Электронный документооборот: что это и какие документы нельзя переводить

Содержание

• Что такое ЭДО
  
  • Преимущества и недостатки ЭДО
• Как подключить электронный документооборот
  • Этапы подключения ЭДО
  • Критерии выбора компании-оператора электронного делопроизводства
• Какие документы можно переносить в ЭДО
• Какие документы не подлежат переносу в ЭДО

Что такое ЭДО

Процесс составления и обмена бумагами по защищенным каналам через интернет называется электронным документооборотом.

Каждый документ в ЭДО обладает юридической силой. Ее бумаге дает электронно-цифровая подпись (ЭЦП).

Алгоритм ЭДО работы таков:

1. Организация составляет документ.
2. Руководитель или уполномоченное лицо его подписывают.
3. Документ пересылают в другую компанию.
4. Ее директор или уполномоченный сотрудник визирует бумагу.
5. Ее отправляют обратно.

В отличие от традиционного делопроизводства, в ЭДО доставка документов работает через интернет, а вместо личной подписи действует цифровая.

Существует 3 вида ЭЦП:

• Простая в виде СМС и работающая в ограниченных условиях.
• Усиленная неквалифицированная, ее можно получить в удостоверяющих центрах. Подходит для подписи большинства бумаг.
• Усиленная квалифицированная, с максимальной степенью защиты, которая создана особыми криптографическими программами.

В зависимости от сферы правовых отношений электронный документооборот бывает:

1. Внутренним, между персоналом и подразделениями компании. Он может работать с помощью простой ЭЦП.
2. Внешним, включающим пересылку документов контрагентам, заказчикам и другим деловым партнерам. В этом случае нужна усиленная цифровая подпись.

Выделяют также электронное делопроизводство, связанное с государственными органами. Оно помогает быстрее отправлять отчеты, передавать поправки, получать письма.

По функциональности ЭДО бывает:

• управленческим,
• бухгалтерским,
• складским,
• кадровым.

Преимущества и недостатки ЭДО

Каждый вид электронного документооборота работает на повышение эффективности управления предприятием.

Среди преимуществ ЭДО называют:

• Сокращение издержек на расходники для распечатки документов.
• Ускорение процедуры подписания и оформления бумаг.
• Оптимизацию взаимодействия с партнерами, поставщиками и государственными органами.
• Предупреждение вероятных ошибок, поскольку система не пропустит неверно оформленный документ.
• Улучшение поиска справки по небольшому количеству реквизитов в надежно защищенной базе.
• Архивирование информации и хранение ее на серверах оператора ЭДО.

Недостатками электронного документооборота предприниматели считают:

• Вероятность технических сбоев из-за неисправностей системы или по вине провайдера.
• Риски хакерских атак и взлома несмотря на защиту каналов и баз данных надежными способами шифрования.
• Рост расходов на покупку, настройку программного обеспечения и обучение персонала.

Из-за высоких тарифов операторов на ЭДО переходят в основном крупные организации. Он помогает компаниям работать с филиалами и большим количеством контрагентов. Для небольших предприятий и ИП внедрение электронного документооборота нерентабельно, поскольку снижает доходность бизнеса.

Как подключить электронный документооборот

Большинство предприятий переходит на ЭДО добровольно.

Читайте по теме:

Все о цифровизации документооборота: какие продукты есть на рынке и кому они подходят

Виды и требования к электронным документам

Но Федеральный закон «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 05.04.2013 №44-ФЗ, Постановления Правительства РФ №№ 1110, 2464, 64 и другие нормативно-правовые акты обязывают переходить на электронный документооборот компании, которые:

• Занимаются оборотом товаров, подлежащих маркировке.
• Работают с импортной продукцией, проходящей через НСП (Национальную систему прослеживаемости).
• Участвуют в тендерах по государственным закупкам.
• Сдают отчет в государственные органы бухгалтерские отчеты.

Этапы подключения ЭДО

Переход к электронному документообороту состоит из следующих этапов:

1. Определения цели внедрения ЭДО.
2. Убеждения деловых партнеров начать работать с электронным делопроизводством.
3. Внесения изменений в учетную политику путем составления новой нормативной базы.
4. Составления схемы ЭДО аналогично бумажному документообороту, по которому работают в компании.
5. Оформления электронно-цифровых подписей для руководителей и уполномоченных сотрудников.
6. Уточнения способа работы с ЭДО. Если ежемесячно в компании обрабатывается менее 100 документов, то подойдет онлайн-версия. При большем количестве нужна интеграция сервиса в учетную систему предприятия.
7. Выбора оператора.
8. Подключения контрагентов.

