Истории
DIG(IT)AL

10 распространенных ошибок в автоматизации бизнеса

Истории
Елена Лиханова
Елена Лиханова

Старший редактор RB.RU

Елена Лиханова

Автоматизация обещает значительное повышение затрат, качества и скорости, но для ее реализации требуется план действий, который учитывает основные ошибки. Неудачная автоматизация может оказать негативное влияние на использование данных, процессы, моральный дух сотрудников и удовлетворенность клиентов.

Чтобы обеспечить успех, в первую очередь концентрируйтесь на проектах, которые обеспечат четкие, поддающиеся количественной оценке бизнес-результаты и для осуществления которых у организации уже есть необходимые ресурсы.

10 распространенных ошибок в автоматизации бизнеса

Ошибка № 1: Сделать ставку только на одну технологию

После того, как организация успешно приобрела и внедрила определенный инструмент автоматизации процессов, например RPA (robotic process automation, роботизированная автоматизация процессов) вполне естественно желание применять его как можно более широко.

«Неправильно управлять автоматизацией, ориентируясь на одну доступную технологию. Вместо этого определите желаемый бизнес-результат, а затем подбирайте правильный набор инструментов», — советует вице-президент и аналитик Gartner Николь Стерджилл.

Совет: Обеспечьте набор технологий, которые дадут больше возможностей для адаптации к гибкому диапазону бизнес-результатов и изменения подходов.

Ошибка № 2: Верить в то, что бизнес может автоматизироваться без ИТ

Все больше пользователей считают, что внедрение RPA и low-code/no-code приложений не требует помощи специалистов по ИТ. Но сотрудникам бизнес-направлений может не хватать специфичных знаний, и это повышает риск неправильного обращения с информацией. Кроме того, эти приложения интегрированы с другими системами, которые требуют регулярных обновлений. Когда ИТ-отдел не задействован, изменения не сохраняются при обновлении, и это приводит к сбоям в процессах.

Узнайте, какую помощь может получить ваш бизнес от МИК — по ссылке

Совет: Создать и финансировать центр передовых технологий в области автоматизации. В него войдут специалисты, которые в совокупности обладают различными организационными навыками и знаниями, в том числе техническими, аналитическими и деловыми, а также опытом составления карт процессов и управления в сфере ИТ.

Ошибка № 3: Думать, что автоматизация решает все проблемы

Автоматизация может быть лучшим долгосрочным вариантом для бизнеса и ИТ-процессов, но ее нельзя использовать просто для устранения пробелов в плохо организованном процессе. Такой подход лишь продлит срок службы неоптимальных устаревших приложений, а полученная экономия лишь маскирует изначально неэффективный процесс.

Совет: Оцените преимущества и недостатки автоматизации по сравнению с заменой системы, дополнительной функциональностью и стратегией интеграции.

Ошибка № 4: Не привлекать все заинтересованные стороны

Автоматизация по своей природе оказывает широкое влияние на предприятие, а это значит, что в ее организации и принятии решений должны участвовать все заинтересованные стороны. Например, если в результате изменятся рабочие обязанности сотрудников, стоит привлечь отдел кадров. Обновления в правах доступа и идентификаторах или требованиях к серверу должны касаться  отделов безопасности или информационных технологий.


Читайте по теме: Почему руководители опасаются цифровизации и что с этим делать


Совет: Возложите ответственность за взаимодействие с профильными отделами на конкретного члена экспертной группы.

Ошибка № 5: Не уделять достаточно времени тестированию

Технологии автоматизации работают только тогда, когда алгоритмы и правила абсолютно верны. Инструменты могут показаться простыми в использовании, но если они неправильно запрограммированы, то неизбежно будут приводить к ошибкам. Они могут очень быстро исказить данные и не обеспечить желаемого бизнес-результата.

Совет: Убедитесь, что тестируются все этапы процесса, а не только заданные функции. Тщательно проверяйте целостность данных при запуске выбранных средств автоматизации.

Ошибка № 6: Тратить усилия на чрезмерно сложные процессы

Иногда организации, которые собираются автоматизировать какую-либо процедуру, оказываются в тупике. Чаще всего это происходит, когда процессы недостаточно хорошо документированы или понятны, если рабочий процесс не является последовательным или в принятии решений задействовано слишком много вариантов. Не стоит зря тратить время и силы на автоматизацию таких процессов.

Совет: Разработайте набор правил или руководящих принципов для отказа от процессов и задач, которые плохо подготовлены к автоматизации. Стоит учесть такие факторы, как количество этапов процесса, число требуемых интеграций или ясность существующего процесса.

Ошибка № 7: Относиться к автоматизации как к простому воспроизведению действий

Этот подход упускает важнейшее преимущество автоматизации — улучшение сквозного процесса, которое повысит эффективность взаимодействия с клиентами и сотрудниками. Если автоматизация не включает перепроектирование процессов, организация рискует выбрать неправильные инструменты и не достичь желаемых бизнес-результатов.

Совет: Если вы хотите внедрить новые инструменты автоматизации процессов, сначала полностью оцените и примените методологию реинжиниринга процессов, например «Шесть сигм» или дизайн-мышление, чтобы убедиться, что это принесет наилучшие результаты.

Ошибка № 8: Не контролировать систему после внедрения автоматизации

Как и при внедрении любой системы, проекты автоматизации потребуют активного участия ИТ-специалистов на всех этапах, в том числе и финальном. Например, при развертывании RPA стоит установить постоянный контроль и регулярные проверки качества. Они помогут убедиться, что скрипты роботов были прописаны верно, и они продолжают работать должным образом. Это позволяет избежать потребности в масштабной очистке данных.

Совет: Установите процедуры контроля, которые позволят отслеживать работу внедренных инструментов автоматизации.

Ошибка № 9: Использовать неверные метрики для оценки результатов

Как правило, оценку технологических приложений и инструментов проводят, чтобы убедиться, что они работают так, как задумано. Однако это не отражает того, является ли проект успешным или нет. Залог успешной автоматизации — измерять ее воздействие на процессы и предприятие в целом.

Совет: Сосредоточьте измерение успеха автоматизации на ключевых показателях эффективности, которые количественно определяют желаемый бизнес-результат.

Ошибка № 10: Игнорировать культуру и влияние на сотрудников

Хотя крайне важно сосредоточиться на том, как внедрить и масштабировать автоматизацию, не стоит забывать о том, как это отразится на сотрудниках, особенно если их функции будут устранены или переосмыслены.

Совет: Заранее оцените, как могут отреагировать сотрудники, и убедитесь, что команды по автоматизации активно информируют всех о предстоящих нововведениях, в том числе тех, что затронут управление изменениями и кадрами.

Источник.

Фото на обложке: Gorodenkoff / Shutterstock

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 «Мы — прыщ на теле государства по сравнению с промышленностью». Основатель Ingate о перспективах digital-рынка
  2. 2 Кризисное управление. Какой эффект для бизнеса принесет внедрение цифровых HR-инструментов
  3. 3 23 рекомендации, которые помогут спасти бизнес в кризис
  4. 4 CI/CD и DevOps. Нужны ли они вашей компании?
  5. 5 О чем нужно знать при внедрении систем контроля топлива: пять ключевых элементов
Анкетолог
Как бизнесу самостоятельно проводить маркетинговые исследования
Подробнее