Решение об одобрении крупной сделки: правила и порядок оформления

Что является крупной сделкой?

Это операция, связанная с имуществом или обязательствами фирмы, которая влияет на финансовое состояние бизнеса целиком. Считается продажа дорогого актива, такого как здание или оборудование, или привлечение большого займа. 

Когда необходимо одобрение крупной сделки?

Это нужно в том случае, если сумма превышает 25% стоимости активов бизнеса или тот порог, который указан в уставе компании.

Правило действует для акционерных обществ (АО) и Обществ с ограниченной ответственностью (ООО). Чтобы договор был правомерным, нужно получить согласие собрания участников или акционеров.

Как оформить решение о ее одобрении?

1. Подготовить документы. Составьте план с детальным описанием условий, целей и возможных рисков. Решение участника об одобрении крупной сделки оформляют в письменном виде.
2. Провести собрание. Получите согласие на одобрение крупной сделки от акционеров или учредителей. За несколько дней до мероприятия разошлите уведомление с информацией о повестке дня. Обязательно предоставьте участникам документы для предварительного ознакомления.
3. После голосования оформите протокол об одобрении крупной сделки, где зафиксируйте результаты обсуждения и голосования. Указывают дату и место собрания, список присутствующих, обсуждаемые вопросы, решение по каждому пункту и итоги голосования.

Срок одобрения крупной сделки зависит от внутренних регламентов организации.

Как оформить решение, если в обществе один учредитель?

Одобрение крупной сделки учредителем обязательно для тех компаний, где владелец один. Когда в ООО или АО только один учредитель, оформление решений упрощается. Здесь не понадобится созывать общее собрание, так как управленческие функции сосредоточены у одного лица. 

Как это сделать:

1. Указать полное наименование общества и данные учредителя.
2. Описать суть принимаемого решения. Например, это может быть одобрение крупной сделки, назначение директора или распределение прибыли.
3. Указать дату и место принятия решения.
4. Подписать документ. Печать не обязательна, если уставом общества она не предусмотрена.

Например, учредитель решил изменить юридический адрес компании. Также может потребоваться решение о последующем одобрении сделки.

Когда в бизнесе один учредитель, вместо созыва собрания он принимает единоличное решение, которое заменяет протокол собрания участников. В этом решении фиксируется информация:

• Описание сути (например, продажа имущества или заключение договора).
• Стоимость и условия.
• Контрагенты и их реквизиты.
• Причины и обоснование решения.

Читайте также: Недействительная сделка: что это такое и как признать сделку недействительной

Чтобы оформить одобрение крупной сделки, образец документа можно найти в открытых источниках, он должен содержать следующие пункты:

1. Наименование. В заголовке укажите: «Решение единственного учредителя ООО/АО». Это подтверждает, что контракт утвержден без участия собрания.
2. Дата и место принятия решения. Зафиксируйте точное время и место составления, поскольку это будет иметь юридическое значение в случае споров.
3. ФИО и реквизиты учредителя. Укажите полные данные, это необходимо для удостоверения прав на принятие решения.

При участии в государственных заказах по 44-ФЗ, требуется уведомить контролирующие органы. Убедитесь, что все уведомления отправлены в установленные сроки и в требуемой форме.

Современные требования предусматривают онлайн-регистрацию. Используйте электронную подпись. Это ускорит оформление и снизит вероятность ошибок. Кроме того, электронные сведения легче хранить.

Оформление документа для закупок по 44-ФЗ

При проведении закупок по 44-ФЗ нужно документально фиксировать все этапы. Важно правильно оформить документы, чтобы процесс соответствовал закону и был прозрачным.

Для оформления нужно:

1. Планировать закупки. Составляется план, где прописываются нужные товары или услуги, их количество и сроки.
2. Подготовить документацию. Включает описание предмета закупки, требования к поставщикам, сроки выполнения и другие условия. Например, если закупается офисная мебель, указываются ее размеры, материалы и срок доставки.
3. Обосновать начальную цену. Чтобы обосновать стоимость мебели, нужно собрать предложения от нескольких поставщиков.
4. Выложить документы на Едином портале закупок для участия в тендере.

Каждый документ должен быть оформлен аккуратно и с соблюдением требований закона, чтобы избежать ошибок и жалоб.

Участие в закупках по 223-ФЗ

Закупки регулируются специальным законом, который устанавливает правила для работ и услуг отдельными категориями заказчиков, такими как государственные компании, госкорпорации и другие организации с госучастием. 

