Хранение документов в организации: сроки и правила хранения документации

Содержание

• Зачем вообще нужно хранить документы
• Виды и сроки хранения документов
• Как хранить документы правильно
• Нюансы хранения электронных документов
• Ошибки в хранении документов
• Ответственность за неправильное хранение документов

Зачем вообще нужно хранить документы

Архивация бумаг помогает предпринимателям и компаниям избежать множества проблем. Если вовремя найти нужные записи, можно защитить бизнес в суде, подтвердить расходы перед налоговой, сохранить важные договоренности с партнерами. Рассмотрим основные причины, почему нельзя относиться к этому вопросу легкомысленно.

Защита бизнеса от штрафов и проверок

Государственные органы регулярно проверяют организации. Налоговая инспекция требует подтверждения расходов, трудовая инспекция интересуется кадровыми записями, прокуратура и суды могут запрашивать договоры и переписки.

Пример:

Компания занимается оптовой торговлей. Контролирующий орган при проверке запрашивает счета-фактуры за три года. Бухгалтер оперативно достает нужные документы, контроль проходит без проблем. Если бы бумаги отсутствовали, фирму оштрафовали бы на 10 000 рублей по статье 120 Налогового кодекса РФ.

Доказательство правоты в спорах

Бизнес регулярно сталкивается с конфликтами: поставщик не выполняет обязательства, клиент требует возврат, сотрудник оспаривает увольнение. Если документы хранятся в порядке, предприниматель сможет быстро доказать свою правоту.

Пример:

Магазин заключил договор с поставщиком на поставку товаров. Через год выяснилось, что одна из партий была бракованной. Контрагент отказывается признавать вину. Владелец магазина поднимает документы: договор, накладные, переписку. Суд встает на сторону магазина, так как все бумаги подтверждают нарушения условий поставки.

Подтверждение расходов перед налоговой

При расчете отчислений предприятия могут учитывать расходы. Но учреждение примет их в зачет только при наличии подтверждающих документов. Если не хранить счета, накладные и договоры, можно потерять право на вычет и заплатить больше налогов.

Пример:

Рекламное агентство заказало оборудование на 1,5 млн рублей. Через три года налоговая требует подтверждения этого расхода. Бухгалтер находит накладные и платежные записи, проверка проходит без последствий. Если бы бумаги были утеряны, контролирующий орган не признал бы этот расход, доначислила налог на прибыль (20%) и выписала штраф.

Соблюдение требований трудового законодательства

Кадровые документы — одни из самых важных. Они подтверждают трудовой стаж, квалификацию сотрудников (дипломы и аттестаты), начисление зарплаты, выплаты в СФР. Если такие записи потеряются, фирма не только получит штраф, но и может стать участником судебных разбирательств.

Пример:

Бывший работник организации обращается в суд, требует перерасчета зарплаты за прошлые годы. Наниматель поднимает кадровые бумаги: трудовой договор, приказы, ведомости. Суд признает расчеты предприятия правильными.

Если бы записи отсутствовали, суд мог бы встать на сторону сотрудника, а компанию оштрафовали бы на сумму до 200 000 рублей по статье 5.27 КоАП РФ.

Анализ бизнеса и финансовое планирование

Бухгалтерские документы помогают изучать прошлые расходы, продумывать бюджет, прогнозировать прибыль. Без систематического хранения компания рискует потерять контроль над средствами.

Пример:

Владелец сети кафе решил открыть еще одно заведение. Он поднял отчеты прошлых лет, проанализировал расходы и прибыль, учел ошибки. Благодаря этому он сделал точный прогноз и вложил деньги с минимальными рисками.

Сохранение юридической чистоты бизнеса

Некоторые бумаги важно хранить вечно, особенно учредительные. Если их потерять, восстановление может занять месяцы и обойтись в крупную сумму.

Пример:

Владелец организации потерял оригиналы учредительных записей. Через несколько лет он захотел продать бизнес, но без бумаг сделку оформить не удалось. Пришлось восстанавливать их через налоговую, а это заняло несколько месяцев.

По теме:

Журнал учета электронных подписей: правила ведения и хранения

Как вести учет имущества в компании?

Виды и сроки хранения документов

Государство устанавливает четкие правила архивации материалов. Срок хранения документов играет ключевую роль в защите бизнеса: если выбросить бумаги раньше времени, можно столкнуться со штрафами, налоговыми доначислениями и проблемами при проверках. Если, наоборот, оставлять все подряд, система быстро превратится в хаос. Важно знать, какие записи нужно иметь под рукой и сколько лет их хранить.

Финансовые документы

К этой категории относятся:

• счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ;
• платежные поручения, кассовые ордера, банковские выписки, квитанции;
• бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках.

Бумаги помогают подтвердить расходы перед контролирующими органами. По статье 23 Налогового кодекса РФ, организация обязана хранить их не менее 5 лет с момента сдачи налоговой отчетности.

