Как сделать электронное актирование в 2024 году

Содержание:

• Что такое электронное актирование
• Для кого обязательна электронная приемка
• Как и в какие сроки проходит электронное актирование
• Пошаговая инструкция по актированию для поставщика

— Выбор контракта
— Заполнение документов
— Проверка и подписание документов

• Пошаговая инструкция по актированию для заказчика
• Исправление документа о приемке
• Редактирование и удаление документа о приемке
• Особенности электронного актирования
• Штрафы по электронной приемке
  
• Заключение
  
  

Что такое электронное актирование

До недавнего времени электронные площадки использовались только для подачи заявок и заключения контрактов. Сама же стадия исполнения контракта оставалась в плену бумажной бюрократии. Подготовка, отправка и хранение документов отнимали уйму времени и сил, создавая почву для злоупотреблений и затягивания сроков.

Решением проблемы стало введение электронного актирования:

• Теперь подрядчики могут с легкостью формировать и отправлять отчетные документы в электронном виде, заверенные электронной подписью.
• Заказчик моментально получает информацию, исполнитель — оплату, а документы хранятся в системе, доступной для всех участников процесса.
• Исключаются задержки, связанные с доставкой и обработкой бумажных документов, что ускоряет процесс оплаты и выполнения работ.
• Все действия фиксируются в системе, что исключает возможность фальсификации документов и упрощает контроль со стороны заказчика и государственных органов.
• Электронный документооборот гарантирует целостность и сохранность данных.
• Обеспечиваются равные условия для заказчика и подрядчика, исключая возможность манипуляций и злоупотреблений.
• Электронные документы служат надежным источником достоверной информации для проверки сделок и контроля за исполнением госконтрактов.
• Снижение бюрократических барьеров и повышение прозрачности способствуют более эффективному использованию бюджетных средств.
  
  

Для кого обязательна электронная приемка

Электронное актирование по 44-ФЗ с 01.01.2022 г. является обязательным для всех госконтрактов, кроме:

• контрактов с госзаказчиками из сферы обеспечения безопасности РФ и с организациями, находящимися под санкциями;
• контрактов по закупочным процедурам, опубликованным в ЕИС до 01.01.2022 г.

При закупке у единственного поставщика электронное актирование в некоторых случаях также обязательно:

• если она соответствует ч. 12 ст. 93 44-ФЗ и проводилась на ЭТП;
• когда контракт с ЕП заключен по результатам торгов, признанных несостоявшимися (например, заявку подал только один участник, либо остальные участники не соответствовали требованиям), т.к. электронная приемка предусматривалась закупочной документацией;
• при закупке у ЕП для нужд региона.
  
  

Как и в какие сроки проходит электронное актирование

Документы электронного актирования составляются, когда поставщик выполнил свои обязательства (поставил товары, выполнил работы или оказал услуги).

Важно! Право подписи документов о приемке есть только у сотрудника поставщика, назначенного «Уполномоченным специалистом» в личном кабинете:

В открывшемся окне необходимо отметить выбранные права подписи:

Документ о приемке подписывается электронной подписью уполномоченного сотрудника и размещается в ЕИС.

Срок этих действий устанавливается контрактом. 

В течение одного часа после размещения документа в ЕИС он направляется заказчику, который должен рассмотреть документ и либо подписать его, либо отказаться от подписания с мотивировкой причин. Документ с подписью заказчика либо его мотивированный отказ размещаются в ЕИС и направляются поставщику.

Срок этих действий заказчика также устанавливается условиями контракта, но не более 20 рабочих дней.

В случае выявления несоответствий в представленном поставщиком акте приемки заказчик вправе потребовать от поставщика устранения выявленных недостатков. Поставщик, в свою очередь, обязан предоставить исправленный акт приемки заказчику.

Дата приемки определяется моментом размещения в ЕИС подписанного заказчиком документа о приемке.

По теме: Какие документы нельзя переводить в электронный формат

Пошаговая инструкция по актированию для поставщика

Выбор контракта

Процедуру электронного актирования поставщик начинает с выбора нужного контракта в своем личном кабинете.

1. В разделе «Исполнение контрактов» открываем карточку нужного контракта и создаем документ:

2. По умолчанию будет создан счет-фактура — эту опцию можно отменить, если такой необходимости нет.

3. Можно приложить дополнительные документы, если это предусматривает контракт (раздел «Документы о приемке»).

По теме: Виды электронных документов и требования к ним

Заполнение документов

1. Информация о заказчике и поставщике предзаполняется сведениями из контракта:

2. Информация о поставленных ТРУ предзаполняется сведениями из контракта, данные можно добавить или изменить вручную.

3. Можно учитывать или не учитывать НДС — это зависит способа налогообложения у поставщика.

Проверка и подписание документов

Готовый документ о приемке отображается в виде печатной формы:

Тщательно проверьте все поля документа. После подписания документ размещается в ЕИС и направляется заказчику. У поставщика отобразится время отправки и статус документа «На рассмотрении».