Критерии выбора компании-оператора электронного делопроизводства

Сначала проверяют, входит ли компания в реестр операторов ЭДО.

Затем руководствуются такими критериями, как:

1. Соответствие функциональных возможностей требованиям заказчика. Система должна работать с теми видами документов, которые входят в учетную систему работодателя.
2. Цены подключения и обслуживания. Условия зависят от количества рабочих мест и объемов обрабатываемой информации. Это самый непрозрачный раздел на порталах операторов ЭДО.
3. Уровень сервиса и поддержки. Важны простота инструкций и доступность консультаций со стороны оператора.
4. Роуминг соединения с контрагентами. Такая услуга нужна при обмене кадровой информацией с ЦЗН, СФР, отправке отчетов в ФНС.
5. Интеграция с другими сервисами. Требуется совместимость информационной системы с «Госуслугами», «1С» или «Битриксом».
6. Наличие мобильного приложения. Многим предпринимателям удобно работать с документами через смартфоны и другие гаджеты.

В России предприятия сотрудничают с такими платформами и операторами электронного делопроизводства, как:

• «Работа в России».
• «Такском».
• «Контур.Диадок».
• «СберКорус».
• СБИС.
• «ELMA 365 КЭДО».
• «Калуга-Астрал».

Какие документы можно переносить в ЭДО

Внутреннее делопроизводство касается следующих бумаг:

• приказов,
• заявлений,
• уставов,
• протоколов совещаний,
• технических документов,
• инструкций,
• служебных записок,
• положений о структурных подразделениях..

Список документов определяет руководитель предприятия. Он же решает, переводить их в электронный документооборот или нет.

Читайте по теме:

Cервисы электронного документооборота (ЭДО) в 2024 году

Как выбрать систему электронного документооборота?

При работе с деловыми партнерами в ЭДО обязательно оформляют:

1. Счета-фактуры, поскольку их подписывают электронно-цифровой подписью руководители или уполномоченные сотрудники. Передать ЭЦП по электронной почте нельзя, ведь документ будет недействительным.
2. Кодировку товаров в системе маркировки «Честный знак». Без электронного документооборота запрещена продажа обуви, молочной продукции, пива.
3. Любые бумаги, связанные с отслеживаемыми товарами. Сведения о перемещении холодильников, стиральных машин, тепловых насосов и других товаров передают в ФНС через ЭДО.

Остальные бумаги переводят на электронный документооборот по согласованию с партнерами.

Расширяется список документов, которыми разрешено обмениваться с налоговой. Юридические лица и ИП обязательно отсылают через интернет бухгалтерские и годовые отчеты, декларации по НДС и пояснения к ним.

В добровольном порядке допускается отправка:

• Книг продаж и покупок с дополнительными листами.
• Спецификаций.
• Договоров.
• Отчетов о движении средств на расчетном счете.
• Документов по вопросам постановки и снятия с учета.

В области кадрового документооборота и в сфере охраны труда подлежат переносу в ЭДО:

• Трудовые, коллективные, ученические договоры.
• Соглашения о материальной ответственности.
• Приказы о приеме сотрудников на работу.
• Распоряжения о премировании, дисциплинарных взысканиях, переводах на удаленную работу.
• Заявления об увольнении и отпуске.
• Правила внутреннего трудового распорядка.
• Положения об оплате труда и начислении премий.
• Другие локальные нормативные акты.

Какие документы не подлежат переносу в ЭДО

Информацию о том, какие документы нельзя перевести в ЭДО отделов кадров и охраны труда, содержит ст. 22.1 Трудового кодекса РФ.

Перечень состоит из:

• Трудовых книжек.
• Документов о прохождении сотрудниками инструктажей по технике безопасности.
• Приказов или распоряжений об увольнении работников.
• Актов о производственных несчастных случаях.

В налоговую инспекцию надо передавать информацию в бумажном виде в случаях, когда электронный документ нельзя отправить в таких форматах:

• JPG,
• TIF,
• PNG,
• PDF.

После того как предприятие перешло на использование электронного документооборота, в бумажном архиве в течение 75 лет хранят кадровые бумаги и 5 лет — бухгалтерские.

Фото на обложке: Freepik