Допустим:

Компания занимается оптовыми поставками. Через три года учреждение требует записи, подтверждающие вычет НДС. Бухгалтер быстро находит накладные и счета-фактуры, проверка проходит без последствий. Если бы бумаги утерялись, пришлось бы заплатить налог (20% от суммы) и штраф до 20% от неуплаченного налога (статья 122 НК РФ).

Налоговые документы

Инспекция может запросить:

• налоговые декларации и расчеты;
• подтверждающие документы по вычетам;
• акты сверки.

Кадровые документы

Сюда относятся:

• трудовые договоры, приказы о приеме и увольнении;
• личные карточки работников, табели учета рабочего времени;
• расчетные ведомости по зарплате.

По Приказу Росархива № 236, сроки их хранения такие:

• трудовые договоры, приказы — 75 лет;
• табели учета рабочего времени — 5 лет;
• документы по начислению зарплаты — 50 лет.

Пример:

Бывший сотрудник выходит на пенсию и требует справку о стаже. Кадровик находит отчеты и выдает подтверждение. Если бы бумаги отсутствовали, человеку пришлось бы восстанавливать сведения через суд. Поэтому организациям также важно соблюдать срок хранения таких записей.

Договоры

По Гражданскому кодексу РФ, соглашения хранят:

• с клиентами и поставщиками — не менее 5 лет после окончания действия;
• аренда недвижимости — срок действия + 3 года;
• кредитные договоры — 5 лет после погашения долга.

Пример:

Компания арендует склад, но через 2 года владелец требует освободить помещение. Директор находит соглашение, где прописан срок аренды 5 лет. Собственник вынужден отступить. Если бы записи утеряли, пришлось бы срочно искать новое здание.

Учредительные документы

Организации должны хранить:

• устав, протоколы собраний учредителей;
• свидетельства о регистрации, лицензии, разрешения.

Эти документы остаются бессрочно. Если их потерять, восстановление займет месяцы и потребует нотариальных заверений.

Пример:

Владелец бизнеса решил продать компанию. Покупатель требует устав и протоколы собраний. Если записей нет, сделку провести нельзя, чтобы восстановить отчеты понадобиться много времени.

По теме:

Что такое накладные расходы и что в них входит

Как заключить договор в электронной форме

Как хранить документы правильно

Просто собрать бумаги в папку недостаточно. Нужно организовать их так, чтобы при необходимости быстро найти нужный файл и избежать потерь. Грамотная архивация снижает риски, помогает успешно проходить проверки и экономит время работников.

Разделяйте документы по категориям

Если складывать все бумаги в одну кучу, через год найти нужный файл станет почти невозможно. Разделите их по группам:

• бухгалтерские и налоговые;
• кадровые;
• договоры;
• учредительные.

Допустим:

Владелец малого бизнеса попросил бухгалтера найти старый договор с поставщиком. Работник потратил час, перебирая бумаги, потому что все документы хранились в одной папке. После этого на предприятии ввели правило: договоры хранят отдельно, а бухгалтерские отчеты – по годам. Теперь нужный документ находят за минуту.

Используйте нумерацию и каталоги

Если записей много, лучше систематизировать их по номерам или завести журнал учета.

• Каждой папке присваивайте номер или название (например, «Договоры 2023», «Кадровые документы»).
• Ведите таблицу с указанием, где лежит каждый файл.
• Подписывайте бумаги понятными названиями.

Например:

Руководитель рекламного агентства попросил найти платежное поручение за прошлый год. Бухгалтер сразу открыл журнал учета, нашел номер папки и достал нужный файл за 2 минуты.

Выделите место для хранения

Законом не регламентируется, где именно хранить бумаги, но важно, чтобы доступ к ним имели только ответственные сотрудники.

• Используйте шкафы с замком для бухгалтерии и кадровых документов.
• Архивируйте старые бумаги и убирайте их в отдельное помещение.
• Защищайте записи от влаги и огня.

Назначьте ответственного за архив

Если сотрудники оставляют записи где попало, порядок быстро нарушится. Лучше всего назначить одного человека, который будет следить за архивом.

• В малом бизнесе этим занимается владелец или бухгалтер.
• В средней компании — секретарь или архивариус.
• В крупной организации — отдельный сотрудник архива.

Допустим:

В компании с 50 сотрудниками долго не могли найти договор с важным клиентом. Оказалось, менеджер хранил его у себя в ящике стола. После этого руководство назначило ответственного за документы, и проблема исчезла.

Для эффективного управления архивом важно гарантировать постоянное обновление и контроль за хранением бумаг.

Создавайте резервные копии

Физические материалы могут сгореть, намокнуть или потеряться. Чтобы избежать проблем, сканируйте важные бумаги и сохраняйте их в нескольких местах.

