Как выставить, проверить и оплатить инвойс

Содержание

• Что такое инвойс
• Для чего он нужен
• Виды инвойсов
  • Проформа-инвойс
  • Коммерческий инвойс
• Как оформить инвойс
• Правила описания товаров
• Образцы инвойсов

Что такое инвойс

Инвойс (от англ. invoice) — важный для ВЭД документ, который используют для выставления счета за товары или услуги. В нём содержится полная информация по сделке и реквизиты.

Продавец обязан оформить и выставить покупателю этот документ, который станет не только требованием платежа, но и подтверждением того, что деньги получены легальным путем. В этом главное отличие инвойса.

В российской практике у него нет прямого аналога, хотя его часто сравнивают со счётом на оплату. В международных документах требуется не просто обозначить товар и сумму, но и прописать детально условия сделки и все позиции поставки.

Важность документа подтверждают факты:

1. Инвойс служит доказательством правовых отношений между сторонами и подтверждает саму сделку, поскольку перечисляет, сколько, чего и кому продано.
2. Если сумма контракта не превышает 3 млн руб, то при разовой сделке он может заменить собой внешнеторговый контракт.
3. Нужен на таможне, как единственный источник полной информации о пересылаемой партии товара. В прилагаемом пакете документов могут отсутствовать другие бумаги на товар, но в нем обязан быть правильно составленный инвойс.

Для чего он нужен

Инвойс иногда путают со счёт-фактурой из-за схожей формы, но у этих документов разное назначение. Счёт-фактура необходима для внутренней торговли, поскольку дает возможность вести налоговый контроль и учет НДС. Инвойс же нужен для несколько иных целей:

1. Для прохождения таможенного контроля и расчёта налогов, пошлин и сборов по данным, что указаны в документе. По нему определяют стоимость товарной партии, которую вносят в декларацию.
2. Для прохождения валютного контроля, который банк проводит по каждому международному платежу. Государство следит за тем, чтобы каждое зачисление на счёт проходило законным образом.
   Вот как это работает: на ваш счёт поступают деньги от иностранного контрагента, банк замораживает валюту на транзитном счёте и запрашивает документы по сделке. Чтобы получить доступ к деньгам, нужно предоставить документы и инвойс в течение 15 рабочих дней.

По этой причине при отправлении любого платежа из одной страны в другую (даже если он всего на несколько долларов) важно обосновать: почему и на чей счёт уходят деньги.

Виды инвойсов

Проформа-инвойс

Proforma invoice (или предварительный инвойс) — выставляется в тех случаях, когда надо собрать в одном месте всю информацию о сделке, чтобы показать покупателю. В документ включают количество, характеристики и цену товара.

Проформа-инвойс выставляется и в том случае, если продавец и покупатель еще не полностью согласовали условия сделки. На этом этапе условия в документе допустимо корректировать.

Также Proforma invoice оформляют на товар, который уже частично оплачен или отправляется безвозмездно. В документе нет подтверждения оплаты товара, хоть и отражена информация о его стоимости.

Итак, в Proforma invoice нет конкретных условий. В инвойсе могут быть не указаны четкие сроки и суммы сделки, коммерческий счёт формируется только после того, как исполнитель и заказчик согласуют все нюансы.

Такой инвойс может составляться и на продукцию, которая отправлена на:

• экспертизу,
• аукцион,
• международную выставку и так далее.

Коммерческий инвойс

Commercial invoice — официальный документ, который выставляют в качестве основания платежа. Он носит финальный характер, поэтому информацию о количестве товара, стоимости и других параметрах менять в нём уже нельзя. Объём партии и сумма оплаты должны соответствовать указанному в документе.

Именно коммерческий инвойс используют для прохождения таможни и валютного контроля. Commercial invoice — доказательство легального получения денег, а потому он носит обязательный характер.

Платёж по инвойсу — это разовая сделка, то есть один документ подходит для получения только одного платежа. Многие предприниматели работают с контрагентами регулярно. В этом случае применяется простая практика — один раз оформляется платежный документ к договору, а потом шаблон документа просто копируют, изменяя основные данные: стоимость товаров, сумму оплаты или другие нюансы.

Что важно учесть:

• Если вы платите от 3 млн руб. (или вам перечисляют более 6 млн руб.), то сделка должна пройти банковскую регистрацию, учет и получить свой уникальный номер. Для этого необходимо предоставить в банк договор для контроля сделки.
• Если при составлении инвойса вы включите в него пункт о подтверждении сделки заказчиком, то потом не придётся составлять акт выполненных работ.
• Оплачивая этот документ, заказчик подтверждает, что согласен принять работу.

Как оформить инвойс

Инвойс заполняет тот, кто оказывает услуги или продает товар. Документ оформляют на языке заказчика, как правило, это английский. Для таможни понадобится экземпляр на русском. Поэтому его часто составляют сразу на двух языках.

Для услуг достаточно двух экземпляров документа, а вот для товаров рекомендуется кроме оригинала подготовить ещё 5 копий.

Необходимость наличия копий счета-фактуры (инвойса):

• Одна копия хранится вместе с транспортной документацией;
• Другая копия помещается непосредственно внутри упаковки с товаром;
• Третья отправляется покупателю для подтверждения отправления товара;
• Экземпляр остается у отправителя для учета и отчетности;
• Две дополнительные копии передаются транспортной компании, обеспечивая документационное сопровождение перевозки.

