Top.Mail.Ru
Истории

Электронный документооборот: что это и какие документы нельзя переводить

Истории
Владислав Афонин
Владислав Афонин

Редактор

Владислав Афонин

Постепенно государственные и коммерческие организации переходят на электронный документооборот. Распечатка и заполнение и отправка бумаг по почте уходят в прошлое. Однако не все документы подлежат переносу в ЭДО. В статье узнаете, как подключить электронный документооборот и какие документы не подлежат переносу в ЭДО.

Электронный документооборот: что это и какие документы нельзя переводить
  1. Истории
Автор: Владислав Афонин

Содержание

Что такое ЭДО

Процесс составления и обмена бумагами по защищенным каналам через интернет называется электронным документооборотом.

Начни бизнес с RB.RU: 7 писем для старта

Каждый документ в ЭДО обладает юридической силой. Ее бумаге дает электронно-цифровая подпись (ЭЦП).

Алгоритм ЭДО работы таков:

  1. Организация составляет документ.
  2. Руководитель или уполномоченное лицо его подписывают.
  3. Документ пересылают в другую компанию.
  4. Ее директор или уполномоченный сотрудник визирует бумагу.
  5. Ее отправляют обратно.

В отличие от традиционного делопроизводства, в ЭДО доставка документов работает через интернет, а вместо личной подписи действует цифровая.

Существует 3 вида ЭЦП:

  • Простая в виде СМС и работающая в ограниченных условиях.
  • Усиленная неквалифицированная, ее можно получить в удостоверяющих центрах. Подходит для подписи большинства бумаг.
  • Усиленная квалифицированная, с максимальной степенью защиты, которая создана особыми криптографическими программами.

В зависимости от сферы правовых отношений электронный документооборот бывает:

  1. Внутренним, между персоналом и подразделениями компании. Он может работать с помощью простой ЭЦП.
  2. Внешним, включающим пересылку документов контрагентам, заказчикам и другим деловым партнерам. В этом случае нужна усиленная цифровая подпись.

Выделяют также электронное делопроизводство, связанное с государственными органами. Оно помогает быстрее отправлять отчеты, передавать поправки, получать письма.

По функциональности ЭДО бывает:

  • управленческим,
  • бухгалтерским,
  • складским,
  • кадровым.

Преимущества и недостатки ЭДО

Каждый вид электронного документооборота работает на повышение эффективности управления предприятием.

Среди преимуществ ЭДО называют:

  • Сокращение издержек на расходники для распечатки документов.
  • Ускорение процедуры подписания и оформления бумаг.
  • Оптимизацию взаимодействия с партнерами, поставщиками и государственными органами.
  • Предупреждение вероятных ошибок, поскольку система не пропустит неверно оформленный документ.
  • Улучшение поиска справки по небольшому количеству реквизитов в надежно защищенной базе.
  • Архивирование информации и хранение ее на серверах оператора ЭДО.

Недостатками электронного документооборота предприниматели считают:

  • Вероятность технических сбоев из-за неисправностей системы или по вине провайдера.
  • Риски хакерских атак и взлома несмотря на защиту каналов и баз данных надежными способами шифрования.
  • Рост расходов на покупку, настройку программного обеспечения и обучение персонала.

Из-за высоких тарифов операторов на ЭДО переходят в основном крупные организации. Он помогает компаниям работать с филиалами и большим количеством контрагентов. Для небольших предприятий и ИП внедрение электронного документооборота нерентабельно, поскольку снижает доходность бизнеса.

Как подключить электронный документооборот

Большинство предприятий переходит на ЭДО добровольно.


Читайте по теме:

Все о цифровизации документооборота: какие продукты есть на рынке и кому они подходят

Виды и требования к электронным документам


Но Федеральный закон «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 05.04.2013 №44-ФЗ, Постановления Правительства РФ №№ 1110, 2464, 64 и другие нормативно-правовые акты обязывают переходить на электронный документооборот компании, которые:

  • Занимаются оборотом товаров, подлежащих маркировке.
  • Работают с импортной продукцией, проходящей через НСП (Национальную систему прослеживаемости).
  • Участвуют в тендерах по государственным закупкам.
  • Сдают отчет в государственные органы бухгалтерские отчеты.

Этапы подключения ЭДО

Переход к электронному документообороту состоит из следующих этапов:

  1. Определения цели внедрения ЭДО.
  2. Убеждения деловых партнеров начать работать с электронным делопроизводством.
  3. Внесения изменений в учетную политику путем составления новой нормативной базы.
  4. Составления схемы ЭДО аналогично бумажному документообороту, по которому работают в компании.
  5. Оформления электронно-цифровых подписей для руководителей и уполномоченных сотрудников.
  6. Уточнения способа работы с ЭДО. Если ежемесячно в компании обрабатывается менее 100 документов, то подойдет онлайн-версия. При большем количестве нужна интеграция сервиса в учетную систему предприятия.
  7. Выбора оператора.
  8. Подключения контрагентов.