Основные шаги для участия:

Шаг 1. Регистрация на электронных площадках

Чтобы участвовать в закупках по 223-ФЗ, поставщику нужно зарегистрироваться на электронной торговой площадке. Этот процесс обычно включает:

• Заполнение данных компании,
• Загрузку документов (ИНН, устав, выписка из ЕГРЮЛ),
• Получение электронной цифровой подписи (ЭЦП), которая используется для подписания документов.

Шаг 2. Поиск подходящих тендеров

После регистрации необходимо следить за опубликованными закупками, которые размещаются на выбранной электронной площадке. 

Пример: если ваша компания поставляет офисное оборудование, вам нужно искать тендеры по закупке компьютеров, принтеров и другой техники.

Шаг 3. Подготовка заявки

Для участия в закупке нужно подготовить заявку. Обычно это 2 пакета документов:

• Техническая часть, где описываются предлагаемые товары или услуги, их характеристики и соответствие требованиям заказчика.
• Коммерческая часть, которая включает цену и условия поставки. Если заказчик требует определенные характеристики оборудования, в технической части нужно показать, что предлагаемая продукция им соответствует, а в коммерческой — указать стоимость.

Шаг 4. Подтверждение финансовой стабильности

Заказчики часто требуют от участников подтверждения финансовой устойчивости. Это может быть обеспечение заявки, гарантия или банковская выписка. Заказчик может попросить предоставить банковскую гарантию на определенную сумму, чтобы убедиться в надежности поставщика.

Шаг 5. Участие в тендере и оценка заявок

После подачи заявки начинается процесс оценки. Заказчик рассматривает все поданные предложения и выбирает победителя на основе установленных критериев. 

В закупках по 223-ФЗ заказчик может сам определять критерии оценки: это может быть цена, качество, сроки поставки и другие факторы. Например, заказчик может выбрать не самую дешевую, а более качественную продукцию.

Шаг 6. Заключение контракта

Если ваша заявка выиграла, заказчик направит вам проект контракта. Важно внимательно прочитать все условия и, если всё устраивает, подписать его с использованием электронной подписи. Если в контракте оговорены сроки поставки, нужно заранее убедиться, что сможете их выполнить, чтобы избежать штрафных санкций.

Особенности участия в закупках по 223-ФЗ:

• Гибкие условия. Заказчики имеют больше свободы в определении условий тендера. Это может касаться требований к участникам, сроков подачи заявок или критериев выбора победителя. Например, заказчик может установить требование одобрения крупной сделки при участии в закупке.
• Разнообразие закупок. По 223-ФЗ проводятся закупки товаров, работ и услуг в самых разных сферах. Можно встретить закупки от поставки канцелярских товаров до строительства крупных объектов.

Читайте также: Что такое акт сверки и зачем он нужен

Советы для успешного участия:

1. Внимательно изучайте документацию. Перед тем как подавать заявку, обязательно изучите все документы тендера. Иногда заказчик может выставить дополнительные требования, которые нужно учесть. Например, если требуется последующее одобрение крупной сделки, его нужно приложить к заявке.
2. Поддерживайте актуальность документов. Ваши регистрационные данные и документация должны быть всегда актуальными. Например, если изменился устав компании или юридический адрес, нужно обновить информацию на электронной площадке.
3. Подавайте заявки заранее. Если оставить подачу заявки на последний день, может произойти сбой на платформе, и вы просто не успеете подать документы.
4. Следите за изменениями в законодательстве. Правила участия в закупках могут меняться, и важно быть в курсе последних изменений. Это поможет избежать ошибок и повысить шансы на успешное участие в тендерах.

Участие в закупках по 223-ФЗ предоставляет поставщикам широкие возможности для сотрудничества с крупными государственными компаниями и корпорациями. Регулярный мониторинг тендеров, грамотная подготовка документов и соблюдение условий заказчика помогут повысить шансы на успех.

Итог 

Серьезные контракты имеют кучу нюансов и требуют внимательного подхода. Прежде всего, проведите оценку рисков, чтобы предотвратить финансовые потери. Рекомендуем привлекать профессионалов для всестороннего анализа компании-партнера.

Учитывайте требования законодательства, регулирующего конкретный сектор, а также внутренние регламенты организации. 

Следите за выполнением условий. Назначьте человека для контроля исполнения обязательств. Регулярный мониторинг поможет выявить и устранить возможные проблемы, а также гарантирует правильную реализацию проекта. Следуйте рекомендациям, учитывайте нюансы и стремитесь к организованности в бизнес-процессах.

Фото на обложке: Pexels