Цифровые контракты в 2024 году: полное руководство по 44-ФЗ и работе в ЕИС

Содержание

• Что такое цифровой контракт?
• Как работает цифровой контракт?
• Цифровой контракт — замена обычному?
• Как происходит заключение цифрового контракта?
• Обязательно ли заключать контракт в электронном виде?
• Как формируется цифровой контракт?
  • Объект закупки и предмет закупки
  • Цена контракта
  • Стороны контракта
  • Предмет контракта
  • Условия контракта
  • Финансирование контракта
  • Приложения к контракту
  • Срок подписания контракта
  • Реестр контрактов
• Изменение цифрового контракта заказчиком
• Что делать, если в контракте допущена ошибка?
• Во всех ли госзакупках необходим цифровой контракт?
• Плюсы и минусы цифрового контракта

Что такое цифровой контракт?

Цифровой контракт представляет собой электронный договор. Во многом он схож с тем, что традиционно создается на бумаге. Такой вид документа в автоматическом режиме формируется в ЕИС электронных торговых площадок (ЭТП). За основу в нем используются данные, которые предоставляет заказчик.

Часто подобные контракты называют структурированными, потому что для каждого показателя в нем требуется заполнять титулы и различные формы. Всю информацию при формировании цифровых контрактов система копирует автоматически из тех данных, которые вносят заказчик и поставщик на ЭТП.

Такой вариант документа состоит из 2 слоев:

1. Классический договор, содержание которого понятно человеку.
2. Цифровой слой, который понятен электронным устройствам. Из него вся информация поступает в базы данных компании.

Цифровой слой такого документа содержит информацию в XML-формате. Она сохраняется в базу данных. В дальнейшем с ней свободно работают: совершают обмен информацией с контрагентами с помощью ЭДО или с налоговой службой. Важно, что данные в формате XML синхронизируются с визуальной частью цифровых контрактов, а значит, если вносить рабочие правки в документы, то и в данные XML будут автоматически скопированы эти изменения.

Как работает цифровой контракт?

Торги, конкурсы, аукционы стали полностью цифровыми, благодаря нововведениям в законодательстве. Система позволяет более быстро и грамотно заключить структурированный контракт. Все вписанные в него данные в дальнейшем недоступны для внесения правок вручную.

Читайте по теме:

Закупка у единственного поставщика по 44-ФЗ

Что делать, если заказчик отсеивает поставщиков

Сформированный электронный вариант договора должен быть подписан сначала заказчиком, а потом поставщиком, если его устраивают все условия. Структурированный контракт, подписанный обеими сторонами, направляется в Реестр контрактов. Поставщик может начинать исполнять взятые на себя обязательства по цифровому контракту сразу после того, как договор отобразится в Реестре.

Цифровой контракт — замена обычному?

Цифровой контракт не заменяет собой полностью традиционный вид контракта. В него вносятся лишь те данные, что предусмотрены п. 1 ч. 2 ст. 51 44 ФЗ. Заключенный таким способом договор включает основную информацию обо всех участниках, их реквизиты, характеристики товаров, требования к выполнению работ. Существует возможность дополнить данные и другой важной информацией с помощью прикрепленного электронного файла в нужной графе.

Как происходит заключение цифрового контракта?

Цифровые контракты — конечный результат всех этапов тендерных процедур:

1. Заказчик размещает на ЭТП структурированное извещение. В законе 44-ФЗ прописаны требования к нему и к той информации о товаре (услуге), которую требуется.
2. Поставщик, ориентируясь на извещение и данные в нем, подает структурированную заявку на участие в тендере. К ее оформлению и к характеристикам товара также есть список требований в законе.
3. Определяется победитель тендера. ЕИС на торговой площадке помогает заказчику создать проект структурированного договора.

Главные отличия такого документа — формирование карточки о создании договора и его автоматическое внесение в Реестр контрактов.

Обязательно ли заключать контракт в электронном виде?

Новый закон сделал обязательным с 1 апреля 2024 года формировать и заключать цифровые контракты по итогам конкурентных закупок (ст. 51 № 44 ФЗ).

Как формируется цифровой контракт?

