Запись в трудовой книжке о переходе на ЭТК: как работодателю правильно организовать процедуру

Что такое электронная трудовая книжка?

Каждый оценил удобство цифровизации, которая стала частью повседневной жизни. С ней на нет сошла бумажная волокита.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это совсем не книжка в привычном понимании, а собранная в электронной базе СФР информация о гражданине:

• его стаже,
• компаниях,
• должностях и прочем.

В этом информационном своде содержатся записи обо всех кадровых вехах на трудовом пути:

• индивидуальные данные персонала;
• дата принятия на работу и название должности;
• дата смены должности сотрудника;
• информация о профессиональной подготовке, уровне квалификации;
• дата перевода в другое подразделение компании;
• дата и причина увольнения с рабочего места;
• сведения о новом трудоустройстве;
• сведения о запрете суда на работу.

До 2020 года такие изменения обязательно вносились работодателем в виде записи в бумажную версию трудовой. Позже, тем кто выбрал оформление еще и электронного варианта, работодатель стал не только делать такую запись, но и отправлять обновленные сведения о сотруднике в СФР.

Однако бумажная книжка не теряла своей юридической силы и могла быть использована наравне с ЭТК. Постепенный перевод данных о работающем населении в электронный вид зафиксирована в законодательстве (ст. 66.1 ТК РФ).

5 лет назад руководитель компании у новых сотрудников интересовался готовностью перехода на электронные трудовые книжки. Выбор тогда еще оставался. Разрешалось сохранить оба варианта трудовой или сразу перейти только на электронную версию.

Начиная с 2021 года при трудоустройстве уже не задают вопроса о предпочтениях, потому что новые законы обязывают руководителя создавать электронную трудовую в автоматическом режиме.

Зачем нужно создавать ЭТК?

В процессе цифровизации переход на электронные трудовые книжки играет не последнюю роль. Такой вариант хранения и получения нужных сведений упрощает жизнь работодателя и его сотрудников. Информация в таком формате доступна в любое время.

С ней можно работать дистанционно, например исправить ошибку, подать сведения для нового трудоустройства или оформления пособия.

Работодатели также снизили собственные издержки, которые были связаны с покупкой, внесением записей, длительным хранением трудовых книжек всего персонала компании.

В связи с переходом на электронный вариант работа кадровиков упростилась, процессы ускорились. Например, когда работодатель нанимает человека на удаленную форму работы нужные сведения передаются онлайн, не нужно ничего отправлять почтой.

Читайте по теме:

Тысяча и один акт: назначение, виды и правила оформления

Удерживающее stay-интервью: как проводить и какие вопросы задавать сотрудникам

После перехода на цифровой формат стал более прозрачным процесс обмена данными, поступающими от руководителя компании в надзорные органы (например СФР, трудовую инспекцию).

Государство получило возможность контролировать статистику трудовой деятельности граждан, анализировать и обрабатывать данные налоговых отчислений.

Как сделать трудовую в новом формате?

Все граждане должны были определиться с выбором относительно вида своей трудовой еще до начала 2021 года. Если он был сделан в пользу бумажной версии, то в законе нет запрета на принятие иного решения.

Поэтому перевести данные в формат электронной трудовой книжки может каждый желающий в любой момент. Для этого достаточно подать руководителю заявление о переходе на электронную трудовую.

Порядок действий работника при этом должен быть следующий:

1. На имя руководителя пишется заявление о переходе на ЭТК. Отдельной формы для него не существует, в каждой компании создается свой вариант заявления. В отделе кадров по запросу выдается шаблон, если такой существует. Заполненное заявление от работника передается тому сотруднику, который формирует отчеты с данными персонала в СФР.
2. В бумажной версии работодателем ставится пометка о переходе на ЭТК. Важно, чтобы запись в ней совпадала с датой перехода сотрудника на электронную книжку.

Создается новый вариант не более 3-х дней. После этого работнику выдают его бумажную трудовую книжку. Ее важно сохранить, потому что она все еще является носителем информации о трудовом пути и стаже работника до 2020 года.

Если гражданин впервые ищет работу, то работодатель автоматически оформляет электронную трудовую книжку. Для этого следует подать пакет определенных законом документов (ст. 65 ТК РФ).

Для формирования специальной формы ЕФС-1 сотрудник должен предоставить паспорт, СНИЛС и ИНН. Важно помнить, что после подачи заявления о переходе на электронную версию вернуться обратно к бумажной книжке уже не получится.

Надо ли извещать персонал о переходе на ЭТК?

