Все о цифровизации документооборота: какие продукты есть на рынке и кому они подходят

История вопроса: как в России появился электронный документооборот

Цифровизировать документооборот позволяют три разных вида сервисов: ЭДО (электронного документооборота), КЭДО (кадрового электронного документооборота) и ЭП (электронной подписи). Может показаться, что это разные названия для одной и той же сущности, но нет. И история появления этих групп сервисов тоже разная. 

В России электронный документооборот (ЭДО) возник в 80-х, однако развиваться начал спустя 30 лет, когда ФНС сделала возможным прием налоговой отчетности в электронном виде. Это стало точкой отсчета для электронного документооборота в России. На рынке начали появляться операторы электронного документооборота.

КЭДО — сравнительно молодое явление. В 2017 году в РФ начали проводить эксперименты по цифровизации внутреннего документооборота отдельных компаний. А в 2020 году появились электронные трудовые книжки. А в 2021 году были внесены изменения в Трудовой кодекс, которые позволили полностью внедрить кадровый электронный документооборот (КЭДО).

Электронная подпись (ЭП) — это технология, которая всегда лежит в основе ЭДО и КЭДО, но не сводится лишь к ним. Она появилась с развитием интернета. В России старт работы над созданием и внедрением ЭП начался в 1992 году, когда Федеральное агентство правительственной связи и информации (ФАПСИ) предложило запустить проект электронной цифровой подписи. Началась разработка законодательной базы. Первый стандарт электронной подписи в России появился еще в 1994 году, тогда она называлась ЭЦП. Сегодня термин устарел, используют более современный — ЭП. В 2011 году приняли федеральный закон №63-ФЗ «Об электронной подписи», регламентирующий требования, порядок ее создания и способы применения.

Отличия ЭДО, КЭДО, ЭП и способы их применения

ЭДО — это сервис, созданный для обмена любыми документами в сегменте B2B. Не каждая компания может оказывать услуги по ЭДО. Изначально сервисы ЭДО создавали исключительно под счета-фактуры и другие документы с НДС, но вскоре стало понятно, что их количество и формат можно масштабировать. Операторы ЭДО стали оказывать услуги по подписанию и обмену любыми документами между юрлицами в электронном виде. 

КЭДО — кадровый электронный документооборот. Если ЭДО можно применить к внешнему документообороту, то в КЭДО речь именно о кадровом электронном документообороте, внутреннем. Здесь применяются специализированные системы, поэтому компаниям, выпускающим сервисы КЭДО, необходимо строго соблюдать требования Трудового законодательства. 

Кадровый электронный документооборот регулируется ФЗ № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» (данный закон определяет условия применения КЭДО), приказом Минтруда России № 578н (выделяет необходимые требования к документам в электронном виде) и ФЗ-№63 «Об электронной подписи».

И здесь есть важный момент. По Трудовому законодательству, есть несколько документов, подписывать которые необходимо исключительно вручную: приказ об увольнении, журнал регистрации прохождения инструктажей по охране труда, акт о несчастном случае на производстве. То есть уйти от бумаги совсем пока не получится.

ЭП, или электронная подпись — инструмент, основа любого электронного документооборота, который используется в ЭДО и КЭДО и других процессах: например, при обмене документами юрлицами и физлицами или между двумя физлицами.

Виды электронной подписи              

Российское законодательство выделяет три вида электронной подписи: простая (ПЭП), усиленная неквалифицированная (УНЭП) и усиленная квалифицированная (УКЭП). Отличаются они способом выпуска, стоимостью и надежностью. 

С простой подписью вы сталкиваетесь, когда вводите код из SMS, логин и пароль для входа на сайте или при двухфакторной аутентификации. Усиленные подписи создают с помощью системы криптографической защиты информации; их можно использовать для подписания более важных документов. УКЭП приравнивается к собственноручной подписи и используется для самых значимых документов, которые находятся на контроле у государства: например, для регистрации недвижимости в Росреестре или при заключении кредитного или ипотечного договора. А для применения УНЭП пользователи должны подписать соответствующее соглашение о признании ее юридически значимой — это ее основное отличие от УКЭП. В сервисах КЭДО наиболее популярна УНЭП: она дешевле, чем УКЭП. В сервисах ЭДО используют и НЭП, и КЭП. Вне сервисов ЭДО и КЭДО могут использоваться все три вида ЭП. 

Возникает вопрос: раз электронная подпись существует и как отдельная сущность, и как часть сервисов ЭДО и КЭДО, не проще ли оформить ЭП для любого документооборота и успокоиться? Если вкратце — можно, но далеко не всегда. Например, если вы работаете со счетами-фактурами, без ЭДО для обмена документами с юрлицами не обойтись. 

