Top.Mail.Ru
Истории

Виды и требования к электронным документам

Истории
Владислав Афонин
Владислав Афонин

Редактор

Владислав Афонин

Цифровизация коснулась многих сфер, что сделало жизнь проще. Теперь для получения нужной справки или важного документа не надо даже выходить из дома. Технологии упростили и деятельность организаций, сократив временные и денежные затраты на ведение документооборота.

В статье узнаете, какие виды электронных документов бывают и каким требованиям они должны соответствовать.

Виды и требования к электронным документам
  1. Истории

Содержание

Что такое ЭДО

Это обмен документами через облачные сервисы или программы на ПК. При этом подписывать бумажные носители не нужно.

Электронные документы имеют такую же юридическую силу, как и бумажные документы, особенно когда они подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью, что часто требуется для официального электронного документооборота.

RB.RU рекомендует лучших поставщиков цифровых решений для вашего бизнеса — по ссылке

Работать с электронными документами можно через специальную систему, в ней можно хранить документы организации и безопасно ими обмениваться с партнерами, хотя ЭДО — это не то же самое, что обмен файлами удаленно.

Такой способ передачи данных дает возможность работать с любым вариантом электронной подписи.

Среди существующих сервисов есть и бесплатные, которые работают без сертификации ФНС. Такая система документооборота (СЭД) — возможность работать с ЭД, соблюдая общие требования. По желанию руководителя СЭД может быть выстроена как вертикально, от руководителя к подчиненным, так и горизонтально, давая возможность обмена ЭД в рамках отдела или подразделения.

Чтобы начать пользоваться ЭДО, нужно выбрать оператора и установить на компьютер программу или подключиться к облачному сервису. Работать с электронными документами можно с любого устройства.


Читайте по теме:

Электронный документооборот: как избавиться от возни с бумажками

«У нас больше нет отдельной комнаты под архив»: как компания внедряла кадровый ЭДО


С начала 2023 года государственные учреждения должны соответствовать общему требованию о введении внутреннего документооборота по приказу Минфина России п. 6, № 61н. Бюджетные организации в обязательном порядке перешли на работу с электронными документами.

Рассмотрим, какие виды электронных документов существуют и каким способом можно их создавать, хранить и пересылать в электронном виде.

Виды электронных документов

В ЭДО все форматы документов в электронном виде относятся к двум типам:

  1. Формализованные — их форма рекомендована ФНС. Обязательные требования к документам такого типа — расширение xml. Например, счет-фактура, УПД, акт приемки или товарная накладная. Таким видам документов нужна усиленная квалифицированная подпись.
  2. Неформализованные — не имеют жестких требований, для их создания используются разные форматы (docx, pdf, jpg), однако и они должны иметь ЭП для юридической значимости. Например, контракты, договоры и дополнительные соглашения.

Важно: документы, которые созданы по специальным требованиям к форме для налогового учета, требуют и специальной процедуры обмена — нужно квалифицированное посредничество оператора ЭДО. В момент подписания он сделает проверку сертификата ЭД.

Электронные документы подаются в арбитражный суд через сервис «Мой арбитр» или на сайте ГАС «Правосудие», где заполняются формы или загружаются нужные документы, которые имеют усиленную квалифицированную подпись.

Такой способ ведения первичной документации в электронном виде позволяет быстро создать, обработать, архивировать и найти нужное. Например, по запросу контролирующего органа к такому виду документов доступ открыть можно за секунды.

Требования к документам в электронном виде

Формат ЭД и список критериев закреплены законодательством РФ. Требования к электронным документам отличаются по приоритетности и разделяются условно на три вида:

  1. Содержание и оформление документа. Эти требования закреплены в законодательстве РФ. Они распространяются не только на электронные акты, но и на их бумажный аналог. Если требования в документах нарушены, они теряют юридическую силу независимо о того, стоит подпись на них или нет.
  2. Требования для нормативного регулирования. К ним относится вид электронной печати. Также прописано, правомерно ли создание такого ЭД по закону, нужна ли его копия на бумаге.
  3. Требования к документам, которые относятся к определенному виду могут быть индивидуальны и должны быть отражены в инструкциях или нормативных актах компании.