Критерии выбора компании-оператора электронного делопроизводства

Сначала проверяют, входит ли компания в реестр операторов ЭДО.

Затем руководствуются такими критериями, как:

  1. Соответствие функциональных возможностей требованиям заказчика. Система должна работать с теми видами документов, которые входят в учетную систему работодателя.
  2. Цены подключения и обслуживания. Условия зависят от количества рабочих мест и объемов обрабатываемой информации. Это самый непрозрачный раздел на порталах операторов ЭДО.
  3. Уровень сервиса и поддержки. Важны простота инструкций и доступность консультаций со стороны оператора.
  4. Роуминг соединения с контрагентами. Такая услуга нужна при обмене кадровой информацией с ЦЗН, СФР, отправке отчетов в ФНС.
  5. Интеграция с другими сервисами. Требуется совместимость информационной системы с «Госуслугами», «1С» или «Битриксом».
  6. Наличие мобильного приложения. Многим предпринимателям удобно работать с документами через смартфоны и другие гаджеты.

В России предприятия сотрудничают с такими платформами и операторами электронного делопроизводства, как:

  • «Работа в России».
  • «Такском».
  • «Контур.Диадок».
  • «СберКорус».
  • СБИС.
  • «ELMA 365 КЭДО».
  • «Калуга-Астрал».

Какие документы можно переносить в ЭДО

Внутреннее делопроизводство касается следующих бумаг:

  • приказов,
  • заявлений,
  • уставов,
  • протоколов совещаний,
  • технических документов,
  • инструкций,
  • служебных записок,
  • положений о структурных подразделениях..

Список документов определяет руководитель предприятия. Он же решает, переводить их в электронный документооборот или нет.


Читайте по теме:

Cервисы электронного документооборота (ЭДО) в 2024 году

Как выбрать систему электронного документооборота?


При работе с деловыми партнерами в ЭДО обязательно оформляют:

  1. Счета-фактуры, поскольку их подписывают электронно-цифровой подписью руководители или уполномоченные сотрудники. Передать ЭЦП по электронной почте нельзя, ведь документ будет недействительным.
  2. Кодировку товаров в системе маркировки «Честный знак». Без электронного документооборота запрещена продажа обуви, молочной продукции, пива.
  3. Любые бумаги, связанные с отслеживаемыми товарами. Сведения о перемещении холодильников, стиральных машин, тепловых насосов и других товаров передают в ФНС через ЭДО.

Остальные бумаги переводят на электронный документооборот по согласованию с партнерами.

Расширяется список документов, которыми разрешено обмениваться с налоговой. Юридические лица и ИП обязательно отсылают через интернет бухгалтерские и годовые отчеты, декларации по НДС и пояснения к ним.

В добровольном порядке допускается отправка:

  • Книг продаж и покупок с дополнительными листами.
  • Спецификаций.
  • Договоров.
  • Отчетов о движении средств на расчетном счете.
  • Документов по вопросам постановки и снятия с учета.

В области кадрового документооборота и в сфере охраны труда подлежат переносу в ЭДО:

  • Трудовые, коллективные, ученические договоры.
  • Соглашения о материальной ответственности.
  • Приказы о приеме сотрудников на работу.
  • Распоряжения о премировании, дисциплинарных взысканиях, переводах на удаленную работу.
  • Заявления об увольнении и отпуске.
  • Правила внутреннего трудового распорядка.
  • Положения об оплате труда и начислении премий.
  • Другие локальные нормативные акты.

Какие документы не подлежат переносу в ЭДО

Информацию о том, какие документы нельзя перевести в ЭДО отделов кадров и охраны труда, содержит ст. 22.1 Трудового кодекса РФ.

Перечень состоит из:

  • Трудовых книжек.
  • Документов о прохождении сотрудниками инструктажей по технике безопасности.
  • Приказов или распоряжений об увольнении работников.
  • Актов о производственных несчастных случаях.

В налоговую инспекцию надо передавать информацию в бумажном виде в случаях, когда электронный документ нельзя отправить в таких форматах:

  • JPG,
  • TIF,
  • PNG,
  • PDF.

После того как предприятие перешло на использование электронного документооборота, в бумажном архиве в течение 75 лет хранят кадровые бумаги и 5 лет — бухгалтерские.

Фото на обложке: Freepik

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 Валютные операции: виды, отчетность
  2. 2 Отказ банка в открытии расчетного счета ИП и ООО
  3. 3 Как использовать наличные в бизнесе, чтобы не было проблем с законом
  4. 4 Учет операций по расчетному счету
  5. 5 Ведение управленческого учета
7 писем для старта
Начни бизнес с RB.RU
Подписаться