• На жёстком диске или сервере компании.
• В облачном хранилище (например, 1С, «Контур», «Диадок»).
• В отдельных папках на компьютере бухгалтера.

Например:

Компания вела все расчеты в бумажных ведомостях. Однажды произошел пожар, и вся документация сгорела. После этого бухгалтерия перешла на электронные копии, и теперь все записи хранятся в облаке.

Нюансы хранения электронных документов

Все больше организаций переходит на цифровой формат. Это удобно: не нужно тратить деньги на бумагу, арендовать место для архива, тратить часы на поиск нужного файла. Но такие материалы тоже нужно правильно хранить. Законы требуют соблюдения определенных условий, иначе налоговая или суд могут не признать их юридически значимыми.

Используйте электронную подпись

По Федеральному закону № 63-ФЗ, цифровые бумаги признаются официальными только при наличии электронной подписи (ЭП). Она подтверждает, что документ подлинный и подписан именно тем, кем нужно.

Виды ЭП:

• Простая — используется для входа в личные кабинеты на госпорталах.
• Усиленная неквалифицированная — подходит для внутренних бумаг компании.
• Усиленная квалифицированная — используется для договоров, отчетов в налоговую, электронных накладных.

Допустим:

Предприятие заключило договор с клиентом и отправила его скан. Заказчик отказался платить, заявив, что подписи нет. В суде такой документ не приняли бы. Теперь фирма подписывает все договоры квалифицированной ЭП, и споров больше не возникает.

Храните документы в проверенных системах

Электронные записи нужно архивировать так, чтобы они не терялись и не могли быть подделаны. Закон разрешает использовать:

• Облачные системы хранения («Диадок», «Контур», 1С-ЭДО).
• Локальные серверы компании.
• Государственные архивы (ГИС «Электронный архив»).

Например:

Бухгалтер хранил файлы с отчетами на своем рабочем компьютере. Однажды жесткий диск сломался, и документы пропали. Теперь фирма использует «Контур.Диадок», где все файлы автоматически сохраняются в облаке.

Соблюдайте сроки их хранения

По Приказу Росархива № 236, электронные документы хранятся столько же, сколько бумажные:

• налоговые декларации – 4 года;
• счета-фактуры, накладные – 5 лет;
• кадровые документы – от 5 до 75 лет;
• учредительные документы – постоянно.

Допустим:

Владелец бизнеса удалил старые цифровые договора через два года, решив, что они больше не нужны. Через три года поставщик потребовал деньги за якобы неоплаченный заказ. Подтвердить оплату не удалось — отчеты были уничтожены. Теперь компания хранит все договора минимум 5 лет.

Срок хранения играет ключевую роль в защите бизнеса, помогает упростить процессы бухгалтерского и юридического учета.

Ограничьте доступ к важным файлам

Если у каждого подчиненного будет доступ к электронным документам, кто-то может случайно (или намеренно) удалить или изменить их.

Что делать:

• Установить разные уровни доступа (бухгалтер видит отчеты, менеджеры – договора).
• Включить журнал действий — он фиксирует, кто открывал и редактировал файл.
• Настроить автоматическое резервное копирование.

Например:

В строительной компании менеджер случайно удалил электронный договор. Копии не оказалось, и организация потеряла 500 000 рублей. После этого доступ к важным отчетам оставили только у руководителя и бухгалтера.

Ошибки в хранении документов

Неправильное архивирование записей приводит к потере важных бумаг, штрафам, налоговым доначислениям и спорам с партнерами. Многие компании совершают одинаковые ошибки, которые потом обходятся дорого.

Хранить документы в одном экземпляре

Если документ существует только в одном виде (на бумаге или в электронном файле без копии), риск его потери возрастает. Бумага может сгореть, а файл — удалиться или повредиться.

Допустим:

В небольшой фирме бухгалтер вел учет только в бумажных накладных. Однажды произошел пожар, и вся документация сгорела. Налоговая доначислила компании налоги на сумму 300 000 рублей, потому что доказать расходы не удалось. После этого фирма начала делать сканы всех документов и хранить копии в облаке.

Не следить за сроками хранения документов

Некоторые предприятия выбрасывают записи раньше положенного срока, а другие — наоборот, хранят все подряд. В первом случае это грозит штрафами, во втором — хаосом в архиве. Срок хранения важен не только для соблюдения законодательства, но и для защиты бизнеса от финансовых и юридических рисков.

Оставлять записи в непригодных условиях

Бумажные документы портятся от влаги, пыли, солнца. Электронные — от вирусов, поломки жесткого диска или хакерских атак.

Как правильно:

• Бумажные бумаги держать в закрытых шкафах, защищенных от влаги.
• Электронные файлы хранить в защищенных облачных сервисах.
• Делать резервные копии на случай поломки оборудования.

