Кадровый голод: как управлять командой при нехватке сотрудников

Пересмотрите сроки проектов

Один из самых быстрых способов снизить производительность сотрудников — вовлечь их во столько проектов, чтобы у них не оставалось времени глубоко погрузиться в проблему.

Маргарет Лусиано, адъюнкт-профессор менеджмента и организации в бизнес-колледже Смила Университета штата Пенсильвания, в качестве примера вспоминает историю из международной страховой компании, где она когда-то работала. Менеджер, которая традиционно демонстрировала высокие результаты, обнаружила, что из-за нехватки персонала тратит по 10% своего времени на каждую из 10 проектных команд.

Она просто не успевала заниматься личными обязанностями — все ее рабочее время занимали встречи (иногда две одновременно), разочарованные команды и плохие результаты.

В такой ситуации особенно важно расставить приоритеты и отложить все, что возможно. Так ли необходимо ежегодно обновлять систему каждый год или достаточно сделать это через год? Неотложные задачи распределяйте стратегически, в идеале — последовательно. Если выделить менеджеру четыре недели на каждый проект и одну неделю между ними, все 10 проектов будут завершены за год, и еще останутся 2 недели на заслуженный отпуск.

Для руководителя важнее добиться того, чтобы сотрудники сконцентрировались на работе, а не просто получить их время. Не стоит бороться за один проект с ущербом для других — помогите команде работать на результат.

Отдавайте приоритет ключевым потребностям клиентов

Традиционно бизнес-образование учит, как важно иметь разнообразный портфель клиентов и продуктов, чтобы снизить риск и сделать компанию сильнее. Действительно, концентрироваться всего на нескольких крупных клиентах потенциально ненадежно. Однако в ситуации, когда бизнес не может качественно управлять всей клиентской базой, уделять внимание всем понемногу — не выход: неудовлетворенные услугами клиенты могут обратиться к другому поставщику.

Во многих сферах (например, инвестициях, страховании и здравоохранении) наблюдается тренд на значительный рост числа политик, клиентов или пациентов на одного сотрудника. Маргарет Лусиано рассказывает, что еще два года назад управляющий активами в компании, где она работала, должен был связываться с 60 клиентами в неделю.

Фото в тексте: PeopleImages.com - Yuri A / Shutterstock

Сейчас нагрузка того же сотрудника выросла до 246 — это менее 10 минут на клиента. На установление новых контактов или исследование рынка ресурсов уже не оставалось. Качество обслуживания страдало, а сотрудник постоянно перерабатывал и в итоге просто уволился из компании.

Иногда расстановка приоритетов означает отказ от некоторых клиентов. Однако решения могут быть и менее кардинальными. Возможно, вместо персональных звонков раз в неделю достаточно настроить автоматический email или регулярную рассылку?

Изучите, как алгоритмы или даже ручная сортировка в Excel поможет определять самых приоритетных клиентов на неделю — например, тех, чьи инвестиции особенно зависят от волатильного рынка.

В идеале решение позволит сократить нагрузку сотрудников и сохранить клиентскую базу. Но если это невозможно, стоит сконцентрироваться на ключевых заказчиках, пусть и за счет диверсификации портфеля.

Ищите быстрые решения

Постарайтесь определить, какие меры существенно улучшат ежедневную работу команды и при этом могут быть реализованы менее чем за неделю. Вот лишь несколько примеров.

• Автоматизируйте ввод данных. Попробуйте отказаться от бумажных анкет и создать электронные формы, которые клиенты смогут заполнять сами.
• Избавьтесь от ручной работы. В некоторых случаях несколько формул Excel могут сэкономить часы труда.
• Упростите процедуры. Возможно, операцию можно одобрить не за три этапа, а за один. Еще один вариант — повысить порог суммы, которая не потребует одобрения.
• Используйте цифровые решения. Документы совместного пользования избавят от необходимости тратить часы на внесение правок от 10 разных людей.

В случае менее частых задач, например, ежемесячных отчетов, эти изменения должны быть реализованы еще быстрее. Для этого можно привлечь внешних консультантов или субподрядчиков.

Инвестиции в улучшение процессов могут быть дороги, но они обходятся дешевле в долгосрочной перспективе.

Нехватка кадров вынуждает многих работодателей значительно повышать нагрузку. И это время, когда пора улучшить качество процессов, отдать приоритет ключевым клиентам и продуктам, а также сократить — не увеличить — количество текущих проектов на сотрудника.

Источник.

Фото на обложке: hxdbzxy / Shutterstock