10 распространенных ошибок в автоматизации бизнеса

Ошибка № 1: Сделать ставку только на одну технологию

После того, как организация успешно приобрела и внедрила определенный инструмент автоматизации процессов, например RPA (robotic process automation, роботизированная автоматизация процессов) вполне естественно желание применять его как можно более широко.

Совет: Обеспечьте набор технологий, которые дадут больше возможностей для адаптации к гибкому диапазону бизнес-результатов и изменения подходов.

Ошибка № 2: Верить в то, что бизнес может автоматизироваться без ИТ

Все больше пользователей считают, что внедрение RPA и low-code/no-code приложений не требует помощи специалистов по ИТ. Но сотрудникам бизнес-направлений может не хватать специфичных знаний, и это повышает риск неправильного обращения с информацией. Кроме того, эти приложения интегрированы с другими системами, которые требуют регулярных обновлений. Когда ИТ-отдел не задействован, изменения не сохраняются при обновлении, и это приводит к сбоям в процессах.

Совет: Создать и финансировать центр передовых технологий в области автоматизации. В него войдут специалисты, которые в совокупности обладают различными организационными навыками и знаниями, в том числе техническими, аналитическими и деловыми, а также опытом составления карт процессов и управления в сфере ИТ.

Ошибка № 3: Думать, что автоматизация решает все проблемы

Автоматизация может быть лучшим долгосрочным вариантом для бизнеса и ИТ-процессов, но ее нельзя использовать просто для устранения пробелов в плохо организованном процессе. Такой подход лишь продлит срок службы неоптимальных устаревших приложений, а полученная экономия лишь маскирует изначально неэффективный процесс.

Совет: Оцените преимущества и недостатки автоматизации по сравнению с заменой системы, дополнительной функциональностью и стратегией интеграции.

Ошибка № 4: Не привлекать все заинтересованные стороны

Автоматизация по своей природе оказывает широкое влияние на предприятие, а это значит, что в ее организации и принятии решений должны участвовать все заинтересованные стороны. Например, если в результате изменятся рабочие обязанности сотрудников, стоит привлечь отдел кадров. Обновления в правах доступа и идентификаторах или требованиях к серверу должны касаться отделов безопасности или информационных технологий.

Читайте по теме: Почему руководители опасаются цифровизации и что с этим делать

Совет: Возложите ответственность за взаимодействие с профильными отделами на конкретного члена экспертной группы.

Ошибка № 5: Не уделять достаточно времени тестированию

Технологии автоматизации работают только тогда, когда алгоритмы и правила абсолютно верны. Инструменты могут показаться простыми в использовании, но если они неправильно запрограммированы, то неизбежно будут приводить к ошибкам. Они могут очень быстро исказить данные и не обеспечить желаемого бизнес-результата.

Совет: Убедитесь, что тестируются все этапы процесса, а не только заданные функции. Тщательно проверяйте целостность данных при запуске выбранных средств автоматизации.

Ошибка № 6: Тратить усилия на чрезмерно сложные процессы

Иногда организации, которые собираются автоматизировать какую-либо процедуру, оказываются в тупике. Чаще всего это происходит, когда процессы недостаточно хорошо документированы или понятны, если рабочий процесс не является последовательным или в принятии решений задействовано слишком много вариантов. Не стоит зря тратить время и силы на автоматизацию таких процессов.

Совет: Разработайте набор правил или руководящих принципов для отказа от процессов и задач, которые плохо подготовлены к автоматизации. Стоит учесть такие факторы, как количество этапов процесса, число требуемых интеграций или ясность существующего процесса.

Ошибка № 7: Относиться к автоматизации как к простому воспроизведению действий

Этот подход упускает важнейшее преимущество автоматизации — улучшение сквозного процесса, которое повысит эффективность взаимодействия с клиентами и сотрудниками. Если автоматизация не включает перепроектирование процессов, организация рискует выбрать неправильные инструменты и не достичь желаемых бизнес-результатов.

Совет: Если вы хотите внедрить новые инструменты автоматизации процессов, сначала полностью оцените и примените методологию реинжиниринга процессов, например «Шесть сигм» или дизайн-мышление, чтобы убедиться, что это принесет наилучшие результаты.

Ошибка № 8: Не контролировать систему после внедрения автоматизации

Как и при внедрении любой системы, проекты автоматизации потребуют активного участия ИТ-специалистов на всех этапах, в том числе и финальном. Например, при развертывании RPA стоит установить постоянный контроль и регулярные проверки качества. Они помогут убедиться, что скрипты роботов были прописаны верно, и они продолжают работать должным образом. Это позволяет избежать потребности в масштабной очистке данных.

Совет: Установите процедуры контроля, которые позволят отслеживать работу внедренных инструментов автоматизации.

Ошибка № 9: Использовать неверные метрики для оценки результатов

Как правило, оценку технологических приложений и инструментов проводят, чтобы убедиться, что они работают так, как задумано. Однако это не отражает того, является ли проект успешным или нет. Залог успешной автоматизации — измерять ее воздействие на процессы и предприятие в целом.

Совет: Сосредоточьте измерение успеха автоматизации на ключевых показателях эффективности, которые количественно определяют желаемый бизнес-результат.

Ошибка № 10: Игнорировать культуру и влияние на сотрудников

Хотя крайне важно сосредоточиться на том, как внедрить и масштабировать автоматизацию, не стоит забывать о том, как это отразится на сотрудниках, особенно если их функции будут устранены или переосмыслены.

Совет: Заранее оцените, как могут отреагировать сотрудники, и убедитесь, что команды по автоматизации активно информируют всех о предстоящих нововведениях, в том числе тех, что затронут управление изменениями и кадрами.

Источник.

Фото на обложке: Gorodenkoff / Shutterstock