Важно: следует изучить все нормативные акты и ряд требований, что связаны с теми видами документов, с которыми компания планирует работать.

Переход на ЭДО считается добровольным, но есть компании, которые должны соответствовать требованиям и использовать при работе документы в электронном виде.

Это необходимо в случае, если:

  1. Компания продает одежду, обувь или БАДы.
  2. Деятельность организации ведется с импортными товарами, что обязательно проходят через НСП (национальную систему прослеживаемости). Например, импортирует стиральные машины, механизированную технику или холодильники.
  3. Компания является поставщиком или заказчиком в сфере государственных закупок.
  4. Компании, которые ведут бухучет и сдают отчетность в государственные органы.

Справка: в скором времени использование электронного документооборота может стать обязательным для всех компаний и ИП, а не только для бюджетных организаций.

Как перейти на ЭДО

Для перехода компании на ЭДО следует сделать несколько шагов:

  1. В учетную политику организации нужно внести изменения — указать возможность создания ЭД, их использования и передачи. Прописать, кто будет редактировать и подписывать такие документы, а кто сможет согласовывать без права подписи.
  2. Ответственно подойти к выбору оператора электронного документооборота, нужно обратить внимание на количество пользователей данной системы и отзывы о работе.
  3. Чтобы документы имели юридическую силу, важно приобрести квалифицированную электронную подпись (КЭП).
  4. Выбрать способ работы с ЭДО — через программный модуль для 1С или интерфейс отдельного сервиса.
  5. Согласовать с контрагентами работу по документам в электронном виде.
  6. Поскольку по законодательству РФ первичные документы должны быть сохранены в течение 4 лет, важно продумать систему хранения — при большом объеме документооборота потребуется сделать электронный архив.

Преимущества и недостатки

Сложно спорить с очевидными плюсами электронного документооборота, ведь информация в таком виде надежно защищена и хранится на выгодных условиях достаточно длительный срок.


Читайте по теме:

Как выбрать систему электронного документооборота?

Все о цифровизации документооборота: какие продукты есть на рынке и кому они подходят


Документы в электронном виде имеют следующие преимущества:

  1. Работа внутри компании станет более упорядочена. Стопки бумаг и папок останутся в прошлом. Вся переписка, договоры, акты и прочее будут удобно храниться в своих файлах. Они не занимают места, поиск происходит в разы быстрее, а доступ к ним руководитель может получить с любого устройства, даже не находясь в офисе.
  2. Бизнес-процессы будут быстрее, поскольку подписать документ можно онлайн. Это займет несколько минут в системе электронного документооборота.
  3. Документооборот станет безопасным, ведь ни один ЭД не имеет шанса потеряться или изменить статус. Каждый документ отправляется по защищенным каналам и информация об этом сохраняется.
  4. Оператор проверяет все электронные документы на на соответствие форме и срок действия электронной подписи.
  5. Высокая скорость поиска нужного документа.
  6. Сокращение расходов на покупку бумаги, печать и отправку с курьером.
  7. Можно сделать резервные копии ЭД.

У перехода на ЭДО есть свои недостатки:

  1. Не все сотрудники технически осведомлены в том, как работать с ЭДО. Нужно потратить время и финансы на подключение нужного ПО и на обучение сотрудников.
  2. Предприятия, которые получили доступ конфиденциальной информации, должны соответствовать основным требованиям о повышенном уровне безопасности к шифрованию и оборудованию.
  3. Если у партнера нет ЭДО, то придется работать по-старому.

В ближайшем будущем электронный документооборот станет обязательным для всех. Поэтому уже сейчас стоит рассмотреть переход на электронный формат документов. Это позволит быть в курсе последних тенденций и заранее подготовиться к возможным изменениям в законодательстве и стандартам ведения бизнеса.

Фото на обложке: Unsplash

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 Что такое среднесписочная численность работников и как ее рассчитать
  2. 2 Что такое РСБУ, состав и отличия от других стандартов
  3. 3 Косвенные налоги: что к ним относится, как начисляются и почему их не всегда видно
  4. 4 Почему бизнес теряет деньги на закупках и как это исправить
  5. 5 Как вести бухгалтерский учет самостоятельно
ArtTech — карта разработчиков арт-технологий
Все игроки российского рынка технологий для искусства
Перейти