Пошаговая инструкция по актированию для заказчика

1. Открыв карточку документа, заказчик проверяет всю информацию, включая приложенные файлы:

2. Если никаких несоответствий не выявлено и заказчика все устраивает, он указывает в графе «Итог приемки», что ТРУ приняты. Можно добавить информацию о неустойках, штрафах, пенях, начисленных поставщику, если на это есть основания: сумма оплаты по электронному актированию уменьшится автоматически:

3. Проверив корректность всех сведений, уполномоченный сотрудник заказчика подписывает документ и размещает его в ЕИС:

4. Статус документа у заказчика изменится на «Подписано», а также будет обозначено время подписания и информация о неустойках, если они были начислены:

Исправление документа о приемке

При обнаружении ошибок в документах о приемке заказчик создает уведомление об уточнении, где указывает конкретные недочеты.

Поставщик, получив уведомление, вносит в документ исправления. Это можно сделать двумя способами:

• Для небольших ошибок разрешается простое внесение правок.
• Чтобы исправить существенные пункты (такие как стоимость, количество) — например, если ТРУ приняты заказчиком частично, — поставщику потребуется составить корректировочный документ и указать исправленные данные о фактическом количестве и стоимости принятых ТРУ.
  
  

Редактирование и удаление документа о приемке

Удаление документов допускается только до момента их размещения в ЕИС. Если ошибки в документе обнаружены позже — нужен корректировочный документ.

Особенности электронного актирования

Переход на электронное актирование — это шаг в сторону оптимизации и прозрачности в сфере госзакупок. Цифровые технологии вносят ряд существенных улучшений в процесс приемки товаров, работ и услуг:

• Снижение затрат на логистику: отпадает необходимость в физических встречах и доставке документов, что экономит время и деньги.
• Минимизация расходов на хранение: документы электронного актирования, в отличие от бумажных, не занимают места, а значит, сокращаются затраты на хранение и архивирование.
• Простая проверка: все документы электронного актирования хранятся в единой системе, что обеспечивает быстрый и удобный доступ к необходимой информации.
• Упрощенное согласование: все документы доступны в едином электронном пространстве, что исключает риск потери документации и сокращает время на согласование.
• Прозрачный документооборот: электронный документооборот обеспечивает отслеживаемость всех действий, что повышает прозрачность процесса приемки и упрощает контроль со стороны заказчика.
• Удобная передача документов в контролирующие органы: все документы электронного актирования размещаются в ЕИС, что исключает необходимость отправлять бумажные копии.

Штрафы по электронной приемке

Несоблюдение правил приемки может привести к серьезным финансовым последствиям:

• За неразмещение сведений о приемке в ЕИС грозит штраф 50 тыс. руб. (часть 3 статьи 7.30 КоАП РФ).
• За неразмещение сведений об исполнении контракта в реестре после приемки готовьтесь к штрафу в 20 тыс. руб. (часть 2 статьи 7.31 КоАП РФ).
• Непроверка страны происхождения товара влечет за собой штраф 20 тыс. руб. (часть 2 статьи 7.31 КоАП РФ).
• Если вы внесли изменения в контракт при приемке без оформления дополнительного соглашения, вас ждет штраф 20 тыс. руб. (часть 4 статьи 7.32 КоАП РФ).
• Невычет неустойки из оплаты при просрочке исполнения контракта карается штрафом в двойном размере от суммы неправомерно потраченных средств бюджета (часть 5 статьи 7.32 КоАП РФ).
• За несвоевременную отправку уточнений по приемке или за их неотправку грозят штрафы в размере 5-15% от стоимости неисполненных обязательств по контракту, но не менее 30 тыс. руб., либо дисквалификация до 2 лет (часть 7 статьи 7.32 КоАП РФ).
• Непроведение экспертизы товара при приемке карается штрафом 20 тыс. руб. (часть 8 статьи 7.32 КоАП РФ).
• Не проведя проверку экспертного заключения при приемке товара, вы рискуете получить штраф от 30 до 50 тыс. руб. или дисквалификацию от 6 месяцев до 1 года (статья 7.32.6 КоАП РФ).
• За просрочку оплаты более 7 дней после приемки товара грозит штраф от 30 до 50 тыс. руб. (часть 1 статьи 7.32.5 КоАП РФ).
• Повторная просрочка оплаты более чем на 7 дней может привести к дисквалификации на срок от 1 до 2 лет (часть 2 статьи 7.32.5 КоАП РФ).
  
  

Заключение

Внедрение в процесс закупки электронного актирования становится незаменимым инструментом для оптимизации процессов приемки товаров, работ и услуг. Это — переход от громоздких папок с бумагами к удобной цифровой среде. 

Все документы — акты, протоколы, справки — хранятся и обрабатываются в электронном виде. Больше не нужно печатать, подписывать, сканировать и отправлять документы по почте: все документы доступны участникам в любое время и из любого места, где есть доступ к интернету.

Электронное актирование — это не просто переход к цифровому документообороту, это новация, которая привносит эффективность и прозрачность в систему госзакупок, делая ее более открытой и доступной для всех участников процесса.