Виды и требования к электронным документам

Содержание

• Что такое ЭДО
• Виды электронных документов
• Требования к документам в электронном виде
• Как перейти на ЭДО
• Преимущества и недостатки

Что такое ЭДО

Это обмен документами через облачные сервисы или программы на ПК. При этом подписывать бумажные носители не нужно.

Электронные документы имеют такую же юридическую силу, как и бумажные документы, особенно когда они подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью, что часто требуется для официального электронного документооборота.

Работать с электронными документами можно через специальную систему, в ней можно хранить документы организации и безопасно ими обмениваться с партнерами, хотя ЭДО — это не то же самое, что обмен файлами удаленно.

Такой способ передачи данных дает возможность работать с любым вариантом электронной подписи.

Среди существующих сервисов есть и бесплатные, которые работают без сертификации ФНС. Такая система документооборота (СЭД) — возможность работать с ЭД, соблюдая общие требования. По желанию руководителя СЭД может быть выстроена как вертикально, от руководителя к подчиненным, так и горизонтально, давая возможность обмена ЭД в рамках отдела или подразделения.

Чтобы начать пользоваться ЭДО, нужно выбрать оператора и установить на компьютер программу или подключиться к облачному сервису. Работать с электронными документами можно с любого устройства.

Читайте по теме:

Электронный документооборот: как избавиться от возни с бумажками

«У нас больше нет отдельной комнаты под архив»: как компания внедряла кадровый ЭДО

С начала 2023 года государственные учреждения должны соответствовать общему требованию о введении внутреннего документооборота по приказу Минфина России п. 6, № 61н. Бюджетные организации в обязательном порядке перешли на работу с электронными документами.

Рассмотрим, какие виды электронных документов существуют и каким способом можно их создавать, хранить и пересылать в электронном виде.

Виды электронных документов

В ЭДО все форматы документов в электронном виде относятся к двум типам:

1. Формализованные — их форма рекомендована ФНС. Обязательные требования к документам такого типа — расширение xml. Например, счет-фактура, УПД, акт приемки или товарная накладная. Таким видам документов нужна усиленная квалифицированная подпись.
2. Неформализованные — не имеют жестких требований, для их создания используются разные форматы (docx, pdf, jpg), однако и они должны иметь ЭП для юридической значимости. Например, контракты, договоры и дополнительные соглашения.

Важно: документы, которые созданы по специальным требованиям к форме для налогового учета, требуют и специальной процедуры обмена — нужно квалифицированное посредничество оператора ЭДО. В момент подписания он сделает проверку сертификата ЭД.

Электронные документы подаются в арбитражный суд через сервис «Мой арбитр» или на сайте ГАС «Правосудие», где заполняются формы или загружаются нужные документы, которые имеют усиленную квалифицированную подпись.

Такой способ ведения первичной документации в электронном виде позволяет быстро создать, обработать, архивировать и найти нужное. Например, по запросу контролирующего органа к такому виду документов доступ открыть можно за секунды.

Требования к документам в электронном виде

Формат ЭД и список критериев закреплены законодательством РФ. Требования к электронным документам отличаются по приоритетности и разделяются условно на три вида:

1. Содержание и оформление документа. Эти требования закреплены в законодательстве РФ. Они распространяются не только на электронные акты, но и на их бумажный аналог. Если требования в документах нарушены, они теряют юридическую силу независимо о того, стоит подпись на них или нет.
2. Требования для нормативного регулирования. К ним относится вид электронной печати. Также прописано, правомерно ли создание такого ЭД по закону, нужна ли его копия на бумаге.
3. Требования к документам, которые относятся к определенному виду могут быть индивидуальны и должны быть отражены в инструкциях или нормативных актах компании.

Важно: следует изучить все нормативные акты и ряд требований, что связаны с теми видами документов, с которыми компания планирует работать.

Переход на ЭДО считается добровольным, но есть компании, которые должны соответствовать требованиям и использовать при работе документы в электронном виде.

Это необходимо в случае, если:

1. Компания продает одежду, обувь или БАДы.
2. Деятельность организации ведется с импортными товарами, что обязательно проходят через НСП (национальную систему прослеживаемости). Например, импортирует стиральные машины, механизированную технику или холодильники.
3. Компания является поставщиком или заказчиком в сфере государственных закупок.
4. Компании, которые ведут бухучет и сдают отчетность в государственные органы.

Справка: в скором времени использование электронного документооборота может стать обязательным для всех компаний и ИП, а не только для бюджетных организаций.

Как перейти на ЭДО

Для перехода компании на ЭДО следует сделать несколько шагов:

1. В учетную политику организации нужно внести изменения — указать возможность создания ЭД, их использования и передачи. Прописать, кто будет редактировать и подписывать такие документы, а кто сможет согласовывать без права подписи.
2. Ответственно подойти к выбору оператора электронного документооборота, нужно обратить внимание на количество пользователей данной системы и отзывы о работе.
3. Чтобы документы имели юридическую силу, важно приобрести квалифицированную электронную подпись (КЭП).
4. Выбрать способ работы с ЭДО — через программный модуль для 1С или интерфейс отдельного сервиса.
5. Согласовать с контрагентами работу по документам в электронном виде.
6. Поскольку по законодательству РФ первичные документы должны быть сохранены в течение 4 лет, важно продумать систему хранения — при большом объеме документооборота потребуется сделать электронный архив.

Преимущества и недостатки

Сложно спорить с очевидными плюсами электронного документооборота, ведь информация в таком виде надежно защищена и хранится на выгодных условиях достаточно длительный срок.

Читайте по теме:

Как выбрать систему электронного документооборота?

Все о цифровизации документооборота: какие продукты есть на рынке и кому они подходят

Документы в электронном виде имеют следующие преимущества:

1. Работа внутри компании станет более упорядочена. Стопки бумаг и папок останутся в прошлом. Вся переписка, договоры, акты и прочее будут удобно храниться в своих файлах. Они не занимают места, поиск происходит в разы быстрее, а доступ к ним руководитель может получить с любого устройства, даже не находясь в офисе.
2. Бизнес-процессы будут быстрее, поскольку подписать документ можно онлайн. Это займет несколько минут в системе электронного документооборота.
3. Документооборот станет безопасным, ведь ни один ЭД не имеет шанса потеряться или изменить статус. Каждый документ отправляется по защищенным каналам и информация об этом сохраняется.
4. Оператор проверяет все электронные документы на на соответствие форме и срок действия электронной подписи.
5. Высокая скорость поиска нужного документа.
6. Сокращение расходов на покупку бумаги, печать и отправку с курьером.
7. Можно сделать резервные копии ЭД.

У перехода на ЭДО есть свои недостатки:

1. Не все сотрудники технически осведомлены в том, как работать с ЭДО. Нужно потратить время и финансы на подключение нужного ПО и на обучение сотрудников.
2. Предприятия, которые получили доступ конфиденциальной информации, должны соответствовать основным требованиям о повышенном уровне безопасности к шифрованию и оборудованию.
3. Если у партнера нет ЭДО, то придется работать по-старому.

В ближайшем будущем электронный документооборот станет обязательным для всех. Поэтому уже сейчас стоит рассмотреть переход на электронный формат документов. Это позволит быть в курсе последних тенденций и заранее подготовиться к возможным изменениям в законодательстве и стандартам ведения бизнеса.

Фото на обложке: Unsplash