Истории

Позвонить, написать или встретиться? Как выбрать лучший способ деловой связи

Истории
Вероника Елкина
Вероника Елкина

Редактор

Вероника Елкина

Благодаря технологиям у нас есть огромный выбор средств коммуникации в офисе и за его пределами. Но такое разнообразие вызывает трудности. Иногда электронное письмо может передать собеседнику неверный тон, а короткое сообщение боссу вместо развернутого письма может навести его на мысль, что вам не хватает профессионализма.

Вот как выбрать наиболее подходящий способ коммуникации.

Позвонить, написать или встретиться? Как выбрать лучший способ деловой связи

Личная встреча

Разговор лицом к лицу по-прежнему считается лучшим вариантом. «Другие методы коммуникации лишь симулируют личное общение», — считает Джон Робинсон, президент компании Lunar, занимающейся разработкой ПО для маркетинга и продаж. Договаривайтесь о личной встрече при любой возможности.

Групповые совещания неплохи, но необязательно проводить их каждый раз, когда вам нужно узнать решение начальства или кого-то еще. Лучше практиковать индивидуальные встречи, короткие беседы за кофе или разговоры во время прогулки на парковке (если ваш собеседник никуда не торопится).

Можно просто заглянуть в кабинет к боссу и спросить, есть ли у него минутка. Вся прелесть таких коротких разговоров в том, что вы можете быстро получить ответ, который поможет вам продвигать свой проект или решение.

Чтобы встречи были эффективными, готовьтесь к ним. Вы должны заранее знать, что вы хотите обсудить и какую информацию получить. Возможно, в вашем распоряжении будет только 30 секунд, так что используйте их с умом.

Электронное письмо

Отправка электронных писем — обычное дело, но лучше сделать его хорошо.

Плюсы электронного письма в том, что в нем вы можете высказать все что угодно. Можете предложить идею боссу, поблагодарить кого-то за проведение мероприятия или обратиться к потенциальному покупателю.

Сложность заключается в том, что письма нужно составлять понятно и убедительно — иначе их никто не прочитает. В письмах можно выбрать более расслабленный и дружелюбный тон. Избегайте чересчур формальных выражений, пишите так, как вы бы сказали при личной встрече. Разбивайте длинные предложения на более короткие.

Фото: Unsplash

Сообщение

Все больше компаний использует для общения мессенджеры, но и тут есть свои тонкости.

Сообщения позволяют вам легко связаться с нужным человеком на самые разные темы — будь это благодарность за интересный разговор за обедом или предупреждение, что вы застряли в пробке и опоздаете на 10 минут. Поэтому такой вид общения становится все более приемлемым в бизнесе.

Компания Робинсона недавно опубликовала исследование, которое говорит о том, что клиенты положительно относятся к подобной переписке. 69% опрошенных одобряют общение с менеджером по продажам через мессенджеры. А на вопрос о самом легком для них способе связи 53% участников ответили «текстовые сообщения», а только 41% — «электронная почта».

Еще одна интересная находка компании говорит о том, что у потенциальных клиентов, получивших текстовое сообщение, в два раза выше шансы стать полноценными покупателями.

Но у такого вида общения есть и свои минусы. Недавно в Wall Street Journal вышла грустная история о сотруднике, который хотел отправить своей жене признание в любви, но случайно прислал его начальнице. Учитесь на чужих ошибках: всегда дважды проверяйте получателя сообщения и ищите возможные опечатки — они могут выставить вас в дурном виде.

Звонки и голосовая почта

Звонки эффективны в определенных ситуациях. Если у вас близкие отношения, то можно и позвонить. Но если вы малознакомы, то лучше выбрать другой способ связи. Представьте, что вы собираетесь устроиться на новую работу — вы же не будете звонить директору компании, чтобы его впечатлить.

Рабочий номер должен быть последним в списке возможных способов связи. Скорее всего, на него все равно никто не ответит.

Оставлять голосовую почту также неэффективно. Серьезно, сколько людей ее вообще проверяет и отвечает? Если вы действительно хотите с кем-то связаться, то лучше выберите другой способ.

Источник.


Материалы по теме:

Как общаться в мессенджерах по работе: семь правил

Что скрывает Slack: как ИИ помогает узнавать о неочевидных проблемах в компании из переписки

8 самых ужасных ошибок в электронной переписке — и как их исправить

12 ошибок, которые нельзя допускать на собеседовании по телефону

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Актуальные материалы —
в Telegram-канале @Rusbase