Top.Mail.Ru
Колонки

Как выбрать систему электронного документооборота?

Колонки
Агиль Хыдыров
Агиль Хыдыров

Руководитель разработки систем автоматизации процессов 1С

Екатерина Алипова

Для выбора подходящего решения для вашей фирмы, рассмотрим несколько аспектов. Нужно учесть не только функциональность программных продуктов, но и безопасность системы электронного документооборота (СЭД), надежность и удобство работы. Тонкостями выбора и эффективного использования в дальнейшем делится руководитель разработки систем автоматизации процессов Агиль Хыдыров.

Как выбрать систему электронного документооборота?

Функциональные возможности

Давайте начнем с функций СЭД, на которые следует обратить внимание. При ознакомлении с этим списком важно определить, является ли данная функция обязательной, желательной, но необязательной, или не имеет значения.

Структурированный архив документов

Важно иметь единый архив для документов с легким доступом, удобным поиском, загрузкой и выгрузкой. Архив должен поддерживать полнотекстовый и атрибутивный поиск по контрагентам, номерам, типам и т.д.

Для компаний с большим объемом документов и контрагентов важна возможность объединять архивы разных форматов, включая бумажные оригиналы, сканы и юридически значимые документы.

Интеграция системы электронного документооборота с сервисами сканирования, штрих-кодирования и распознавания также должна быть уточнена.

Например, система «1С:Документооборот КОРП» может работать с бумажными документами, благодаря сканированию и распознаванию отсканированных документов, переводя файлы PDF в текстовый формат.

В решении Directum при занесении в систему документа алгоритмы на основе искусственного интеллекта за человека заполняют его карточку, определяют вид и содержание, указывают данные корреспондента и адресата. Делопроизводителю остается проверить корректность и полноту занесения комплекта.

Все сервисы и компании, связанные с релокацией, на одной карте

Совместная работа с документами

Для полноценной совместной работы над документами важно иметь поддержку настройки гибких прав доступа для пользователей и возможность отслеживания и управления версиями документов, включая удаление и откат к предыдущим версиям.

Эта функциональность в том или ином виде представлена во всех известных системах. Но можно отметить “Битрикс 24”, в котором можно организовать совместную работу, распределив всю внутреннюю переписку фирмы по чатам различных департаментов, прикреплять документы в разных форматах (например, тексты, таблицы, презентации) и тут же их совместно дорабатывать. 

Управление задачами и процессами

Речь идет о гибкой настройке процессов с возможностью самостоятельного изменения маршрутов согласования. Такие конструкторы позволяют настраивать процессы без участия разработчиков, определять участников процессов по их ролям и делегировать и перенаправлять задачи другим сотрудникам с учетом прав доступа.

Например, в «Контур.Диадок» реализованы расширенные возможности маршрутов согласования, благодаря чему обеспечивается контроль и прозрачность. В системе отражаются статусы документов на каждом этапе, позволяющие отследить процесс согласования и в срок выполнить обязательства перед контрагентами.

Обмен электронными документами с контрагентами

Поддержка обмена документами с контрагентами через провайдеров ЭДО, включая работу с различными типами документов и различными видами электронной подписи. Автоматическая сортировка и маршрутизация документов в соответствии с предварительно настроенными параметрами.

Если для вас важна эта функция, обратите внимание, например, на онлайн-сервис “Астрал.ЭДО” для обмена юридически значимыми документами с контрагентами без дублирования на бумаге.

Есть еще много функций, которые вы можете рассматривать как необходимые именно вашему бизнесу: встроенная электронная почта, мобильный доступ, возможность по созданию отчетов, интеграция с другими системами и т.д. Но помимо функциональных возможностей есть ряд других аспектов, на которые вам предстоить обратить внимание.

Интерфейс и удобство работы

Интерфейс должен быть современным и интуитивно понятным, чтобы сотрудники могли легко овладеть системой и пользоваться с удовольствием. Изучите интерфейс системы на демонстрации, чтобы оценить, насколько быстро можно разобраться в ней самостоятельно. Доступ к ключевым разделам и документам должен быть в 2-3 клика.  


Читать по теме: Все о цифровизации документооборота: какие продукты есть на рынке и кому они подходят


Безопасность

Меры безопасности в СЭД чаще включают ограничение доступа через Интернет, поддержку протокола SSL для безопасной связи, проверку сложности паролей с помощью генератора сложных паролей, запрет входа без пароля, политики доступа на основе организаций или грифов доступа, делегирование прав, передачу прав руководителям подчиненных, аудит логов всех действий пользователей и возможность шифрования файлов для определенных пользователей.

Поддержка

Следует учитывать размер партнерской сети и распространенность партнеров в вашем регионе, доступность и квалификацию специалистов на рынке, а также условия и длительность поддержки со стороны вендора и наличие методической поддержки и учебных курсов для эффективного использования системы и обучения персонала.

Стоимость

Здесь полезно рассмотреть вопросы о первоначальных и текущих платежах, определить частоту оплаты (ежегодно, ежемесячно) и необходимость регулярного обновления лицензий, а также выяснить, включены ли эти расходы в текущие платежи.

Для принятия решения, создайте матрицу с ключевыми факторами, опишите идеальное решение и сравните разные варианты. Попросите поставщиков продемонстрировать свои продукты. Важно оценить решение на практике, а не только в теории. И помните, что неподходящая или плохо спроектированная система может серьезно навредить вашей компании.


Читать по теме: Преимущества и недостатки разных видов подписей: что можно подписать только от руки


Как сэкономить на внедрении

Для экономии можно вместо единоразовой покупки рассмотреть модель подписки, что позволит снизить начальные затраты. Облачные решения обеспечат гибкость и сократят затраты на аппаратное обеспечение. Позволит существенно сэкономить и поэтапное приобретение и внедрение модулей с фокусом на текущие потребности.

Как происходит внедрение по этапам

Внедрение проходит через несколько важных этапов. Сначала проводится обследование процессов компании и сбор требований, чтобы полностью понять потребности и цели. Затем пользователи проходят обучение, ознакамливаются с функциональностью новой системы.

Следующий шаг — настройка и кастомизация системы под специфические потребности компании, включая настройку интеграций. Наконец, происходит миграция данных из прежних систем и заполнение новой системы, чтобы обеспечить плавный переход и сохранение необходимой информации.

Возможно ли настроить документооборот между разными системами

Да, большинство систем поддерживают универсальные форматы электронного взаимодействия. Этот процесс называется интеграцией. При наличии соответствующих технических возможностей и протоколов обмена данными, разные системы могут быть связаны, позволяя передавать документы и информацию между ними.

Интеграция систем электронного документооборота обеспечивает совместную работу и обмен документами между организациями, которые используют различные СЭД. Это способствует эффективному обмену информацией и сокращению необходимости ручного ввода данных.


Читать по теме:

Сервис автоматизации документооборота DocsInBox привлек 30 млн рублей на развитие ИИ

«Тинькофф Бизнес» запустил бесплатный сервис для документооборота компаний с самозанятыми


Фото на обложке: Unsplash

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 Все о цифровизации документооборота: какие продукты есть на рынке и кому они подходят
  2. 2 Почему типовое планирование производства в 1С:ERP подходит не всем
  3. 3 8 российских сервисов на замену Trello и Jira
  4. 4 Мобильные приложения 1С глазами бизнеса: 8 идей использования
  5. 5 Выигрышный процесс. Варианты и кейсы использования данных из 1С в суде для победы в тяжбах
DION
Что ждет рынок корпоративных коммуникаций в 2024 году?
Подробнее