Компании, которые работают без счетов-фактур, могут не применять сервисы ЭДО. Но в этом случае стоит внимательно отнестись к выбору сервиса электронной подписи: не все из них предполагают возможность не просто подписать документы, а удобно обмениваться ими с контрагентом, хранить историю подписаний и архив самих документов. Но если все перечисленное в сервисе есть, а НДС у вас нет, то можно работать и без ЭДО/КЭДО. 

Резюмируем: ЭДО существует для обмена документами среди двух юрлиц, КЭДО — между компаний и сотрудниками, а ЭП всегда будет частью сервисов ЭДО и КЭДО, но может применяться и за их пределами.

Какое решение выбрать для бизнеса: пошаговый алгоритм

1. Определитесь, какой из потоков документооборота вы хотели бы цифровизировать

Если с партнерами-юрлицами, вам понадобится ЭДО; если с сотрудниками — КЭДО, а если с клиентами-физлицами, то просто электронная подпись. 

Рассмотрим конкретный пример. Страховая компания обменивается документами с клиниками (юрлицами), для которых использует ЭДО, для аналогичного обмена с сотрудниками — КЭДО, а для работы с внешними агентами — просто ЭП. Почти весь документооборот с клиентами, сотрудниками и контрагентами можно перевести в онлайн-формат, забыв о том, что такое принтер, бумага и печать.

2. Готовое решение или собственная разработка?

Сразу скажу: разрабатывать новый сервис стоит лишь в том случае, если вы планируете использовать его не только для внутренних процессов, но и как коммерческий продукт. Для всего остального есть готовые решения. Но это совершенно не значит, что вам придется внедрять в свои IT-системы что-то чужеродное. Многие сервисы предоставляют удобные интеграционные возможности при помощи API (Application Programming Interface — программный интерфейс приложения) или SDK (Software Development Kit — набор ресурсов для разработки ПО под определенную платформу). На практике это значит, что вы продолжаете использовать привычные корпоративные системы, в которые встраивают новые функции. 

3. Как выбрать конкретный сервис

Необходимо сопоставить стоимость и услуги разных сервисов, наложить это на процессы и объемы документооборота в компании, а затем качественно оценить сервис, опираясь на репутацию бренда или рекомендации партнеров.

С чего начать интеграцию цифровых решений

Каждая компания должна принимать решение, опираясь на свои бизнес-задачи.

1. Начните с анализа. Если компания пока не понимает, подойдет для нее цифровизация бизнес-процессов или нет, нужно начать с анализа. Посчитайте расходы на бумажный документооборот — помимо затрат на бумагу, сюда входят расходы на логистику и хранение документов. Добавьте сюда расходы на целый штат сотрудников для систематизации и поиска документов. Так мы поймем, что стоимость бумаги — это обычно наименьший процент затрат среди других расходов на бумажный документооборот. Сравните затраты с будущими расходами на внедрение и ведение электронного документооборота.

2. Боитесь? Попробуйте. Если чувствуете страх и непонимание, как это будет работать, на рынке существуют готовые сервисы, которые можно протестировать. Если в вашем бизнесе есть счета-фактуры, нужно идти к оператору ЭДО, если нет — к любому вендору электронной подписи. Попробовать в действии эти сервисы можно через веб-интерфейсы с базовыми функциями без глубокой интеграции в процессы компании.

3. Понравилось — интегрируйте. Если вы попробовали и поняли, что это работает и это удобно, можно интегрировать сервисы.

Подведем итоги

Электронный документооборот проще и ближе, чем кажется. Он позволяет ускорить и качественно улучшить бизнес-процессы компании. Это не только обычно экономически выгодно и удобно, но и экологично. Только задумайтесь, сколько бумаги вы сможете сэкономить. Выбор между ЭДО, КЭДО и ЭП не стоит — эти сервисы решают разные задачи. Может оказаться, что вам нужно внедрить все три, а может, что-то одно, все зависит от ваших потребностей. 

Если вы хотите полностью оцифровать свои бизнес-процессы и забыть о том, что такое бумага и принтер, выбирайте формат ЭДО + КЭДО + отдельно ЭП под обмен документами с клиентами-физлицами. Что бы вы ни выбрали, вам понадобится ЭП. Пробуйте, выбирайте наиболее удобное решение из представленных на рынке, встраивайте его в свою информационную систему и наслаждайтесь подписанием документов онлайн за пару кликов.

Фото на обложке: Freepik