Как создать эффективную организацию: принципы и способы

Выстроите чёткую систему работы

Для построения эффективной организации важно не только планировать ключевые процессы, но и построить систему, которая будет поддерживать продуктивность, минимизировать ошибки и ускорять выполнение задач.

Чёткая система работы включает в себя не только организацию каждого шага. При построении эффективной организации важно создать среду, в которой сотрудники знают, как и в какой последовательности действовать на каждом этапе.

Как выстроить систему работы, основные принципы:

• Определите цели и задачи.

Начните с чёткого понимания целей организации. Это могут быть как краткосрочные задачи, так и долгосрочные стратегии, которые определяют направление компании.

Как выглядят в работе такие принципы: если цель компании — увеличить продажи на 20% в течение года, все внутренние процессы должны быть направлены на достижение этой цели. Сформулированные цели должны быть «SMART» (конкретные, измеримые, достижимые, актуальные, ограниченные по времени).

• Разделите задачи на этапы.

Разбиение на этапы — важный элемент развития, который регулирует принципы организации и создает понятную систему. Это помогает избежать путаницы и неэффективных действий. Разделите каждую задачу на подзадачи и определите порядок их выполнения. Это также даст возможность делегировать задачи более точно, учитывая ресурсы и способности каждого сотрудника.

Как выглядят в работе такие принципы: например, при разработке нового продукта можно выделить такие этапы, как исследование рынка, разработка прототипа, тестирование, производство и маркетинг.

• Распределите ответственность.

Чёткое распределение ответственности между сотрудниками помогает избежать повторного создания задач. Каждый сотрудник должен знать свои обязанности и зоны ответственности. Это также позволит избежать ситуаций, когда важные задачи остаются без внимания или не выполняются в срок.

Как выглядят в работе такие принципы: в проекте по запуску нового продукта для каждого вида деятельности может быть назначен ответственный: менеджер проекта — координация и сроки, дизайнер — разработка прототипов, маркетолог — продвижение, а технолог — тестирование.

• Установите сроки выполнения.

Для создания эффективной системы установите реалистичные сроки для каждого этапа и задачи. Важно учитывать количество ресурсов и сотрудников, а также то, возможно ли выполнить задачу в срок. Для наглядности используйте методы планирования времени, такие как метод Ганта и диаграммы потока.

Чтобы построить эффективную организацию:

Разбейте бизнес-процесс на структуру, чтобы упростить управление и повысить прозрачность работы. В создании организации важно визуализировать процессы с помощью блок-схем, диаграмм и специализированных инструментов.

Как выглядят в работе такие принципы: обработку заявки клиента можно разделить на этапы: регистрация, проверка документов, утверждение условий и передача в работу. Это позволит быстрее выявлять узкие места и оптимизировать процесс.

Внедрите стандартные операционные процедуры (SOP), чтобы сотрудники следовали единым правилам выполнения задач. Четкие инструкции помогут свести к минимуму ошибки, упростят обучение новых сотрудников и повысят производительность.

Как выглядят в работе такие принципы: в отделе клиентского сервиса SOP может включать скрипты для общения по телефону, порядок обработки электронных заявок и алгоритмы реагирования на жалобы.

Используйте цифровые платформы для организации работы и отслеживания задач. Microsoft Planner и Asana позволяют разбивать проекты на этапы, назначать ответственных и контролировать сроки выполнения.

Как выглядят в работе такие принципы: при запуске нового продукта можно создать проект в Asana, распределить задачи между сотрудниками и установить дедлайны, чтобы команда работала слаженно и не отвлекалась.

Контролируйте задачи

В принципы организации входит грамотное руководство. Чтобы поддерживать высокую продуктивность, необходимо наблюдать за тем, как работники и клиенты выполняют свои задачи. Это позволяет оперативно выявлять отклонения деятельности организации от плана и принимать меры для их устранения.

