Счет для экспорта: что это и зачем он нужен

Содержание

• Что представляет собой счет-фактура для экспорта
• Виды счетов на оплату экспортных поставок
• В каких случаях используют счет-фактуру для экспорта
• Оформление счета-фактуры на экспорт
• Какая цель экспорта может быть указана в инвойсе
• Образец счета-фактуры на экспорт

Что представляет собой счет-фактура для экспорта

Счет-фактура в юридическом значении — документ, который используется в бухгалтерском учете при ведении торговой деятельности внутри России. Он подтверждает факт передачи товаров заказчику или предоставления услуг. Счет-фактура используется для начисления или возврата сумм НДС по программе налогового вычета и является документом строго установленного образца, который поставщики обязуются предоставлять покупателям. Это требование определено НК РФ.

Счета-фактуры отражаются в книге продаж. На их основании определяется сумма налога, которая подлежит уплате в бюджет за отчетный период. Эту величину можно уменьшить на размер НДС, рассчитанный поставщиком и отраженный в отдельной строке в счете-фактуре.

В международной торговле применяется инвойс. В отличие от стандартного счета-фактуры он содержит информацию о каждом товаре, объемах экспорта, стоимости перевозимой продукции, а также об особенностях упаковки и транспортировки. По своей сути инвойс — аналог российской товарной накладной. Если речь идет о предоставлении услуг, его содержание соответствует структуре акта выполненных работ. Если поставка товаров осуществляется без полной предоплаты, инвойс на практике используется одновременно и как счет на оплату.

Этот документ имеет несколько особенностей, которые отличают его от других форм, используемых в бухгалтерском учете. Знание этих нюансов помогает избежать путаницы в оформлении бумаг на экспорт:

1. Счет-фактура. Инвойс отличается от этого документа своим предназначением. Первый нужен, чтобы вести налоговый учет и подтверждать факт передачи товаров или предоставления услуг. Инвойс используется преимущественно в качестве счета на оплату. Тем не менее многие предприниматели путают эти два документа. Поэтому инвойс часто называют счетом-фактурой для экспорта.
2. Квитанция. Платежный документ, который подтверждает факт того, что между покупателем и продавцом совершены финансовые расчеты по оплате поставки. Квитанция оформляется по результату передачи денег от одной стороны сделки другой. Инвойс же нужен для запроса оплаты поставки товаров, которые направляются на экспорт. В документе указывается стоимость сделки.
3. Счет на оплату. Несмотря на то что инвойс используется в аналогичных целях, он все же имеет отличительные особенности. Счет на оплату нужен для уведомления покупателя о сумме сделки. Инвойс содержит более подробные сведения о товаре и его поставке.

Каждый из документов используется для определенных целей. Инвойс нужно оформлять в обязательном порядке, если совершаются все международные сделки. Он используется для экспорта и импорта товаров, совершения финансовых операций между представителями бизнеса разных стран. Документ нужен для прохождения проверок в рамках таможенного и валютного контроля.

Читайте по теме:

Как выбрать страну для экспорта в 2024 году

Как выставить, проверить и оплатить инвойс

Банки требуют инвойс, чтобы проводить платежи в иностранной денежной единице. С его помощью можно определить цель перевода средств и обеспечить полную прозрачность транзакций в валюте.

Таможенные органы на основании таких счетов могут определить стоимость товаров, направленных на экспорт или импорт, и рассчитать общие суммы пошлин и налоговых обязательств с соблюдением правил проведения данных процедур.

Виды счетов на оплату экспортных поставок

Существует несколько видов счетов-фактур на экспорт. Основные из них — инвойс-проформа и коммерческий инвойс. Документ первого типа составляется до момента фактической передачи товаров. С юридической точки зрения он не считается обязательным к оформлению и не накладывает на покупателя обязательства по внесению оплаты.

Задача инвойс-проформы заключается в предоставлении второй стороне информации о деталях сделки. Документ содержит данные о стоимости, сроках и условиях поставки. С помощью такого счета-фактуры покупатель получает сведения, которые нужны для подачи заявки на поставку и для определения объемов предстоящих затрат. Часто инвойс-проформа используется, чтобы получать банковские займы.

Коммерческий счет — это бухгалтерский документ. Он выдается покупателю после фактической передачи товаров или предоставления услуг и предусматривает обязательную оплату их стоимости. Коммерческий инвойс имеет юридическое значение. Он нужен для ведения учета доходов и расходов и совершения финансовых операций.

Оба вида счета-фактуры для экспорта могут использоваться в малом и среднем бизнесе. Инвойс-проформа позволяет официально информировать клиентов о деталях сделки, помогает покупателю принять решение о целесообразности ее проведения и спланировать предстоящие расходы. Коммерческий инвойс нужен для оплаты поставки и отражения соответствующих данных в бухгалтерском учете.

В каких случаях используют счет-фактуру для экспорта

Инвойс-проформа не предусматривает оплату товара. Документ может потребоваться для внесения уточнений и корректировок в условия сделки. После его согласования составляется коммерческий счет на оплату. Но при отсутствии такой необходимости предоставлять инвойс-проформу не нужно. Это не входит в обязанности поставщика. Следует оформлять инвойс-проформу в случаях, если товар уже частично оплачен.

