Ограничения во время COVID-19 в России показали, что многие рабочие процессы можно оптимизировать и упростить с помощью цифровых технологий. Так, очные встречи в офисной «переговорке» превратились в Zoom-конференции, а на смену бумажному делопроизводству пришли электронная подпись (ЭП) и система электронного документооборота (ЭДО).
Что это, чем полезно для бизнеса и какие сервисы ЭДО использовать, рассказала заместитель генерального директора по трансформации и стратегическому развитию аутсорсинговой компании Unicon Outsourcing Людмила Шустерова.Содержание:
- Что такое система электронного документооборота (ЭДО), ЭП и принципы их работы
- Развитие ЭДО в России, типы и польза для бизнеса
- Как выбрать систему электронного документооборота
- Сравнение сервисов электронного документооборота
Что такое система электронного документооборота (ЭДО), ЭП и принципы их работы
Электронный документооборот, или сокращенно ЭДО, позволяет юридическим и физическим лицам обмениваться электронными документами в онлайн-формате. Чтобы подписать договор с контрагентами, его не нужно распечатывать, отправлять курьером или почтой и ждать несколько дней, чтобы получить экземпляр с подписью второй стороны. Документы в электронном формате уже считаются юридически значимым оригиналом, так как заверены электронной подписью (ЭП).
ЭДО появился в России еще в 90-х годах, однако широко использовать систему стали только после 2010 года. Этому способствовало принятие федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи», который регулирует использование ЭП и работу ЭДО. Ведь именно электронная подпись лежит в основе электронного документооборота.
Какие еще акты регулируют ЭДО в РФ:
- ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», статья 9;
- ФЗ № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», статья 2;
- Статьи 93 и 169 Налогового кодекса РФ;
- Статьи 160 и 434 Гражданского кодекса РФ;
- Также ЭДО регулируют специальные приказы и постановления.
Электронная подпись (ЭП или ЭЦП) — это аналог рукописной подписи, который наделяет цифровой документ юридической силой. Также ЭП фиксирует то содержание файла, которое было в нем на момент подписания соглашения. То есть ни одна из сторон не сможет его изменить с целью мошеннических действий или ради своей выгоды. Электронная подпись может быть трех видов:
- Простая — в виде логина и пароля. Такая ЭП используется для авторизации и аутентификации пользователя в различных программах или интернете;
- Неквалифицированная — подходит для подписания внутренних документов компании и партнерского сотрудничества. Также ее можно использовать, чтобы осуществлять электронный документооборот с контрагентами, но для этого необходимо подписать дополнительное соглашение;
- Квалифицированная — имеет ту же область применения и юридическую силу, что и рукописная. С помощью нее можно подписывать отчетность для сдачи в госорганы, участия в закупках и ЭДО с контрагентами без заключения дополнительных соглашений.
В зависимости от вида электронной подписи ее можно получить в разных местах. Простая ЭП оформляется через портал «Госуслуги», за неквалифицированной ИП необходимо обратиться в ФНС, а квалифицированную ИП выдают только аккредитованные Минкомсвязью России компании.
ЭДО на базе электронной подписи может работать в двух форматах — либо при интеграции сервиса с учетной системой организации, либо через веб-версию. Организовать второй вариант проще, так как он не требует вмешательств в систему. Для интеграции ЭДО в «учетку» понадобится время на установку и настройку программы. Этот способ будет дольше, но гораздо удобнее для сотрудников, так как с ним не придется «переходить» между окнами разных систем и самостоятельно переносить все данные. Тем не менее в обоих случаях электронный документооборот будет работать по одной и той же схеме:
- Находите в системе подрядчика или организацию, с которой нужно подписать документы.
- Загружаете готовый документ или создаете его в сервисе (некоторые программы дают такую возможность). Подписываете с помощью кнопки, обычно она так и называется — «Подписать».
- Отправляете документ на подпись второй стороне. Как только она подпишет «бумаги», вы получите уведомление, и статус документа изменится.