В документе используется информация, которая была указана заказчиком и победителем тендера при подаче заявления и извещения. Обеим сторонам договора надо знать, что информационная система после заключения цифрового контракта не разрешает вносить правки в указанные сведения. Поэтому следует быть внимательными и указывать правильную информацию. Также нужно учитывать определенные особенности.

Объект закупки и предмет закупки

Стоит отметить, что название товара (услуги) закупки может отличаться, в зависимости от того, откуда оно копируется. При условии, что оно берется из ОКПД2, то указывается таким, как в ОКПД2, то есть будет отличаться от наименования объекта закупки. Учитывая эту особенность, следует вносить корректировки при формировании карточки по такому контракту. Если наименование для товара выбирается из каталога ТРУ (КТРУ), то его корректировка по своему усмотрению запрещена Постановлением Правительства РФ.

Важно не допускать ошибок на этой стадии, потому что потом система будет из него автоматически «подтягивать» в договор предмет закупки.

Читайте по теме:

Как подать заявку на участие в госзакупках без ошибок

Цифровое наследие: как обеспечить передачу активов будущим поколениям

Если имеется товарный знак, его следует обязательно указать в заявке. При условии, что делается закупка каких-либо видов строительных работ, заказчик в извещении указывает только их название. Детально их описывать не нужно. Исключением могут стать нужные для таких работ материалы, поставленные на бухучет в контракте как основные средства.

Особняком в этом вопросе стоит приобретение лекарственных препаратов. Для них выбор наименования объекта закупки для извещения и выбор торгового наименования для заявки надо делать исключительно по Единому структурированному справочнику-каталогу лекарственных препаратов (ЕСКЛП). Предписание об этом есть в Письме Казначейства РФ № 14-00-05/7248.

Цена контракта

В том случае, если предложение победителя закупки имеет отличия по цене в контракте от указанной НМЦК, важно вписать в карточку документа актуальную стоимость. Также надо сделать пометку, что цена была изменена.

Если итоговая стоимость в контракте может округляться до 2 цифр, то цена за единицу товара может иметь до 11 знаков после запятой. Это позволяет рассчитывать ее пропорционально коэффициенту снижения цены в автоматическом режиме (Письмо ФНС №ММВ-7-15/820). В таком случае заказчику не нужно подгонять стоимость товаров, разбивая их объем.

Стороны контракта

В заключении цифрового контракта участвуют 2 стороны, данные о которых указаны в извещении на закупку и в заявке на участие. Важно помнить, что изменить в контрактах можно лишь некоторые сведения:

• номер телефона;
• информацию об ответственном должностном лице заказчика;
• адрес электронной почты.

А вот данные о победителе торгов изменить после составления документа в ЕИС невозможно.

Предмет контракта

Информация о предмете закупки и его наименование вносятся в контракты автоматически, а потому их невозможно изменить. Вносить исправления можно только в графе «Специализация», но и тут исключением будут лекарственные препараты.

В ряде случаев заказчик может обратиться в техподдержку системы торговой площадки с вопросом об изменениях, но для этого нужно обосновать, с чем связаны изменения. Если такие исправления разрешат внести, тогда цифровой контракт после корректировки перенаправят в контрольный орган для проверки.

Условия контракта

Этот пункт в контрактах содержит следующие сведения:

• указание сроков, в которые должен быть исполнен договор;
• точное место отгрузки товаров;
• четко определенные промежуточные этапы работ;
• количество привлеченных субподрядчиков по контракту и прочее.

В этом разделе заказчиком вручную вносится только стоимость исполнения договора, потому что могут быть применены антидемпинговые меры при значительном снижении цены (НМЦК). Иная информация в контракте указывается автоматически. Ее корректировка возможна, но также рассматривается в частном порядке в техподдержке ЕИС с последующей проверкой в контрольном органе.

Финансирование контракта

Раздел содержит важные данные о финансовой составляющей контрактов: их стоимости и источнике финансирования. Информацию об источнике финансирования разрешено менять только через техподдержку ЕИС. Корректировать цену можно, если вернуться в нужный раздел документа.

Вкладка «Финансирование» должна иметь данные:

• об авансах и платежах, соответствующих прописанному в контракте графику;
• реквизиты счетов как заказчика, так и поставщика товаров (услуг).