Как сделать деятельность компании успешной и построить слаженную работу:

1. Внедрить KPI. Используйте систему ключевых показателей эффективности (KPI), чтобы измерять результат каждого сотрудника и подразделения. С помощью этого способа можно конкретизировать задачи. KPI должны быть чёткими, измеримыми и привязанными к ключевым целям организации. Это важно для формирования последовательных задач.
2. Проводить регулярные отчёты. Важно организовать деятельность, такую как еженедельные и ежемесячные отчёты, которые позволят отслеживать достижения и выявлять проблемы. Они помогут понять, где происходят сбои в работе и какие области требуют улучшения.
3. Использовать системы мониторинга прогресса. Применяйте CRM-системы или другие инструменты для отслеживания выполнения задач и хода работы. Это позволит вам контролировать деятельность работников и ситуацию в реальном времени, оперативно реагировать на возникающие проблемы.
4. Проводить анализ отклонений. В случае выявления отклонений от плана важно быстро проводить анализ и выяснять причины. Это позволит не только скорректировать деятельность в выполнении и построении задач, но и предотвратить повторение ошибок в будущем во время формирования нового плана работы.

Пример: В маркетинговом отделе еженедельные отчёты помогут выявить, на каком этапе работы происходит замедление, например, при разработке рекламных материалов. Это даст возможность оперативно принять меры, пересмотреть сроки или перераспределить ресурсы, чтобы улучшить результат и не допустить задержек.

По теме:

Делегирование задач: как это сделать правильно и эффективно

Метод PARA: как использовать эту систему для эффективного планирования

Оптимизируйте время и ресурсы

Чтобы работа шла не только слаженно, но и быстро, важно грамотно использовать ресурсы компании:

• время сотрудников,
• финансы
• материалы.

Внедрите новые технологии и автоматизируйте работу — не обязательно каждую минуту проверять процесс самостоятельно. Все это важно в построении стабильного бизнеса.

Рекомендации:

• Автоматизируйте рутинные процессы.

Внедрите автоматические системы для обработки заказов, учёта складских остатков, ведения финансов или других регулярных задач. Это позволяет существенно сократить время на рутинные операции. Такой подход также уменьшает вероятность ошибок и повышает общую точность выполнения задач.

Пример: В бухгалтерии автоматизация расчёта заработной платы с помощью специализированного программного обеспечения позволяет значительно ускорить процесс и минимизировать ошибки, что экономит как время, так и ресурсы компании.

• Делегируйте полномочия.

Чтобы избежать перегрузки ключевых сотрудников и повысить эффективность работы, важно перераспределить задачи между сотрудниками. Делегирование помогает сотрудникам сосредоточиться на своих сильных сторонах и повышает общую продуктивность команды.

Пример: Менеджер может передать операционные задачи сотрудникам среднего звена, позволяя себе сосредоточиться на стратегическом управлении. Это помогает эффективно использовать ресурсы и усилия для достижения целей.

• Оценивайте производительность.

Анализируйте работу сотрудников регулярно, но не ежеминутно. Это важно в построении доверительных отношений. Оценивайте, кто с чем справляется, в чем сильная сторона каждого работника, в чем слабая. Это помогает выявить, какие задачи требуют больше времени у определенного сотрудника и что можно улучшить или оптимизировать, например, поручить ему более подходящие задачи. Это помогает перенаправить усилия и ресурсы на более важные и продуктивные направления.

Пример: Если анализ показал, что определённые процессы занимают больше времени, чем должны, возможно, их следует оптимизировать. Например, можно внедрить новые инструменты, чтобы обеспечить быстрое взаимодействие между отделами, или пересмотреть планирование ресурсов.

• Повышайте доход через регулирование отделов.

Финансы должны оставаться под полным контролем. Важно соблюдать баланс между качеством и количеством. Нельзя просто сокращать работников, искать дешевых поставщиков и ожидать, что это никак негативно не скажется на работе. Используйте методы контроля, чтобы повысить доход — для этого важно, чтобы каждый отдел четко и успешно выполнял свои планы и задачи.