По теме: Преимущества и недостатки разных видов подписей: что можно подписать только от руки
Развитие ЭДО в России, типы и польза для бизнеса
Только за первый квартал 2023 объем документов, передаваемых через сервисы ЭДО в России, увеличился на 35%, согласно данным «Контура». Это объясняется усовершенствованием правового регулирования и желанием бизнеса оптимизировать делопроизводство. Среди ключевых направлений развития электронного документооборота можно выделить:
- Кадровый;
- Бухгалтерский;
- Взаимодействие бизнеса с государственными органами.
Кадровый ЭДО регулируется Трудовым кодексом РФ и позволяет компании регулировать отношения с сотрудниками. С его помощью можно оперативно подписать приказ об отпуске, инструктаж для нового члена команды, дополнительные соглашения, массовые и личные документы и прочее. Также кадровый ЭДО поможет систематизировать личные дела специалистов и хранить их в удобном оцифрованном виде.
Бухгалтерский ЭДО — оперативное подписание счет-фактуры, справок и выписок. Внедрение электронного документооборота в бухгалтерию помогает сократить количество ошибок в отчетах, избежать расходов на печать и отправку документов, контролировать каждую финансовую операцию.
Что касается ЭДО для взаимодействия бизнеса с госорганами, он позволяет быстрее и проще заполнять и отправлять отчеты в ФНС, Росстат, СФР и другие органы. Для использования электронного документооборота с этой целью необходима квалифицированная ЭП, так как только она имеет полную юридическую силу и эквивалентна рукописной.
Общие преимущества ЭДО для бизнеса — это удобство, экономия времени и денег компании, преимущество перед конкурентами в «борьбе» за сотрудничество с контрагентами. Многие заказчики вовсе не заключают соглашения с организациями без ЭДО.
Что важно знать
С 1 сентября 2023 года изменились условия выдачи электронной подписи, необходимой для ЭДО. Если раньше ЭП выдавали на компанию (юрлицо) или группу лиц, то сейчас подпись выдается только физическому лицу. А чтобы физлицо могло действовать от лица организации, руководитель выдает ему доверенность, которую сможет прочитать компьютер. Теперь ответственность за использование ЭП несет именно физическое лицо, получившее подпись.
Как выбрать систему электронного документооборота
При выборе системы электронного документооборота необходимо опираться на следующие критерии:
Стоимость и минимальные тарифы
Сервисы отличаются не только стоимостью тарифов, но и их наполнением. Например, стоимость может быть рассчитана за количество документов в системе (условно, 100 000 руб. за 100 000 документов) или за период (5 000 руб. в месяц, при этом объем документов не ограничен).
Интеграция с сервисами
Удобно, когда ЭДО можно интегрировать в учетную систему компании, например 1С. В этом случае программы будут работать в так называемом режиме «одного окна», и вы сможете управлять документами, не переключаясь между несколькими сервисами.
Техподдержка
Никто не застрахован от ситуаций, когда вдруг не получается отправить документ на подпись второй стороне или сервис не отвечает на конкретную команду. Если у сервиса есть техподдержка, с ее помощью вы сможете оперативно решить подобные проблемы и не потерять время. А вот если техподдержки нет, придется разбираться самому — это может быть долго и трудозатратно.
Наличие демодоступа
Хорошо, если у сервиса есть демоверсия или пробный бесплатный период. Так вы сможете познакомиться с возможностями программы, интерфейсов и оценить, насколько она подходит вашей компании. Это не приоритетный критерий, по которому стоит выбирать сервис ЭДО. Однако наличие демодоступа поможет быстрее определиться с программой.
Мобильное решение
В экстренных ситуациях, когда компьютера нет под рукой, мобильная версия сервиса может выручить. Правда, на практике такие ситуации скорее исключение. Все-таки в рабочее время ПК обычно находится в свободном доступе. Так что наличие мобильной версии программы не обязательно, но будет полезным дополнением.
Обмен в роуминге
В ЭДО роуминг — технология, которая позволяет обмениваться документами компаниям, подключенным к системам разных операторов. Чтобы в будущем не столкнуться с проблемой «конфликта» вашей системы ЭДО и контрагента, лучше заранее об этом подумать и рассмотреть сервис с возможностью обмена в роуминге.
