Традиционное подписание бумажного договора — не единственный способ оформить сделку. Можно заключить договор в электронной форме, дистанционно. Это ускоряет документооборот между контрагентами, облегчает многие рабочие процессы и делает подписание документов удобным.
При соблюдении необходимых условий он будет иметь такую же юридическую силу, что и бумажный аналог.
Содержание:
Как заключают договоры дистанционно?
Оформить договорные обязательства можно дистанционно посредством «Почты России», отправив договор партнеру на подпись. Со своей стороны его можно подписать от руки.
Документ может быть полностью электронным, без бумажного носителя, подписанный также электронно (любым вариантом подписи). Договор, заключенный в электронной форме, представляет собой текстовый файл и сведения об ЭП.
В этом случае отправлять договор по почте не нужно, партнеры могут обмениваться информацией удаленно по утвержденным дистанционным каналам. Это можно сделать через программы ЭДО.
Чтобы документ вступил в силу и был правомерным, в нем должны содержаться сведения о том, как именно стороны будут обмениваться информацией и способе подписания. Также должен быть уточнен вид подписи (если документ подписывается электронно).
Чтобы упростить взаимодействия с партнерами в договоре в форме электронного документа можно указать пункт о безоговорочном признании присланных в согласованном порядке документов. К примеру, в договор внесены сведения, что контрагенты обмениваются документацией по электронной почте.
Таким образом, оплатить работы можно на основании полученного акта выполненных работ, отправленного по электронке, при этом запрашивать дополнительные основания не нужно.
Если договор заключается в электронной форме, важно, чтобы электронный вариант мог быть полностью воспроизведен на бумажном или другом носителе, и при этом текст обоих экземпляров был идентичным. А по подписи можно было установить лицо, подписавшее документ.
Как можно подписать договор, который заключили дистанционно?
Существуют следующие варианты подписи:
- от руки (ручкой),
- факсимиле,
- при помощи электронной подписи.
Контрагенты могут подписать договор разными способами, но дистанционное оформление и сама возможность такого документооборота должна быть указана в пункте «Условия договора» в электронной форме документа.
Виды подписей
- Рукописная. Подпись должна быть разборчивой и узнаваемой, индивидуальной, идентифицирующей владельца.
- Простая электронная (ПЭП). Если есть подтвержденная учетка на «Госуслугах», ПЭП можно оформить на портале. Также ее можно подтвердить на «Почте России», онлайн на банковских сервисах, в МФЦ, ЗАГСе. Разновидностью ПЭП являются коды из SMS, PUSH-уведомления, регистрационные данные (пароль и логин) на интернет-ресурсах.
- Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП). Представляет собой связанные между собой уникальные последовательности символов: непосредственно ключ подписи и ключ проверки. Эти взаимозависимые цепочки формируются с помощью криптографического метода преобразования информации и надежно защищены установленными стандартами шифрования. Оформить УНЭП можно в МФЦ, приложении «Госключ», ЛК налогоплательщика, в компаниях, предоставляющих услуги по обмену электронными данными (дают доступ к специальным онлайн-сервисам или устанавливают приложение, с помощью которого клиенты обмениваются документами).
- Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Создается с помощью программ шифрования, является самым надежным вариантом подписи. Созданный файл подписи, в котором содержится информация о подписанте и времени подписи, прикрепляется к подписываемому документу. Получить УКЭП можно в удостоверяющем центре ФНС. Подписание договора в электронной форме можно осуществить при помощи УКЭП, это не нужно предварительно согласовывать с контрагентом.
В некоторых случаях ЭП нужно подтвердить с помощью электронной доверенности (МЧД), которая оформляется руководством организации. Она подтверждает, что сотрудник компании может действовать от имени юрлица.
По теме:
Виды и требования к электронным документам
Документы для оказания услуг и продажи товаров: что нужно знать
Юридическая сила электронного договора
В соответствии с законодательством Российской Федерации, заключение договора в форме электронного документа, который подписан ЭЦП, равнозначно подписанным собственноручно документам на бумажном носителе. Это справедливо, если электронный документ оформлен по всем правилам.
Правовая основа
Правомерность документа, подписанного ПЭП, УНЭП, УКЭП, определяется Федеральным законом №63-ФЗ от 06.04.2011 г. «Об электронной подписи».
Пункт о том, как правильно заключать договор между субъектами обозначен в Гражданском кодексе РФ (ст. 434).
