Top.Mail.Ru
Истории

Как создать и внедрить систему KPI для сотрудников

Истории
Елена Лиханова
Елена Лиханова

Бывший старший редактор RB.RU

Елена Лиханова

Создание и внедрение KPI для работника — это важный этап, который способен увеличить качество работы и привести к достижению стратегических целей компании. Показатели помогают четко формулировать ожидания от результатов действий, мотивировать штат и гарантировать прозрачность в оценке вклада в общий успех.

В статье рассмотрим виды KPI, как они внедряются и когда бывают неэффективны.

Как создать и внедрить систему KPI для сотрудников
  1. Истории

Содержание

Что такое KPI

Ключевые показатели эффективности (Key Performance Indicators, KPI) — это метрики, которые используются для оценки успеха фирмы или отдельного сотрудника в достижении поставленных замыслов.

Показатели помогают следить за выполнением перспективных задач и корректировать действия в нужном направлении. Они измеряют широкий спектр параметров, таких как финансовые результаты, операционная эффективность, удовлетворенность клиентов и качество работы персонала.

Мотивация играет значимую роль в управлении компанией, так как позволяет фокусировать внимание на наиболее значимых аспектах и предоставлять прозрачность процессов. Благодаря этому руководство может объективно оценивать результаты работы и принимать обоснованные решения для улучшения метрик.

Виды ключевых показателей эффективности

KPI классифицируют по разным критериям. Рассмотрим основные виды:

Финансовые измеряют экономическое состояние и результаты, которые демонстрирует предприятие. Примеры таких показателей включают:

Не знаешь, с чего начать бизнес? Всё о первых шагах в своём деле рассказываем на платформе «Курс».
  1. Выручка — общий доход от продаж товаров или услуг.
  2. Чистая прибыль — заработок, который остался после вычета всех расходов.
  3. Рентабельность продаж (ROS) — отношение чистой прибыли к выручке.
  4. Рентабельность инвестиций (ROI) — отношение прибыли от инвестиций к сумме инвестиций.
  5. Коэффициент текущей ликвидности — способность компании покрывать свои краткосрочные обязательства.

Операционные помогают оценивать эффективность внутренних процессов. К ним относятся:

  1. Производительность труда — объем произведенной продукции или оказанных услуг на одного сотрудника.
  2. Время цикла производства — время, затраченное на изготовление одного изделия или выполнения одной услуги.
  3. Процент выполнения плана — отношение фактически выполненного объема работ к плановому.
  4. Качество продукции — количество дефектов или возвратов товаров.

Клиентские измеряют удовлетворенность потребителей и качество сервиса. К этой категории относятся:

  1. Уровень удовлетворенности — результат опросов или анкетирования клиентов.
  2. Процент удержания — доля заказчиков, остающихся с фирмой на протяжении определенного периода времени.
  3. Среднее время ответа на запрос — время, затраченное на обработку запроса клиента.
  4. Частота повторных покупок — количество потребителей, совершающих повторные покупки.

HR оценивают результативность труда сотрудников и кадровую политику компании:

  1. Текучесть кадров — процент людей, покинувших организацию за определенный период.
  2. Уровень вовлеченности — степень приверженности штата целям и ценностям организации.
  3. Время на закрытие вакансии — срок, затраченный на найм нового сотрудника.
  4. Средний срок работы — период времени, при котором работник находится в организации.

Внедрение KPI: что это и зачем нужно бизнесу?

Внедрение мотивации — это алгоритм, при котором разрабатываются и используются ключевые уровни эффективности для управления и оценки работы предприятия. Эта форма устройства позволяет фокусироваться на поставленных ориентирах, измерять прогресс и достигать поставленных задач.


Читайте по теме:

Руководство по использованию ИИ для повышения KPI команды

План продаж: что это и как его составить


Зачем бизнесу нужны KPI?

  1. Планирование и стратегическая координация. Управление помогает компании четко определить ориентиры для развития. Руководство отслеживает процесс и вносит свои коррективы.
  2. Рост продуктивности. Система позволяет выявлять слабые места в действиях и оперативно реагировать на отклонения. Это помогает оптимизировать и повышать продуктивность работы.
  3. Прозрачность и отчетность. Использование Key Performance Indicator делает функциональность предприятия прозрачной и понятной для всех заинтересованных сторон — работников, инвесторов, клиентов. Это помогает повышению доверия и укреплению репутации бизнеса.
  4. Мотивация сотрудников. Показатели помогают работникам понимать, какие результаты от них ожидаются, и какие действия приведут к успеху. Это стимулирует повышение интереса и вовлеченности в работу.
  5. Принятие обоснованных решений. KPI предоставляют объективную информацию для анализа. Руководство примет более обоснованные и эффективные урегулирования на основе реальных параметров.

