Колонки

Электронный документооборот: как избавиться от возни с бумажками

Колонки
Екатерина Григорьева
Екатерина Григорьева

Специалист по гражданско-правовым, трудовым, корпоративным и вопросам МЧП

Анна Меликян

Подписать, передать, получить, архивировать – бумажная работа многих пугает. Как я уже упоминала, полезное изобретение – системы электронного документооборота. Они ускоряют работу с документами и позволяют экономить на курьерах, удобны в работе внутри компании и во взаимодействии с контрагентами. 

Расскажу, как внедрить такую у себя в компании и какие могут быть юридические тонкости. 

Электронный документооборот: как избавиться от возни с бумажками

Как перейти на электронный документооборот 

Начнем с небольшой памятки по организации электронного документооборота в компании:

  1. Выберите конкретную систему электронного документооборота. Лучше подойдет та, которую используют ваши контрагенты, чтобы не было конфликта программ;
  2. Заключите соответствующие договоры с поставщиком системы;
  3. Разработайте и примите локальный нормативный акт компании об использовании системы электронного документооборота;
  4. Заключите соглашения и дополнительные соглашения о внесении изменений в действующие договоры с контрагентами об использовании систем электронного документооборота;
  5. Оформите с госорганами отношения о взаимодействии через систему электронного документооборота. Запрашивать требования по оформлению надо в конкретном госоргане.

Заключить соглашение с контрагентами надо, чтобы внести изменения в действующие договоры, где условиями такое взаимодействие запрещено.

Кстати, госорганы все чаще и охотнее взаимодействуют с физическими и юридическими лицами с помощью электронного документооборота. Например, вспомните портал Госуслуги. Моя жизнь уж точно стала легче с его появлением.

О чем надо помнить при переходе

Очевидно, что просто отправить договор контрагенту по электронной почте – это не электронный документооборот. Весь процесс регулируется законом, и его нельзя провести исключительно по своему усмотрению. К счастью, вы можете выдвигать дополнительные требованиям к электронному документу, что дает возможность для маневра. 

Одно из подтверждений передачи документа – электронная цифровая подпись. Только тогда информация в электронной форме признается равнозначной бумажному носителю – но только если документ не должен быть составлен только на бумажном. 

В таком случае документ не могут признать недействительным, даже если на бумажной копии подписи нет. 

Как бизнесу самостоятельно проводить маркетинговые исследования. Узнай по ссылке

Почему от бумажек не избавиться

Увы, переход на электронный документооборот не избавит вас от работы с бумажками. Есть случаи, установленные законодательством, когда необходимо представить исключительно бумажные оригиналы документов.

Например, если вы не принесли нужные бумажные оригиналы документов в суд, иск могут не рассмотреть. Определенные формы отчетности также сдаются в оригиналах в госорганы: например, реестры застрахованных лиц в Пенсионный фонд России. 

Конечно, мы еще не ушли на цифровой уровень и законодательно определены случаи, когда предоставление бумажных оригиналов обязательно, но жизнь не стоит на месте и можно предположить, что в будущем мы с вами перейдем на электронный документооборот без всяких исключений.

Какие системы электронного документооборота я рекомендую

Вот две компании, чьими системами электронного документооборота мне довелось пользоваться:

  1. СКБ Контур. Как указано на официальном сайте, СКБ Контур — один из первых разработчиков программного обеспечения в России. У них есть самые разные продукты, которые можно подобрать под нужды своей компании. Я работала в системе Контур.Диадок и для меня эта система очень удобна при взаимодействии с контрагентами. 
  2. 1С-Рарус. «1С-Рарус» — совместное предприятие «1С» и «Рарус». Я с этой программой работала на стадии урегулирования отношений, но наш бухгалтер от нее в восторге. 

Фото на обложке: Shutterstock / Lia Koltyrina

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 «Страховые взносы – это инвестиции в будущее». Как ИП не запутаться в выплатах
  2. 2 Как зарегистрировать ИП, если тебе 16 – рассказывает эксперт
  3. 3 Как получить юридическую независимость от родителей – рассказывает эксперт
Анкетолог
Как бизнесу самостоятельно проводить маркетинговые исследования
Подробнее