Например:

В магазине бухгалтер складывал документы в коробки и хранил их на складе. Через пару лет часть накладных заплесневела, а часть — съели мыши. Восстановить записи не удалось, и компания заплатила налоговую недоимку. Теперь все бумаги хранят в металлическом архивном шкафу.

Ответственность за неправильное хранение документов

Если компания теряет, повреждает или не архивирует бумаги должным образом, она может столкнуться с серьезными последствиями. Законодательство предусматривает штрафы, налоговые доначисления и даже уголовную ответственность в отдельных случаях. Разберем, какие проблемы может вызвать неправильное хранение всех документов и как их избежать.

Штрафы за отсутствие или утрату документов

Закон требует хранить записи в течение определенного срока. Если организация не сможет предъявить их по требованию налоговой, трудовой инспекции или суда, последуют санкции.

Что грозит:

• Статья 120 Налогового кодекса РФ — штраф от 10 до 30 тыс. рублей за отсутствие первичных бухгалтерских документов.
• Статья 15.11 КоАП РФ — штраф на руководителя от 5 до 10 тыс. рублей за отсутствие бухгалтерского учета.
• Статья 13.25 КоАП РФ — штраф до 200 тыс. рублей за несоблюдение сроков хранения документов.

Владелец небольшой строительной компании потерял бухгалтерские отчеты за прошлый год. Инспекция провела проверку и доначислила налоги на 500 тыс. рублей, так как подтвердить расходы не удалось. Кроме того, компанию оштрафовали на 30 тыс. рублей за отсутствие документов. Теперь все файлы хранятся в электронном архиве с резервным копированием.

Налоговые доначисления и споры с ФНС

Если организация не сможет подтвердить расходы документально, контролирующий орган пересчитает налоги в свою пользу.

Чем это грозит:

• Доначислением налогов (НДС, налог на прибыль).
• Пенями за несвоевременную уплату отчислений.
• Блокировкой расчетного счета до разбирательства.

Розничный магазин хранил бумажные накладные на складе. Из-за протечки часть записей испортилась. Когда налоговая попросила подтвердить расходы, бухгалтер не смог предоставить отчеты. В результате ФНС начислила дополнительные налоги на 1 000 000 рублей. Теперь компания ведет документооборот через 1С-ЭДО и хранит сканы в облаке.

Ответственность за нарушение правил кадрового документооборота

Кадровые отчеты (трудовые договоры, приказы, личные дела сотрудников) должны храниться в строгом порядке. Если инспекция по труду выявит нарушения, организацию оштрафуют.

Какие взыскания:

• Статья 5.27 КоАП РФ — штраф до 100 000 рублей за отсутствие трудового договора.
• Статья 5.27.1 КоАП РФ — штраф до 200 000 рублей за нарушение сроков хранения документов.

В компании уволенный сотрудник подал в суд, заявив, что работал без официального оформления. Работодатель не смог предоставить копию трудового договора — документ потеряли. Суд обязал выплатить компенсацию в 300 000 рублей и оштрафовал предприятие на 100 000 рублей. Теперь все кадровые отчеты хранятся в отдельном архиве и в цифровом формате.

Уголовная ответственность за подделку или уничтожение документов

Если фирмы сознательно уничтожает записи, чтобы скрыть нарушения, это может привести к уголовной ответственности.

Какие последствия:

• Статья 199 УК РФ — за уклонение от налогов в крупном размере штраф до 500 тыс. рублей или лишение свободы до 6 лет.
• Статья 292 УК РФ — за подделку официальных документов взыскание до 300 тыс. рублей или арест до 6 месяцев.

Например:

Руководитель фирмы удалил электронные бухгалтерские отчеты, чтобы скрыть неуплату налогов. ФНС обнаружила нарушения, и компанию оштрафовали на 5 млн рублей. Кроме того, на директора завели уголовное дело по статье 199 УК РФ. Теперь в компании действует жесткий контроль за хранением всех документов.

Судебные споры с контрагентами

Если предприятие теряет договоры, акты и другие важные записи, это может привести к судебным спорам.

Что может случиться:

• Клиент или партнер заявит, что договор не был выполнен.
• Контрагент оспорит условия сделки.
• Фирма не сможет доказать оплату или выполнение работ.

Допустим:

Логистическая компания не сохранила электронную копию договора с клиентом. Через два года заказчик заявил, что организация нарушила условия перевозки и потребовал 2 млн рублей компенсации. Суд не принял аргументы фирмы, потому что оригинал договора не сохранился. Теперь все бумаги хранятся в системе «Контур.Диадок» с электронной подписью.

Несоблюдение правил может привести к штрафам и дополнительным расходам. Особенно это касается хранения документов, которые регулируются законодательством и внутренними требованиями фирмы.

Фото на обложке: Matthias Kulka / Getty Images