Принципы внедрения системы KPI в компанию

Соблюдайте следующие принципы, чтобы внедрить KPI:

  1. Соответствие стратегии организации. Метрики должны быть тесно связаны с общим планом и целями организации — это гарантирует, что они действительно отражают прогресс в достижении задач и помогают реализовать долгосрочные планы.
  2. Измеримость и объективность. Конкретные и достоверные KPI позволяют точно оценивать результаты и исключить субъективную интерпретацию.
  3. Доступность и понятность. Всем подчиненным требуется разъяснить, что такое KPI, какие нормы используются и как они измеряются. Четкость и ясность информации повышает вовлеченность персонала и стимулирует их активное участие в достижении целей.
  4. Регулярность мониторинга и обновления. Система должна быть гибкой и адаптивной. Показатели следует регулярно пересматривать и обновлять, чтобы они отражали текущие условия и изменения в коммерческой среде.
  5. Ориентация на результат. Привязывайте метрики не к процессам, а к конкретным целям.
  6. Баланс между показателями. Важно поддерживать равновесие между различными видами Key Performance Indicator — финансовыми, операционными, клиентскими и HR показателями. Это позволяет учитывать все аспекты продуктивности бизнеса и избегать перекосов.

Порядок внедрения KPI на предприятии

Внедрение такой системы требует последовательного подхода и тщательной подготовки. Процесс включает следующие шаги.

Анализ текущего состояния

На начальном этапе анализируют текущего состояния компании, определить основные проблемы и возможности для улучшения. Это включает в себя:

  1. Оценку текущих показателей и процессов.
  2. Анализ стратегических намерений и задач коммерции.
  3. Определение ключевых областей, требующих улучшения.

Определение целей и задач

На основе анализа надлежит определить конкретные ориентиры, которые будут достигнуты с помощью KPI. Эти цели должны быть:

  1. Конкретными и измеримыми.
  2. Достижимыми и реалистичными.
  3. Связанными с общей стратегией компании.

Разработка системы kpi

На этом этапе разрабатываются конкретные нормы для каждой цели и задачи. Важно соблюдать баланс и объективность между разными видами мотивации, а также доступно донести подход персоналу предприятия.

Определение методов сбора сведений

Для оптимального мониторинга требуется разработать способы изучения сведений. Например:

  1. Внутренние отчеты и документы.
  2. Системы автоматизированного учета и анализа данных.
  3. Опросы и анкеты для клиентов и подчиненных.

Обучение сотрудников

Внедрение мотивации требует активного участия всего персонала предприятия. Поэтому стоит обучать и разъяснять информацию:

  • Объяснить суть и значимость KPI.
  • Обучить методам сбора и оценки сведений.
  • Показать, как параметры влияют на результаты работы и мотивацию.

Внедрение концепции мониторинга

После этапов, которые перечислены выше, требуется интегрировать структуру контроля. Это включает в себя:

  • Настройку программного обеспечения для автоматизации получения и оценки сведений.
  • Определение периодичности отчетности и мониторинга.
  • Установление механизмов контроля и обратной связи.

Анализ и корректировка

Мотивацию надлежит сделать гибкой и адаптивной. После внедрения требуется регулярно проводить анализ и корректировку показателей:

  1. Оценивать результаты и выявлять отклонения.
  2. Вносить коррективы в систему и способы получения информации.
  3. Обновлять параметры в соответствии с изменениями в коммерческой среде.

Как провести внедрение KPI с нуля

Для введения мотивации с первоначального этапа требует комплексный подход и вовлечение всех уровней управления. Рассмотрим пошаговый процесс реализации.