Главным основанием для заполнения Invoice является экспорт товаров. Этот документ подтверждает факт отгрузки товарно-материальных ценностей, тем самым обязывает импортера оплатить счёт в соответствии с условиями документа.

Цель инвойса — зафиксировать следующие детали:

1. список товаров,
2. наименования экспортируемых товаров,
3. количество экспортируемых товаров,
4. цены.

Экспортер обязательно указывает в инвойсе следующие данные:

• дата заполнения и номер документа,
• реквизиты экспортера и импортера,
• дата заключения договора и его номер,
• наименование товаров и описание отдельных видов,
• количество продукции,
• стоимость единицы товара,
• код груза ТН ВЭД,
• стоимость всех товаров,
• сумма инвойса,
• информация о стране-производителе,
• страна-импортёр,
• цель транспортировки продукции,
• условия поставки в соответствии с системой Incoterms-2020,
• НДС упоминается только когда налог не нулевой.

При оформлении документа следует учитывать определенные требования:

1. Заполняется в печатном виде или от руки на листе формата А4, предпочтительно на фирменном бланке экспортера.
2. Обязательное заверение подписью отправителя.
3. С 2016 года юрлица могут не использовать печать.
4. Сумма инвойса указывается в валюте, прописанной в договоре, или с указанием курса конвертации.
5. В основном документ заполняется на английском языке, но поскольку таможня РФ принимает документы только на русском, необходим перевод документа или заполнение его на двух языках.
6. При отправке продукции для некоммерческих целей указываются причины отправки.
7. Если страховку и перевозку продукции оплачивает экспортёр, то их стоимость указывается отдельной строкой.
8. Обязательно сделать 6 экземпляров инвойса (один оригинал и пять копий).

Одним словом, чем сложнее или дороже товар, тем тщательнее и подробнее следует описывать его характеристики. Тогда документ без проблем будет принят и оплачен.

Пример заполнения 1 / Фото в тексте: Blanker

1. Вид документа.
2. Номер и дата составления инвойса. Поскольку не запрещено выставлять счёт уже после отправки партии продукции, важно указывать правильную дату, чтобы у таможенной службы не возникло вопросов. Дата в документе не должна быть позже дня отгрузки, а для услуг — не раньше того дня, когда она была фактически оказана.
3. Очень важное условие для поставки товаров — указание условий поставки в соответствии с Incoterms. Для услуг это не актуально.
4. Стороны договора обязаны указать актуальные сведения, которые позволят их идентифицировать, — как минимум, наименование компании и адрес. Это требование международного права. 
5. В списке товаров и услуг должен быть качественный и полный перечень товаров с характеристиками, ценой и количеством.
6. Обязательно прописать общее количество и конечную сумму для оплаты инвойса не только цифрами, но и прописью.

Поскольку документ носит обязательный характер и от него зависит успех сделки, то к его заполнению важно отнестись со всей ответственностью и вниманием. Это станет гарантом того, что партия будет отравлена, оплачена и доставлена точно в срок.

Если документ составлен некорректно, поставка может надолго задержаться на таможне — и это вряд ли улучшит отношения между поставщиком и покупателем.

Правила описания товаров

Здесь нет строгих правил, но чем полнее описание, тем оперативнее пройдет таможенная проверка, а, значит, и заказ будет доставлен быстрее.

В инвойс необходимо внести следующие данные:

• название товара,
• сферу его применения,
• серийный и тарифный номер при наличии,
• материал изготовления продукции,
• количество,
• упаковка,
• вес,
• количество мест, объем или занимаемая площадь,
• единицы измерения,
• стоимость одной единицы,
• общая стоимость товаров.

В описании важно не делать сокращений и не использовать общие формулировки. Документ должен содержать точное и детальное описание, совпадающее с тем, что указано в договоре. Допущенные ошибки могут привести к проблемам с оплатой: до выяснения обстоятельств банк просто «заморозит» деньги, поступившие на счёт.

К описаниям некоторых категорий товаров применяются особые требования:

1. Подарки. В описании обязательна формулировка «Unsolicited gift», а также указание всех характеристик каждого изделия.
2. Часы. Обязательно надо прописать цену каждой составляющей изделия: корпуса, подвижных элементов, натуральных камней и прочего.
3. Химические вещества. Нужно максимально полное описание для классификации товара. Также важно сделать запись: «Заявляю, что все химические вещества в отправлении не подлежат контролю, согласно нормам TSCA».
4. Изделия из ткани требуют подробных данных: процентный состав ткани, тип переплетений нити, предназначение (мужское, женское или детское). Если это предоставляемый образец, то необходима пометка «MUTILATED SAMPLES. NOT FOR RESALE».
5. Биологические образцы потребуют указания происхождения образца, кому он принадлежит (животное, человек), причина транспортировки (эксперимент, тест), способ перевозки (заморозка, применение сухого льда), срок хранения образцов. К инвойсу нужно прикрепить копии разрешения на экспорт и его номер.

Образцы инвойсов

Бланк заполнения инвойса на русском и английском языках / Фото в тексте: Blanker

Бланк заполнения инвойса на английском языке / Фото в тексте: Blanker

Заполненный образец / Фото в тексте: Blanker