Масштабный процесс, связанный с переходом компаний на электронные трудовые книжки, прошел в 2020 году, а потому с 2021 года они оформляются новым сотрудникам без специального уведомления об этом. Однако руководитель может напомнить своим работникам и соискателям, имеющим бумажные трудовые книжки, что у них остается возможность перейти на ЭТК.

Фото в тексте: Freepik

Для этого стоит объяснить, что данные о стаже и трудовой деятельности каждого работника компании в любом случае уже отражаются в общей базе СФР.
По закону работодатель даже без заявления о переходе от сотрудника в обязательном порядке подает отчет, где фиксируются все кадровые перестановки: трудоустройство, перевод, увольнение и прочее. Эти данные, сохраненные в базе в электронном виде и являются электронной трудовой книжкой.

Кто отвечает за данные в электронной трудовой?

Это может быть работник отдела кадров, бухгалтер, иное должностное лицо, занимающееся этим вопросом по решению руководства. Этот же сотрудник делает записи в бумажный вариант книжки, если та еще хранится в организации.

Отчет по форме ЕФС-1 заполняется по каждому работнику компании, с кем был заключен трудовой договор. Если произошли кадровые перестановки, то они должны быть предоставлены в общую базу.

Важно отметить, что с даты кадровой перестановки до подачи данных в виде отчета должно пройти не более одного дня. Это требование связано с тем, что такая информация не должна терять актуальности.

Где посмотреть данные из электронной трудовой книжки?

Сегодня работающие граждане могут задаться вопросом, где и как можно посмотреть сведения из своей электронной трудовой книжки.

Для этого существует несколько вариантов:

1. С помощью портала «Госуслуги». Для этого надо авторизоваться на странице или в приложении, установленном на смартфон. Войти в «Справки, выписки» и сделать запрос из ЭТК. С портала направляется запрос в СФР, ответ на который появится в разделе «Заявления».
2. На сайте СФР. После авторизации кликнуть на «Заказать справку.» и следовать подсказкам. Готовую справку можно получить на почту.
3. В отделении СФР. Справка выдается по заявлению граждан в распечатанном виде.
4. У работодателя. Он обязан дать ответ на заявление сотрудника в срок до 3-х дней. Информация, предоставленная им, будет ограничена сроком работы именно в этой компании, но не раньше начала 2020 года.
5. В МФЦ. Можно заказать информацию из электронной трудовой книжки на бумажном носителе. Свидетельством подлинности является отметка о подписи СФР.

Если при проверке информации были выявлены любые недочеты или ошибки, то гражданин вправе подать в СФР заявление, чтобы внесли коррективы. Тогда с бумажной книжки уточненные данные будут отражены в электронной трудовой книжке. При возникновении вопросов работники Социального фонда запросят данные у работодателей.

Плюсы и минусы ЭТК

К преимуществам произведенных изменений в форматах трудовых книжек относят:

• Удобство электронного формата, который облегчает получение информации. Позволяет избежать бумажной волокиты и обращений за копией к работодателю.
• Информация из электронной трудовой книжки не пропадет и не испортится.
• Процесс оформления пенсии и пособий стал проще и быстрее.
• Удобство для работающих удаленно. Им при трудоустройстве надо только переслать по почте электронную выписку.
• Стало меньше недочетов и ошибок, потому что форма отчетов для всех одинаковая.

Недостатки у перехода на ЭТК тоже существуют:

• У работодателя ограничен срок для внесения данных. Теперь дается не 5 дней, а лишь один. Просроченная информация для работника может иметь решающее значение.
• Исправлять ошибки в данных нужно сразу, так как всегда есть риск, что компания может прекратить существование.
• Система еще дорабатывается и на это потребуется еще какое-то время. Переход на электронные трудовые книжки, сравнительно свежий цифровой продукт, не может быть сразу идеальным. Могут случаться сбои на сервере или иные проблемы в работе базы.
• Данные о трудовом стаже и особенностях кадрового пути до 2020 года не отражаются в ЭТК, а потому бумажный вариант важно сохранить.

Заключение

Электронная трудовая книжка облегчает бизнес-процессы в компании. Для трудоустраивающихся впервые заявление для перехода не требуется, так как работодатель делает ЭТК автоматически.

Читайте по теме:

Самое важное o 115-ФЗ

Увольнение при ликвидации предприятия: как все правильно оформить и не запутаться

Работникам, которые не решились отказаться от бумажной книжки, они обязаны вносить данные в оба варианта. Если происходят кадровые перестановки, то на запись новой информации в базу дается один рабочий день.

При переходе на электронные трудовые книжки в них вносятся схожие данные, хотя имеются и отличия. В электронном виде не отражаются награды и особенности работы сотрудников.

Фото на обложке: Freepik