Машиночитаемая доверенность: что это и как работать с МЧД в 2024 году

Что такое электронная доверенность?

Под доверенностью понимают документ, представляющий поверенному возможность и право действовать от имени физического лица (в том числе индивидуального предпринимателя) или организации в рамках предоставляемых ему полномочий. 

К примеру, генеральный директор передает своему подчиненному право на подписание договоров, актов или совершения иных действий в интересах фирмы с партнерами.

МЧД, машиночитаемая доверенность — это то же самое, что и доверенность на бумажном носителе, однако она хранится на цифровых серверах. 

Она выгружается в формате XML. МЧД относится к новому поколению зашифрованных данных, позволяет адресатам (ФНС, Управлению Росреестра и другим органам) обрабатывать содержащиеся в них данные. 

В этом случае обеспечивается безопасный перенос сведений, поэтому выбран именно ХML. То есть она выполнена в специальном формате, чтобы специальные информационные системы автоматически считывали сведения из нее.

Машиночитаемая доверенность включает в себя описание о доверителе, поверенном и действиях, которые ему поручают. Также в разговоре ее называют электронной доверенностью.

Также она гарантирует подлинность данных и уменьшает риск их фальсификации. Благодаря специальному формату информационные системы и сервисы быстрее считывают материал.

• Доверителем выступает лицо (исполнительный орган или ИП), которое доверяет от своего имени выполнение определенных операций.
• Поверенный (представитель) — физическое или юридическое лицо, которое берет на себя эти полномочия и ведет дела, учитывая волеизъявление доверителя.

Кому и для чего она нужна?

Для проставления УКЭП на документах в электронном виде потребуется МЧД доверенность. 

Ее можно оформить на физическое или на иное юридическое лицо.

Требуется подтверждение в следующих случаях:

• взаимодействие с контрагентами;
• подписание актов, накладных;
• создание отчетности в онлайн-формате;
• для налоговой, социального фонда и иных структур;
• ведение деятельности на портале госзакупок.

Потребуется расписываться как от имени поставщиков, так и от покупателей.

Что должно быть в МЧД?

Документ должен быть оформлен в соответствии с законодательством Российской Федерации. 

При формировании указывают следующие данные:

• наименование документа — доверенность;
• сведения о доверителе — полностью все данные, содержащиеся в паспорте физического лица, вносится СНИЛС и ИНН, для компании — полное наименование, юридический адрес, ОГРН, ИНН, КПП и что является исполнительным органом;
• информация о поверенном (полностью прописываются все паспортные данные и прописка, заносится СНИЛС и ИНН);
• дата документа и на какой срок он выдан;
• полномочия (вставляется текст либо вводится нужный код из классификатора);
• номер и идентификатор (присваивается автоматически).

Полномочия МЧД указываются в свободной форме или в виде кода в классификаторе. Здесь содержится перечень действий, который сотрудник может совершать.

Полномочия, которые заявитель вставляет самостоятельно, рекомендуется прописывать наиболее подробно, чтобы избежать рисков неправильного толкования текста. Для облегчения работы Минцифры создало универсальную формулировку полномочий и каждому присвоило свой код. Для этого потребуется вбить определенную цифру.

В конце для придания тексту юридической силы доверитель проставляет свою УКЭП.

Читайте также: Нововведения в ЭДО: что такое машиночитаемая доверенность и как её оформить

Для представительства в учреждениях поверенные заверяют документы своими УКЭП и прикладывают файл МЧД, то есть сначала лица должны оформить УКЭП.

Ее можно заказать в удостоверяющем центре, списки данных организаций опубликованы на сайте Министерства цифрового развития. Гражданин может использовать УКЭП как в личных целях, так и в рабочих (выпускается одна подпись).

Создать заявку и сформировать контейнер можно на сайте Федеральной налоговой службы или через иные системы, которые предоставляют такую возможность.

Где хранятся машиночитаемые доверенности?

Файл в формате XML хранится в определенной базе по выбору заявителя. Все зависит от того, где был первоначально составлен документ, куда он будет передан и как настроена с ним работа.

Вот где хранится МЧД:

• «Госуслуги»;
• Федеральная налоговая служба;
• информационные системы удостоверяющих центров (только аккредитованных);
• иные системы госорганов.

Доверенности и ее реквизиты будут прикрепляться к пакету документов при их отправке в электронном виде.