По теме: «Без паники»: как предпринимателю не утонуть в потоках цифровизации
Сравнение сервисов электронного документооборота
Битрикс24
Популярная CRM-система с возможностью ЭДО. Минимальный тариф по подписке «Маркет Плюс» стоит 1 494 рублей в месяц (неограниченное число документов на пятерых человек); за 8 394 рублей в месяц в пакет входит неограниченное число документов на 250 человек. Доступна бесплатная демоверсия сервиса до 15 дней.
«Сфера Курьер» от СберКорус
Минимальный тариф сервиса ЭДО «Сфера Курьер» за 696 ₽ включает в себя пакет из 25 исходящих документов на год, функцию «Маршрут согласования», модуль «Доверенности» для создания и администрирования МЧД, а также позволяет работать с маркированными товарами. Демоверсия отсутствует. Техническая поддержка работает через сайт. Например, в 21:40 ответили за 20 минут.
ЭДО Лайт
Компания также предлагает минимальный тариф бесплатно — для передачи данных об операциях с маркированными товарами. Техническая поддержка работает по номеру телефона, в почте и Telegram. Среди плюсов — возможность использовать мобильную версию сервиса. Демоверсия отсутствует.
TrustDoc
Услуги сервиса обойдутся по цене от 2 750 рублей в год (500 документов). Тариф за 25 000 рублей в год включает пакет в 10 000 документов. Есть возможность подключить демоверсию на 100 документов и использовать мобильную версию сайта. Техническая поддержка также работает через сайт.
СЭД от банка Точка
Минимальный тариф будет бесплатным — в случае если у клиента есть счет в банке «Точка». Техническая поддержка доступна не только на сайте, но и в WhatsApp и Telegram. При этом демоверсии и мобильной версии сервиса нет.
СБИС
Тариф за 3 000 рублей включает 200 документов; за 20 000 рублей — 5 000 документов. Демоверсии с пакетом документов нет, зато есть возможность бесплатно посмотреть, как работает сервис.
Техподдержка доступна по номеру телефона, через сайт или социальные сети 24/7. Есть мобильная версия сервиса.
1C: Документооборот
Минимальный тариф за 1 500 рублей на 3 месяца включает 50 документов в месяц. Тариф на 1 200 000 рублей год включает 600 000 документов — по 50 000 документов в месяц. Есть пробная версия сервиса на пять документов. Поддержка работает через сайт, мобильной версии нет.
Контур.Диадок
Тариф за 1 900 рублей включает 250 документов; за 18 600 рублей — 3 000 документов. Можно воспользоваться пробной версией сервиса, которая включает 25 документов на 30 дней. С поддержкой можно общаться в WhatsApp и Telegram. У сервиса есть мобильная версия.
Астрал.ЭДО
Тариф за 800 рублей в год включает 50 документов; за 70 000 рублей в год — неограниченное количество документов. Можно бесплатно воспользоваться демоверсией сервиса — 30 дней без ограничений. Поддержка работает через сайт, так, в 20:30 ответили за 5 минут. Мобильная версия отсутствует.
ЭДО.Поток
Фиксированная цена — 8 рублей за 1 документ; тариф за 245 000 рублей включает 10 000 документов. У сервиса нельзя подключить демоверсию. С технической поддержкой можно связаться по номеру телефона и через WhatsApp. Мобильная версия отсутствует.
E-COM (Docrobot)
Тариф за 4 000 рублей включает 500 документов. С технической поддержкой можно связаться по номеру телефона. Бесплатной демоверсии нет.
Калуга.Онлайн/1С: ЭДО
Тариф за 1 500 рублей включает 100 документов; за 50 000 рублей — 10 000 документов. Бесплатной демоверсии нет. С технической поддержкой также можно связаться по номеру телефона. Есть возможность использовать сервис с телефона.
Фото на обложке:
Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!
Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter
Материалы по теме
- 1 Суд утвердил мировое соглашение по делу о корпоративных правах «Азбуки Вкуса»
- 2 Автономная некоммерческая организация (АНО) — что это и для чего открывают
- 3 ФАС выдала предупреждение Ozon за навязывание продавцам участия в услуге «Баллы за скидки»
- 4 Суд удовлетворил иск ФНС к одной из структур IKEA на 12,9 млрд рублей
- 5 Минцифры предложило обязать мигрантов сдавать биометрию для покупки сим-карт
ВОЗМОЖНОСТИ
29 апреля 2024
30 апреля 2024