Как выбрать систему электронного документооборота?

Функциональные возможности

Давайте начнем с функций СЭД, на которые следует обратить внимание. При ознакомлении с этим списком важно определить, является ли данная функция обязательной, желательной, но необязательной, или не имеет значения.

Структурированный архив документов

Важно иметь единый архив для документов с легким доступом, удобным поиском, загрузкой и выгрузкой. Архив должен поддерживать полнотекстовый и атрибутивный поиск по контрагентам, номерам, типам и т.д.

Для компаний с большим объемом документов и контрагентов важна возможность объединять архивы разных форматов, включая бумажные оригиналы, сканы и юридически значимые документы.

Интеграция системы электронного документооборота с сервисами сканирования, штрих-кодирования и распознавания также должна быть уточнена.

Например, система «1С:Документооборот КОРП» может работать с бумажными документами, благодаря сканированию и распознаванию отсканированных документов, переводя файлы PDF в текстовый формат.

В решении Directum при занесении в систему документа алгоритмы на основе искусственного интеллекта за человека заполняют его карточку, определяют вид и содержание, указывают данные корреспондента и адресата. Делопроизводителю остается проверить корректность и полноту занесения комплекта.

Совместная работа с документами

Для полноценной совместной работы над документами важно иметь поддержку настройки гибких прав доступа для пользователей и возможность отслеживания и управления версиями документов, включая удаление и откат к предыдущим версиям.

Эта функциональность в том или ином виде представлена во всех известных системах. Но можно отметить “Битрикс 24”, в котором можно организовать совместную работу, распределив всю внутреннюю переписку фирмы по чатам различных департаментов, прикреплять документы в разных форматах (например, тексты, таблицы, презентации) и тут же их совместно дорабатывать. 

Управление задачами и процессами

Речь идет о гибкой настройке процессов с возможностью самостоятельного изменения маршрутов согласования. Такие конструкторы позволяют настраивать процессы без участия разработчиков, определять участников процессов по их ролям и делегировать и перенаправлять задачи другим сотрудникам с учетом прав доступа.

Например, в «Контур.Диадок» реализованы расширенные возможности маршрутов согласования, благодаря чему обеспечивается контроль и прозрачность. В системе отражаются статусы документов на каждом этапе, позволяющие отследить процесс согласования и в срок выполнить обязательства перед контрагентами.

Обмен электронными документами с контрагентами

Поддержка обмена документами с контрагентами через провайдеров ЭДО, включая работу с различными типами документов и различными видами электронной подписи. Автоматическая сортировка и маршрутизация документов в соответствии с предварительно настроенными параметрами.

Если для вас важна эта функция, обратите внимание, например, на онлайн-сервис “Астрал.ЭДО” для обмена юридически значимыми документами с контрагентами без дублирования на бумаге.

Есть еще много функций, которые вы можете рассматривать как необходимые именно вашему бизнесу: встроенная электронная почта, мобильный доступ, возможность по созданию отчетов, интеграция с другими системами и т.д. Но помимо функциональных возможностей есть ряд других аспектов, на которые вам предстоить обратить внимание.

Интерфейс и удобство работы

Интерфейс должен быть современным и интуитивно понятным, чтобы сотрудники могли легко овладеть системой и пользоваться с удовольствием. Изучите интерфейс системы на демонстрации, чтобы оценить, насколько быстро можно разобраться в ней самостоятельно. Доступ к ключевым разделам и документам должен быть в 2-3 клика.  

Читать по теме: Все о цифровизации документооборота: какие продукты есть на рынке и кому они подходят

Безопасность

Меры безопасности в СЭД чаще включают ограничение доступа через Интернет, поддержку протокола SSL для безопасной связи, проверку сложности паролей с помощью генератора сложных паролей, запрет входа без пароля, политики доступа на основе организаций или грифов доступа, делегирование прав, передачу прав руководителям подчиненных, аудит логов всех действий пользователей и возможность шифрования файлов для определенных пользователей.

Поддержка

Следует учитывать размер партнерской сети и распространенность партнеров в вашем регионе, доступность и квалификацию специалистов на рынке, а также условия и длительность поддержки со стороны вендора и наличие методической поддержки и учебных курсов для эффективного использования системы и обучения персонала.

Стоимость

Здесь полезно рассмотреть вопросы о первоначальных и текущих платежах, определить частоту оплаты (ежегодно, ежемесячно) и необходимость регулярного обновления лицензий, а также выяснить, включены ли эти расходы в текущие платежи.

Для принятия решения, создайте матрицу с ключевыми факторами, опишите идеальное решение и сравните разные варианты. Попросите поставщиков продемонстрировать свои продукты. Важно оценить решение на практике, а не только в теории. И помните, что неподходящая или плохо спроектированная система может серьезно навредить вашей компании.

Читать по теме: Преимущества и недостатки разных видов подписей: что можно подписать только от руки

Как сэкономить на внедрении

Для экономии можно вместо единоразовой покупки рассмотреть модель подписки, что позволит снизить начальные затраты. Облачные решения обеспечат гибкость и сократят затраты на аппаратное обеспечение. Позволит существенно сэкономить и поэтапное приобретение и внедрение модулей с фокусом на текущие потребности.

Как происходит внедрение по этапам

Внедрение проходит через несколько важных этапов. Сначала проводится обследование процессов компании и сбор требований, чтобы полностью понять потребности и цели. Затем пользователи проходят обучение, ознакамливаются с функциональностью новой системы.

Следующий шаг — настройка и кастомизация системы под специфические потребности компании, включая настройку интеграций. Наконец, происходит миграция данных из прежних систем и заполнение новой системы, чтобы обеспечить плавный переход и сохранение необходимой информации.

Возможно ли настроить документооборот между разными системами

Да, большинство систем поддерживают универсальные форматы электронного взаимодействия. Этот процесс называется интеграцией. При наличии соответствующих технических возможностей и протоколов обмена данными, разные системы могут быть связаны, позволяя передавать документы и информацию между ними.

Интеграция систем электронного документооборота обеспечивает совместную работу и обмен документами между организациями, которые используют различные СЭД. Это способствует эффективному обмену информацией и сокращению необходимости ручного ввода данных.

Читать по теме:

Сервис автоматизации документооборота DocsInBox привлек 30 млн рублей на развитие ИИ

«Тинькофф Бизнес» запустил бесплатный сервис для документооборота компаний с самозанятыми

Фото на обложке: Unsplash