Реквизиты заказчика для уплаты неустойки вносят только в данные о заключенном договоре, которые передаются в Реестр контрактов.

Приложения к контракту

Требования к цифровому контракту и его содержанию прописаны в ст. 51 44-ФЗ, но его структура не способна содержать весь объем тех данных, которые могут потребоваться по договору. По этой причине все то, что не вошло в структуру, можно прикрепить к документу в формате обычных электронных файлов. Например, чертежи, данные об ответственности сторон, сметы, схемы и прочее.

Срок подписания контракта

После подведения итогов торгов, конкурса, аукциона в электронном формате, подписывается цифровой контракт. Делается это строго через 10 календарных дней после размещения в системе ЭТП протокола об итогах. По результатам запроса котировок и при покупках «с полки» подписать контракты возможно после 2 рабочих дней (№ 44-ФЗ).

Реестр контрактов

После того как стороны договора поставят свои подписи под цифровым документом, дается 3 дня на то, чтобы разместить его в Реестре контрактов. Все сведения договора туда переносятся. Сведения по цифровому контракту вносятся в Реестр контрактов без контроля со стороны Федерального казначейства.

Изменение цифрового контракта заказчиком

Следует помнить, что ЕИС работает так, что основная информация в цифровой контракт автоматически переносится из имеющихся в структуре данных. Потому любые изменения в нем допускаются исключительно до того момента, пока контракт не размещен в системе. Позже вся информация по контракту может быть показана только для ознакомления, а вносить корректировки можно лишь в исключительных случаях. Для этого придется обратиться в техподдержку, чтобы платформа позволила редактировать данные в контракте.

Что делать, если в контракте допущена ошибка?

Вносить новые данные в карточки контрактов можно до того, как нажали клавишу «Сформировать контракт». ЕИС не может вносить корректировки в уже указанные данные в контрактах. По этой причине все участники торгов на различных площадках, все поставщики товаров и услуг при заполнении извещений и заявок в структурированном формате должны быть очень внимательными.

Во всех ли госзакупках необходим цифровой контракт?

С апреля 2024 года заключать договоры по электронным закупкам разрешено исключительно в цифровом виде (44-ФЗ). Для заключения контракта не требуется участие и дополнительная помощь специалиста. Заказчик имеет право на формирование и подписание таких цифровых контрактов с победителем торгов как в открытых, так и в закрытых тендерах.

Плюсы и минусы цифрового контракта

Плюсы такого документа для заказчиков:

• ЕИС создается на основании имеющихся данных, а потому специалист участвует при формировании информации минимально;
• в Реестр контрактов сведения о договоре передаются автоматически;
• резко снижается риск допустить ошибку, так как до 95% данных наследуются из структурированных извещения заказчика и заявки исполнителя;
• система проверяет редакции контрактов с помощью специального QR-кода;
• все юридически значимые для заключения контракта сведения вводятся лишь один раз, а потом они находятся под контролем системы;
• срок проверки и согласования всех аспектов цифровых контрактов происходит гораздо быстрее;
• с цифровым документом работать легче и удобнее.

Плюсы для участников закупки:

• гарантия того, что условия контрактов достоверны;
• минимальное количество протоколов разногласий из-за ошибок и опечаток в документах.

Плюсы от введения структурированной формы для системы контрактов в целом:

1. Закупочный процесс получил большую прозрачность. Все документы оформляются самостоятельно, последовательно и автоматически, включая протоколы, проекты, заявки поставщиков, данные об оплате и прочее.
2. Значительно возросла скорость согласования, поскольку данные для Реестра контрактов формируются без участия контрольного органа, в автоматическом режиме. Это особенно важно для договоров, которые требуют очень быстрого исполнения.

Часто бывает, что человеческий фактор может проявить себя в любой, даже в такой продуманной структурированной форме. Ошибки в ней минимальны, но не исключены. 

Ранее, если возникали опечатки или иные ошибки, вопросы разрешались при помощи протоколов разногласий еще до того, как договор подпишут.

Теперь в цифровых контрактах в ЕИС такой возможности не стало. Допущенная неточность или опечатка на стадии подачи извещения или заявки, автоматически будет наследоваться всей структурой при формировании документа.

Фото на обложке: Freepik