Адаптируйтесь к изменениям

Жизнь не стоит на месте, как и рабочий процесс. Чтобы организация оставалась эффективной, она должна уметь быстро адаптироваться к изменениям, будь то изменения на внешнем рынке, в экономике или внутри компании. Это требует гибкости в бизнес-процессах и способности быстро реагировать на новые вызовы.

Шаг 1. Важно внедрять методологии и подходы, которые позволяют быстро изменять процессы в ответ на внешние или внутренние изменения. Одним из таких подходов является методология Agile. Она помогает гибко управлять проектами, адаптировать процессы и быстро реагировать на изменения. Компании используют ее, чтобы разрабатывать программное обеспечение, управлять бизнесом и реализовывать проекты в условиях неопределённости.

В отличие от традиционных методов, Agile позволяет вносить изменения в планы на любом этапе работы. Например, в IT-компании команда разработчиков создаёт мобильное приложение. Вместо того чтобы сначала разработать полный проект, а затем исправлять ошибки, команда разбивает работу на короткие этапы (спринты) по 1–2 недели. После каждого спринта они выпускают новую версию, получают обратную связь от пользователей и вносят изменения. Такой подход ускоряет процесс, снижает риски и позволяет выпускать более качественный продукт.

Шаг 2. Отслеживайте изменения в отрасли, изучайте действия конкурентов и анализируйте экономические факторы, чтобы своевременно реагировать на угрозы и возможности. Регулярный мониторинг рынка помогает корректировать стратегические и операционные планы в зависимости от новых тенденций.

Например, в период активной цифровизации компании в сфере торговли перестраивают маркетинговые стратегии. Они запускают интернет-магазины, подключают онлайн-оплату и организуют доставку через маркетплейсы. Вместо стандартной офлайн-рекламы предприниматели инвестируют в таргетированную рекламу для своего предприятия, а также в сотрудничество с блогерами и продвижение в социальных сетях. Это помогает не только удержать текущих клиентов, но и привлечь новую аудиторию, которая предпочитает онлайн-покупки.

Шаг 3. Используйте новые технологии и подходы, чтобы не только быстро реагировать на изменения, но и создавать конкурентные преимущества. Инновационные решения ускоряют внутренние процессы, повышают качество услуг и улучшают взаимодействие с клиентами.

Например, в финансовой сфере банки и кредитные организации внедряют искусственный интеллект, чтобы анализировать кредитоспособность клиентов. Алгоритмы анализируют историю платежей, уровень доходов и поведение клиентов, помогая выдавать кредиты быстрее и точнее.

В сфере здравоохранения клиники разрабатывают платформы телемедицины и электронные рецепты. Пациенты получают информацию через онлайн-консультации врачей, заказывают лекарства удалённо и следят за своим здоровьем с помощью мобильных приложений. Это позволяет клиникам расширить аудиторию и повысить качество обслуживания.

По теме:

Итерация и итерационный подход в бизнесе: ключевые стратегии для повышения эффективности

Инструменты руководителя: как эффективно управлять сотрудниками

Закрепим

Что нужно сделать, чтобы эффективно выполнять задачи:

1. Определить цели и задачи.
2. Разделить задачи на этапы.
3. Распределить ответственность.
4. Установить чёткие сроки выполнения.
5. Внедрить KPI для оценки работы.
6. Проводить регулярные отчёты.
7. Использовать системы мониторинга.
8. Анализировать отклонения и корректировать процесс.
9. Автоматизировать рутинные процессы.
10. Делегировать полномочия.
11. Оценивать производительность сотрудников.
12. Контролировать финансовые показатели.
13. Внедрять гибкие методологии, например Agile.
14. Мониторить рынок и анализировать конкурентов.
15. Внедрять новые технологии для повышения эффективности.

Фото на обложке: Andrii Yalanskyi / Shutterstock