Функции единого блокчейн хранилища выполняет реестр машиночитаемых доверенностей ФНС. Он позволяет получить доступ ко всем МЧД, созданным на территории Российской Федерации, а также проверяет их актуальность.

Любая система хранения должна предоставлять возможность проверки статуса МЧД, то есть действует или не действует (отменена).

Как проверить электронную доверенность?

Проверка машиночитаемой доверенности осуществляется на сайте Федеральной налоговой службы.

Проверка подразделяется на:

1. Быструю. Для этого понадобится шестизначный номер, с помощью него можно узнать краткую информацию, время оформления и период действия, дату окончания срока. Также высвечивается статус — действует ли она сейчас или уже отменена.
2. Обширную. Программа позволяет узнать полный спектр о доверителе, его уполномоченных и иной материал. Здесь кроме номера документа потребуется еще и ИНН доверителя, представителя, также если при создании файла вводился пароль, то его тоже запросят.

Требования к электронной доверенности

В приказе Минцифры № 857 от 18 августа 2021 года содержатся все требования, которые предъявляются законом к документу. Он должен включать в себя все пункты, предусмотренные обычной бумажной доверенностью, но еще и дополнительные.

Специальные пункты:

• в тексте прописывается, что поверенный имеет право совершать, здесь есть возможность выбрать идентификаторы полномочий из классификатора;
• указываются данные об информационной системе, в которой хранится контейнер.

Документ подписывается УКЭП.

Как оформить МЧД?

Доверитель лично должен оформить документ. Рассмотрим, как сделать машиночитаемую доверенность на сервисах. 

Заполнить можно при помощи следующих систем:

• сервисов ФНС и СФР для бухгалтерской отчетности;
• в системе ЭДО — для подписания счетов-фактур, первички и для взаимодействия по иным вопросам с контрагентами.

После формирования и подписания файла его надо отправить на регистрацию в распределенный реестр ФНС. Только после того как документ зарегистрирован, представителю нужно направить сам файл или разместить в специальном хранилищетакой вариант подходит в том случае, если доверитель собирается контролировать статус МЧД и оперативно ее отозвать.

Технология новая, однако многие участники электронного документооборота уже постепенно внедряют эту систему. Заявитель сам выбирает для себя удобный сервис.

Как работать с МЧД?

Машиночитаемую доверенность выпускают только в том случае, если документы компании или ИП подписывает не сам директор или гражданин, а его представители. 

При подписании документа представителем должны быть приложены его УКЭП и МЧД. Так получатель узнает, кто именно сформировал файл и есть ли у него на это полномочия. Этот файл хранится в электронной системе, в которой его создали и из которой направили. Проверить информацию можно в штампе цифровой подписи.

Как передоверить МЧД?

Первоначально доверенность дает исполнительный орган фирмы и ИП на своего сотрудника; если в документе предусмотрено право передоверия, то такой гражданин имеет право передать полномочия иным лицам.

Передоверие без нотариуса имеет место быть в тех случаях, если:

• организация доверяет другой фирме;
• компания доверяет индивидуальному предпринимателю.

В иных случаях в обязательном порядке передоверить документ можно только в нотариальной форме. К примеру, если руководитель оформил полномочия на подчиненного без статуса ИП, то в таком случае это лицо обращается для передачи полномочий следующим лицам к нотариусу.

Как отозвать МЧД?

Документ может быть отозван тем лицом, которое его выдало, исполнительным органом компании или индивидуальным предпринимателям. Соответственно, нужно воспользоваться тем же ресурсом, где был создан первоначальный документ.

Что для этого нужно:

1. Подготовить запрос.
2. Поставить на нем УКЭП.
3. Направить заявление в нотариальную палату, где оно будет зарегистрировано. В случае если данные хранились в реестре ФНС, то информация об отмене поступает на сайт нотариальной палаты автоматически. 

Когда обмен данными через сервис не произошел, лицу самостоятельно придется их направить. Нужно через личный кабинет «Госуслуг» пройти регистрацию на портале Федеральной нотариальной палаты, далее на странице необходимо выбрать функцию об отмене действия и оформить там заявку.

Читайте также: Как перевести бумажные доверенности в электронный вид

Далее алгоритм такой: в реестре на сайте размещается распоряжение, и на следующий день МЧД прекратит свое действие.

Представитель также может отказаться от исполнения своих полномочий путем совершения аналогичных действий.

Фото на обложке: Freepik