Трудовой договор в электронной форме юридически правомерен. Этот вопрос актуален, например, для сотрудников, работающих удаленно. Заключение трудового договора в электронной форме предусмотрено в Трудовом кодексе (ст. 312.1 и ст. 312.2).
Исполнение договора в электронной форме, а также урегулирование спорных вопросов ничем не отличается от традиционного бумажного варианта и имеет аналогичную юридическую силу.
В законе указано, что договор может быть заключен как в бумажной, так и в электронной форме. Но существуют исключения:
- Договор составляется и подписывается исключительно на бумаге, если идет речь о государственной тайне или несчастных случаях.
- Контракт при участии в электронном аукционе по госзакупкам заключается только в цифровом формате.
Это регламентируется 63-ФЗ и 44-ФЗ.
Формализованные и неформализованные документы
В электронном документообороте предусмотрены документы 2 типов:
Формализованные. Форма договора в электронном виде и другой документации может быть установлен государством. Ее можно проверять, обрабатывать и принимать в автоматическом режиме. Например, отчетность в налоговую и оформление счетов-фактур должно выполняться в строго установленном формате. Как правило, это XML. Для ряда документов допускается бумажный вариант (акты, товарные накладные).
К формализованной документации относятся:
- универсальный передаточный документ;
- счета-фактуры;
- корректировочные документы;
- первичные документы — торговые накладные, акты приемки (допускается утвержденный организацией формат).
Для придания данной документации юридической силы нужно оформить документ в соответствии с установленным форматом, передать его контрагенту в соответствии с принятым регламентом, подписать его при помощи КЭП.
Неформализованные. Формат документации устанавливается самой компанией. К этому типу относятся все остальные документы, формат которых не регулируется государственными структурами:
- договор поставки в электронной форме,
- договор купли-продажи в электронной форме между контрагентами,
- сопроводительная документация,
- приложения,
- ТЗ,
- отчеты,
- спецификация,
- заказ-наряд.
Также не регламентируется договор в электронной форме с МСП. Формат может быть любым — pdf, doc, jpg, xlsx.
Чтобы придать им юридическую силу, нужно подписать их, согласно закону, при помощи простой ЭП, квалифицированной или неквалифицированной ЭП.
Как подписать договор по электронной почте?
Чтобы документы, подписанные дистанционно по e-mail, имели юридическую силу, в них нужно обозначить пункт о возможности обмена сканированными копиями и подписании документации таким образом. Также нужно указать электронные адреса контрагентов, с которыми компания будет обмениваться документами.
Отправленная с этих адресов документация считается подписанной ПЭП. Стороны признают электронные документы равнозначными договорам на бумажном носителе, а также признают их юридическую силу.
Чтобы подписать договор по e-mail, нужно его распечатать, подписать, сделать скан-копию и отправить партнеру с указанного в договоре электронного адреса. Контрагент распечатывает скан с подписью, подписывает со своей стороны, сканирует и отправляет обратно также с подтвержденного e-mail. Подписать свой экземпляр можно любым способом.
Важно вписать в договор рабочие e-mail-адреса — это обязательный аспект.
Читайте еще по теме:
Цифровые контракты в 2025 году: полное руководство по 44-ФЗ и работе в ЕИС
Машиночитаемая доверенность: что это и как работать с МЧД в 2025 году
Преимущества подписания договора в электронном виде
- даже если контрагенты находятся в разных регионах, подписать документы можно за несколько минут. Благодаря этому ускоряются рабочие процессы — можно сразу начать работать над заказом, отправить груз, приступить к оформлению последующих документов, согласованию возможных изменений;
- не нужно тратиться на курьерскую доставку, услуги почты и логистических компаний, расходные материалы;
- устраняется риск потери и порчи документации, информация хранится на защищенных серверах;
- документация при правильном оформлении имеет правовую силу, аналогичную бумажным аналогам. Подписи подтверждены и защищены с помощью современных цифровых технологий;
- цифровые документы поддерживаются во всех популярных форматах, легко интегрируются в бухгалтерские программы и налоговые сервисы, их можно отправлять, получать и обрабатывать в автоматическом режиме;
- алгоритмы оформления понятны, доступна справочная информация по возникающим вопросам;
- документацию можно скачать, распечатать и хранить в привычном режиме.
Итог
Электронный документооборот — удобный и надежный способ взаимодействия с контрагентами. Заключение договора в электронной форме экономит время и гарантирует полную юридическую защищенность. Подписать документ можно любым способом, а внести корректировки в него быстро и легко.
Фото на обложке: Alona Horkova / Getty Images
Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter