Top.Mail.Ru
Колонки

Как сделать электронное актирование в 2025 году

Колонки
Мария Савина
Мария Савина

Cпециалист по правовому сопровождению ООО «Центр развития электронных торгов»

Светлана Зыкова

Сегодня электронное актирование по 44-ФЗ является процедурой, обязательной для всех участников государственных закупок. Мария Савина, специалист по правовому сопровождению ООО «Центр развития электронных торгов», расскажет о тонкостях этого процесса и даст пошаговую инструкцию по электронному актированию, подробно описав последовательность действий поставщика и заказчика.

Как сделать электронное актирование в 2025 году
  1. Колонки

Что такое электронное актирование

До недавнего времени электронные площадки использовались только для подачи заявок и заключения контрактов. Сама же стадия исполнения контракта оставалась в плену бумажной бюрократии. Подготовка, отправка и хранение документов отнимали уйму времени и сил, создавая почву для злоупотреблений и затягивания сроков.

Решением проблемы стало введение электронного актирования:

  • Теперь подрядчики могут с легкостью формировать и отправлять отчетные документы в электронном виде, заверенные электронной подписью.
  • Заказчик моментально получает информацию, исполнитель — оплату, а документы хранятся в системе, доступной для всех участников процесса.
  • Исключаются задержки, связанные с доставкой и обработкой бумажных документов, что ускоряет процесс оплаты и выполнения работ.
  • Все действия фиксируются в системе, что исключает возможность фальсификации документов и упрощает контроль со стороны заказчика и государственных органов.
  • Электронный документооборот гарантирует целостность и сохранность данных.
  • Обеспечиваются равные условия для заказчика и подрядчика, исключая возможность манипуляций и злоупотреблений.
  • Электронные документы служат надежным источником достоверной информации для проверки сделок и контроля за исполнением госконтрактов.
  • Снижение бюрократических барьеров и повышение прозрачности способствуют более эффективному использованию бюджетных средств.

Для кого обязательна электронная приемка

Электронное актирование по 44-ФЗ с 01.01.2022 г. является обязательным для всех госконтрактов, кроме:

  • контрактов с госзаказчиками из сферы обеспечения безопасности РФ и с организациями, находящимися под санкциями;
  • контрактов по закупочным процедурам, опубликованным в ЕИС до 01.01.2022 г.

При закупке у единственного поставщика электронное актирование в некоторых случаях также обязательно:

  • если она соответствует ч. 12 ст. 93 44-ФЗ и проводилась на ЭТП;
  • когда контракт с ЕП заключен по результатам торгов, признанных несостоявшимися (например, заявку подал только один участник, либо остальные участники не соответствовали требованиям), т.к. электронная приемка предусматривалась закупочной документацией;
  • при закупке у ЕП для нужд региона.


Как и в какие сроки проходит электронное актирование

Документы электронного актирования составляются, когда поставщик выполнил свои обязательства (поставил товары, выполнил работы или оказал услуги).

Отвечаем на вопросы об «антиотмывочном» законе и подсказываем, что делать, если вы столкнулись с ограничениями, в курсе «Самое важное о 115-ФЗ».

Важно! Право подписи документов о приемке есть только у сотрудника поставщика, назначенного «Уполномоченным специалистом» в личном кабинете:

 

электронное актирование

 

В открывшемся окне необходимо отметить выбранные права подписи:


электронное актирование что это


Документ о приемке подписывается электронной подписью уполномоченного сотрудника и размещается в ЕИС.

Срок этих действий устанавливается контрактом.

В течение одного часа после размещения документа в ЕИС он направляется заказчику, который должен рассмотреть документ и либо подписать его, либо отказаться от подписания с мотивировкой причин. Документ с подписью заказчика либо его мотивированный отказ размещаются в ЕИС и направляются поставщику.

Срок этих действий заказчика также устанавливается условиями контракта, но не более 20 рабочих дней.

В случае выявления несоответствий в представленном поставщиком акте приемки заказчик вправе потребовать от поставщика устранения выявленных недостатков. Поставщик, в свою очередь, обязан предоставить исправленный акт приемки заказчику.

Дата приемки определяется моментом размещения в ЕИС подписанного заказчиком документа о приемке.

 


По теме: Какие документы нельзя переводить в электронный формат


 

Пошаговая инструкция по актированию для поставщика

В электронном актировании для поставщика необходимо пройти три этапа.

 


Выбор контракта

Процедуру электронного актирования поставщик начинает с выбора нужного контракта в своем личном кабинете.

1. В разделе «Исполнение контрактов» открываем карточку нужного контракта и создаем документ:

 


электронное актирование пошагово

 

2. По умолчанию будет создан счет-фактура — эту опцию можно отменить, если такой необходимости нет.

3. Можно приложить дополнительные документы, если это предусматривает контракт (раздел «Документы о приемке»).

 


По теме: Виды электронных документов и требования к ним


 

 

Заполнение документов

1. Информация о заказчике и поставщике предзаполняется сведениями из контракта:


электронное актирование как работать

 

2. Информация о поставленных ТРУ предзаполняется сведениями из контракта, данные можно добавить или изменить вручную.

3. Можно учитывать или не учитывать НДС — это зависит способа налогообложения у поставщика.


Проверка и подписание документов

Готовый документ о приемке отображается в виде печатной формы:

 

электронное актирование для поставщика

 

Тщательно проверьте все поля документа. После подписания документ размещается в ЕИС и направляется заказчику. У поставщика отобразится время отправки и статус документа «На рассмотрении».

 

Пошаговая инструкция по актированию для заказчика

1. Открыв карточку документа, заказчик проверяет всю информацию, включая приложенные файлы:


электронное актирование карточка

 

2. Если никаких несоответствий не выявлено и заказчика все устраивает, он указывает в графе «Итог приемки», что ТРУ приняты. Можно добавить информацию о неустойках, штрафах, пенях, начисленных поставщику, если на это есть основания: сумма оплаты по электронному актированию уменьшится автоматически:

 

электронное актирование закупки

 

3. Проверив корректность всех сведений, уполномоченный сотрудник заказчика подписывает документ и размещает его в ЕИС:

 

электронное актирование заказчик

 

4. Статус документа у заказчика изменится на «Подписано», а также будет обозначено время подписания и информация о неустойках, если они были начислены:

 

кабинет поставщика электронное актирование

 


Исправление документа о приемке

При обнаружении ошибок в документах о приемке заказчик создает уведомление об уточнении, где указывает конкретные недочеты.

Поставщик, получив уведомление, вносит в документ исправления. Это можно сделать двумя способами:

  • Для небольших ошибок разрешается простое внесение правок.
  • Чтобы исправить существенные пункты (такие как стоимость, количество) — например, если ТРУ приняты заказчиком частично, — поставщику потребуется составить корректировочный документ и указать исправленные данные о фактическом количестве и стоимости принятых ТРУ.

Редактирование и удаление документа о приемке

Удаление документов допускается только до момента их размещения в ЕИС. Если ошибки в документе обнаружены позже — нужен корректировочный документ.

 

Особенности электронного актирования

Переход на электронное актирование — это шаг в сторону оптимизации и прозрачности в сфере госзакупок. Цифровые технологии вносят ряд существенных улучшений в процесс приемки товаров, работ и услуг:

  • Снижение затрат на логистику: отпадает необходимость в физических встречах и доставке документов, что экономит время и деньги.
  • Минимизация расходов на хранение: документы электронного актирования, в отличие от бумажных, не занимают места, а значит, сокращаются затраты на хранение и архивирование.
  • Простая проверка: все документы электронного актирования хранятся в единой системе, что обеспечивает быстрый и удобный доступ к необходимой информации.
  • Упрощенное согласование: все документы доступны в едином электронном пространстве, что исключает риск потери документации и сокращает время на согласование.
  • Прозрачный документооборот: электронный документооборот обеспечивает отслеживаемость всех действий, что повышает прозрачность процесса приемки и упрощает контроль со стороны заказчика.
  • Удобная передача документов в контролирующие органы: все документы электронного актирования размещаются в ЕИС, что исключает необходимость отправлять бумажные копии.

Штрафы по электронной приемке


Несоблюдение правил приемки может привести к серьезным финансовым последствиям:

  • За неразмещение сведений о приемке в ЕИС грозит штраф 50 тыс. руб. (часть 3 статьи 7.30 КоАП РФ).
  • За неразмещение сведений об исполнении контракта в реестре после приемки готовьтесь к штрафу в 20 тыс. руб. (часть 2 статьи 7.31 КоАП РФ).
  • Непроверка страны происхождения товара влечет за собой штраф 20 тыс. руб. (часть 2 статьи 7.31 КоАП РФ).
  • Если вы внесли изменения в контракт при приемке без оформления дополнительного соглашения, вас ждет штраф 20 тыс. руб. (часть 4 статьи 7.32 КоАП РФ).
  • Невычет неустойки из оплаты при просрочке исполнения контракта карается штрафом в двойном размере от суммы неправомерно потраченных средств бюджета (часть 5 статьи 7.32 КоАП РФ).
  • За несвоевременную отправку уточнений по приемке или за их неотправку грозят штрафы в размере 5-15% от стоимости неисполненных обязательств по контракту, но не менее 30 тыс. руб., либо дисквалификация до 2 лет (часть 7 статьи 7.32 КоАП РФ).
  • Непроведение экспертизы товара при приемке карается штрафом 20 тыс. руб. (часть 8 статьи 7.32 КоАП РФ).
  • Не проведя проверку экспертного заключения при приемке товара, вы рискуете получить штраф от 30 до 50 тыс. руб. или дисквалификацию от 6 месяцев до 1 года (статья 7.32.6 КоАП РФ).
  • За просрочку оплаты более 7 дней после приемки товара грозит штраф от 30 до 50 тыс. руб. (часть 1 статьи 7.32.5 КоАП РФ).
  • Повторная просрочка оплаты более чем на 7 дней может привести к дисквалификации на срок от 1 до 2 лет (часть 2 статьи 7.32.5 КоАП РФ).

 

Изменения в госзакупках в 2025 году

С начала следующего года вступают в силу изменения в порядок проведения закупочных процедур отдельными юридическими лицами. Они внесены законом 318–ФЗ и вступают в действие с 1 января. 

Уже сейчас законодательство предусматривает приоритетный выбор российских товаров и услуг в сравнении с импортными. С 1 января этот порядок распространяется и на частные торги. 

Наиболее важные моменты:

  1. Установлено преимущество российских товаров и услуг. Ценовое предложение участника во время выбора поставщика можно снижать до 15%. Победитель конкурса сможет заключить товар по указанной цене, но если далее потребуется его замена, она тоже должна быть российского производства. 
  2. Если в закупках есть предложение с российским товаром, организатор торгов не имеет права выбрать импортный аналог. Это правило действует, если локальный товар соответствует установленным требованиям. При этом во время исполнения контракта также нельзя заменять российский продукт импортным. 
  3. Правительство может полностью запретить закупку импортных товаров. В этом случае придется искать только поставщиков с российскими товарами. 

До начала декабря 2024 года бизнес должен был заменить типовые положения о закупках и опубликовать их в ЕИС. 

Кроме того, участники торгов с января 2025 года должны отчитываться о количестве купленных российских товаров. Первые отчеты нужно сдавать до 1 февраля 2026 года, внеся туда информацию из реестра за 2025 год. То есть процедура становится такой же, которая сейчас существует для закупок по 44–ФЗ.

Заключение

Внедрение в процесс закупки электронного актирования становится незаменимым инструментом для оптимизации процессов приемки товаров, работ и услуг. Это — переход от громоздких папок с бумагами к удобной цифровой среде. 

Все документы — акты, протоколы, справки — хранятся и обрабатываются в электронном виде. Больше не нужно печатать, подписывать, сканировать и отправлять документы по почте: все документы доступны участникам в любое время и из любого места, где есть доступ к интернету.

Электронные системы актирования обеспечивают полную прозрачность всех этапов приемки: все действия фиксируются, доступны для просмотра и контроля как заказчику, так и поставщику — это исключает возможность злоупотреблений и повышает доверие к процессу закупок.

Электронное актирование — это не просто переход к цифровому документообороту, это новация, которая привносит эффективность и прозрачность в систему госзакупок, делая ее более открытой и доступной для всех участников процесса.

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме