человеком, которому доверяете. Честно оцените, что вас так расстраивает. Это недостаток контроля? Страх? Смущение? Стресс?

Это поможет высвободить негативные эмоции и не общаться с подчиненным слишком резко — это принесет больше вреда, чем пользы.

Оцените свою роль

Вполне возможно, что сотрудник действительно плохо распоряжается временем. Но, возможно, у вас тоже есть проблемы с тайм-менеджментом, и это отражается на подчиненных.

Если вы отправляете задания в последнюю минуту, не даете четких указаний, отказываетесь устанавливать приоритеты, не имеете системы контроля или забываете давать обратную связь, то ваши действия могут сыграть определенную роль в ситуации.

Если вы ждете, что сотрудники будут постоянно доступны по электронной почте, в чате или по другим каналам, и они не могут устанавливать границы, чтобы сконцентрироваться на работе, отчасти вы несете ответственность за проблемы, с которыми они сталкиваются.

Выявите эти проблемы до того, как дать обратную связь, и сможете понять, в чем могли бы стать лучше.

Определите, что вызывает стресс

Эксперт по тайм-менеджменту Элизабет Грейс рассказывает, что однажды столкнулась с серьезной проблемой со стороны внешнего подрядчика. Нужно было завершить большой проект, и он серьезно задерживался. Размышляя об этом, она поняла, что в рамках большого проекта было всего несколько отдельных, наиболее важных задач. Как только они были закончены, она стала намного меньше переживать.

Выявив наиболее важные потребности, она смогла расслабиться и понять, какие задачи нужно завершить как можно более срочно.

Найдите время и определите, что именно вызывает у вас проблемы из-за задержек. Вы не готовы к важным встречам или презентациям? Вы испытываете стресс, когда вас просят что-то проверить в последний момент? Задержки стоят вам времени или денег? Вас беспокоит, что вам не сообщают о статусе работ? Как только вы найдете ответы, вам будет проще дать обратную связь.

Сформулируйте свои потребности

Как только вы разобрались, что именно вызывает беспокойство, спокойно объясните, что вам нужно, когда и почему. Можно также спросить сотрудника, как вы можете помочь ему достичь успеха.

Разумеется, велик соблазн подробно описать подчиненному, какие проблемы он создает для вас. Однако жесткий подход, как правило, имеет неприятные последствия. Сотрудник либо закроется, либо начнет атаковать вас. Поэтому сделайте глубокий вдох и постарайтесь помнить: вероятно, этот человек имеет хорошие намерения, но испытывает трудности.

Предоставьте помощь

Иногда достаточно внятно сказать, что вам нужно, чтобы ситуация улучшилась. В других случаях потребуется приложить больше усилий.

Следующие шаги позволят предоставить необходимую помощь:

• вместе расставьте приоритеты в работе,
• ищите, в каком направлении действовать,
• обсудите детали,
• установите промежуточные цели,
• совместно проделайте часть работы,
• включите подчиненного в группу с коллегами,
• попросите ежедневно отчитываться о том, что было запланировано, и что выполнено,
• организуйте ситуацию так, чтобы подчиненный сохранял мотивацию.

Цените прогресс

Когда вы начнете замечать движение в правильном направлении, проявляйте признательность за каждый шаг вперед. Не стоит бояться, что поспешная обратная связь до окончания работ заставит сотрудников расслабиться. Но обычно верно обратное. Положительная обратная связь помогает укрепить уверенность, позитивный настрой и мотивацию подчиненного, а также подтолкнуть его к лучшим результатам.

Он наверняка понимает, что ему плохо дается тайм-менеджмент, и может переживать из-за этого больше, чем вы. Не стоит нападать на него. Дополнительные негативные эмоции обычно лишь увеличивают задержки. Помните, что вы в одной команде.

Ищите поддержку со стороны

Иногда мы слишком погружены в ситуацию, и не можем смотреть на нее объективно. Иной вариант — сотрудник не может честно рассказать, что происходит на самом деле. Возможно, его отвлекают телефон или домашние проблемы.

В таких ситуациях может быть полезно подключить вашего сотрудника к внешним ресурсам, таким как обучение тайм-менеджменту, внутреннему тренеру или внешнему тренеру, который поможет развить нужные навыки и справиться с проблемой. Наиболее эффективной будет помощь того, кто уже помогал другим справиться с этой ситуацией, или эмоционально отстранен от нее.

Руководитель не может заставить сотрудника лучше управлять временем. При этом огромное значение имеют его действия и общение: во многом именно они определят, сможет ли сотрудник преодолеть трудности и повысить производительность.

Источник.

Фото на обложке: Unsplash