  1. Формирование рабочей группы. Для того, чтобы успешно внедрить систему KPI необходимо создать команду, включающую представителей разных подразделений фирмы. Кто туда входит: руководство компании, представители HR-отдела, финансовый отдел, команда продаж и маркетинга, производственные подразделения. Коллектив будет отвечать за то, как лучше разработать и внедрить структуру, а также за координацию и контроль выполнения функций.
  2. Определение стратегии развития. Прежде стоит ясно сформулировать направление роста предприятия. Это поможет определить, какие аспекты продуктивности штата требуют контроля и улучшения. KPI ставятся четкие, измеримые, достижимые, релевантные и ограниченные по времени (SMART).
  3. Анализ текущих процессов. Проведите детальный анализ рабочих алгоритмов и показателей, которые уже используются. Определите сильные и слабые стороны, а также области, где требуется улучшение. Эта диагностика позволит понять, какие Key Performance Indicators будут наиболее значимыми и полезными.
  4. Выбор ключевых показателей. На основе исследования определите главные моменты, которые будут наиболее продуктивно отражать производительность подчиненных и успех фирмы в целом. Каждому показателю присваивают определенную метрику, которая позволит объективно измерять его выполнение.
  5. Создание системы мониторинга. Разработайте структуру, которая позволит регулярно собирать и анализировать сведения по выбранным KPI. Это будет включать в себя использование специализированного ПО, а также появление внутренних процедур для изучения сведений.
  6. Учебный процесс для персонала. Для успешного внедрения, важно обучить сотрудников. Они должны понимать, какие показатели будут оцениваться, как это будет происходить и какие действия требуются от них для достижения поставленных ориентиров. Проводите тренинги и семинары, чтобы работники были вовлечены в процесс и осознавали его значимость.
  7. Постановка целей и планирование. Определите конкретные функции для каждого работника или отдела на основе выбранных KPI. Реалистичные и достижимые стремления помогут стимулировать сотрудников улучшать свою работу.
  8. Регулярный контроль и обратная связь. Внедрение структуры не заканчивается на этапе ее запуска. Регулярно собирайте данные, анализируйте результаты и предоставляйте работникам обратную связь. Это позволит вовремя выявлять проблемы и вносить необходимые правки.
  9. Корректировка и совершенствование. Мотивацию требуется адаптировать к изменениям в компании и внешней среде. Периодически пересматривайте и совершенствуйте показатели, чтобы они оставались актуальными и помогали в достижении главных целей.

Когда КПЭ неэффективны

Несмотря на очевидные преимущества, такая концепция может быть безрезультатным в ряде случаев. Рассмотрим основные причины непродуктивности и способы их устранения.

Неправильный выбор показателей

Это связано с:

  1. Измерением несущественных аспектов труда.
  2. Сосредоточением на процессах, а не на результатах.
  3. Использованием слишком сложных или непонятных показателей.

Для устранения этой проблемы требуется выполнять тщательный анализ и выбирать Key Performance Indicators, которые действительно отражают основные аспекты активности фирмы и облегчают достижение стратегических целей.

Недостаток данных и информации

Для результативного использования структуры необходимы точные и своевременные сведения. Недостаток фактов приведет к неправильной оценке результатов и принятию неверных вердиктов. Решение этой проблемы включает:

  1. Автоматизацию сбора и анализа данных.
  2. Использование современных информационных систем и технологий.
  3. Регулярный мониторинг и обновление информации.

Читайте по теме:

Как тестировать гипотезы в бизнесе

Что такое медиаплан и как его составить


Низкая вовлеченность сотрудников

Продуктивность зависит от вовлеченности персонала. Если сотрудники не понимают значимость метрики или не участвуют в процессе, система будет бесполезной. Для повышения интереса нужно:

  1. Обучать и проводить разъяснительную работу.
  2. Включать сотрудников в процесс разработки и мониторинга KPI.
  3. Использовать мотивационные механизмы и поощрения.

Отсутствие гибкости и адаптивности

Системе важно быть приспосабливаемой, чтобы реагировать на изменения в коммерческой среде. Отсутствие маневренности приведет к тому, что показатели станут неактуальными и не плодотворными. Что важно соблюдать:

  1. Регулярно пересматривать и обновлять Key Performance Indicators.
  2. Учитывать изменения в стратегии и миссиях компании.
  3. Внедрять механизмы обратной связи и корректировки.

Сосредоточение на краткосрочных целях

Еще одна причина нерезультативности структуры — это зацикливание на кратковременных задачах в ущерб долгосрочным. Это приведет к тому, что фирма упустит стратегические возможности и не сможет устойчиво развиваться. Как этого избежать:

  1. Разрабатывать KPI, отражающие разного рода цели.
  2. Гарантировать баланс между различными видами показателей.
  3. Внедрять стратегическое планирование и управление.

Игнорирование контекста и специфики бизнеса

Каждая компания неповторима, и в системе Key Performance Indicators обязательно учитывать контекст и специфику бизнеса. В противном случае инструмент не будет эффективен. Чтобы этого не допустить, важно:

  1. Проводить анализ и учитывать специфику организации, когда разрабатывается система.
  2. Использовать индивидуальный подход и разрабатывать уникальные показатели.
  3. Внедрять мотивацию, соответствующую потребностям и направлениям конкретной компании.

Внедрение системы KPI требует тщательной подготовки и внимания к деталям. Убедитесь, что метрики учитывают стратегические цели, особенности бизнеса и вовлеченность сотрудников — и ваша организация изменится к лучшему. 

Фото на обложке: Freepik

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

RB в Telegram
Больше полезного контента в Telegram
Подписывайтесь!