Этот документ действует независимо от способа доставки. Он подходит для транспортировки товаров по морю, воздуху, с помощью автомобилей и железной дороги. В любом случае его можно предъявить специалистам таможенной службы для прояснения информации о сторонах сделки, перевозимом грузе, его характеристиках и стоимости, а также об условиях доставки.

Чаще всего такие счета-фактуры составляются:

• для доставки товаров с последующей их комиссионной продажей;
• транспортировки образцов для выставок;
• экспорта товаров для реализации на аукционах;
• доставки сырья для последующей переработки.

Коммерческий инвойс — это обязательный документ для экспорта. Он используется в целях таможенного и валютного контроля. Он нужен для отражения данных по сделке в бухгалтерском учете.

Оформление счета-фактуры на экспорт

Правильное оформление счета-фактуры на экспорт позволяет продавцу исключить риски возникновения споров с покупателем и задержек платежей по счету. Инвойс состоит из двух частей. Первая — это реквизиты сторон, вторая — информация по сделке.

Составляется документ в несколько этапов. Продавцу потребуется выполнить такие действия:

1. Указать важные данные. В начале документа следует написать полное название компании, ее юридический адрес и контакты. Затем потребуется присвоить инвойсу уникальный номер, по которому можно в дальнейшем отслеживать документ, и указать дату и место его составления.
2. Внести данные покупателя. К ним относятся полное название компании, ее контакты и адрес расположения.
3. Описать экспортируемые товары или предоставляемые услуги. Нужно детально охарактеризовать каждый вид продукции с указанием таких данных, как ее наименование, маркировка, количество единиц, цена и общая стоимость. При наличии налогов и скидок соответствующую информацию нужно отразить в тексте документа.
4. Сформулировать условия оплаты. Нужно определить сроки и способы платежа. Чтобы оплатить счет, следует указать банковские реквизиты продавца.
5. Включить при необходимости в содержание документа дополнительные сведения. Это может быть любая полезная информация, которая касается оплаты и доставки товаров. К ней относятся сроки транспортировки экспортируемого груза, гарантии и любые другие важные нюансы сделки.
6. Проверить документ на отсутствие ошибок и подписать его. Нужно убедиться в полноте и достоверности указанных данных и в отсутствии искажений предоставленной информации. После подписания счет-фактуру нужно передать покупателю.

Следует учитывать, что некоторые правила оформления инвойса могут отличаться от стандартных. Это зависит от законодательства каждой конкретной страны. Поэтому рекомендуется предварительно ознакомиться с действующими нормативными актами.

При составлении инвойса следует придерживаться таких правил:

1. Формировать счет-фактуру для каждого экспортируемого товара. В исключение попадает корреспонденция. Но если вес отправления с документами превышает 5 килограммов, инвойс будет обязательным и в этом случае.
2. Заверять счета для отгрузки товаров с помощью корпоративной печати, поставщиком которых выступает юридическое лицо. Требуется также подпись уполномоченного представителя с расшифровкой имени, фамилии и отчества.
3. Заверять счета личной подписью поставщика, имеющего статус физического лица.
4. Проверять данные сторон сделки, указанные в инвойсе и в товарной накладной, чтобы данные совпадали.
5. Заверять печатью и подписью поставщика каждую страницу счета-фактуры для экспорта, если их несколько.
6. Указывать телефонные номера продавца и покупателя в международном формате. Требуется также наличие индекса получателя груза или Zip Code.
7. Составлять инвойс на русском и английском, а также на государственном языке страны получателя.

Однотипные товары следует включать в список экспортируемой продукции один раз. В соответствующем столбце нужно указать их количество. Это касается и товаров с одинаковыми характеристиками, которые отличаются серийным номером. Нужно отметить, что заполнять инвойс важно с предельной точностью, поэтому все данные нужно тщательно проверять.

Какая цель экспорта может быть указана в инвойсе

Российское законодательство требует обоснования перевозки того или иного товара через границу. Для этого нужно отразить в инвойсе цель экспорта. Это требование действует в каждом случае, но в наибольшей степени оно касается товаров особого назначения.

Например:

1. Биологические образцы. Цель экспорта такого груза может быть связана с проведением исследовательских работ, разработок в сфере науки и анализов. Сотрудникам таможни нужна точная информация. Ее нужно указать в инвойсе. Здесь же следует отобразить данные о происхождении биоматериала, а также о способе его перевозки (с использованием льда для охлаждения, в контейнере, в пробирке) и о сроках хранения образцов.
2. Химические вещества. Перевозка такой продукции может осуществляться в целях торговли, для использования в производстве или в научных разработках. Кроме обоснования экспорта в инвойсе следует указать точную химическую формулу вещества, его свойства, допустимые способы хранения, потенциальную опасность, которая возникает при нарушении правил транспортировки. К пакету документов нужно добавить заявление TSCA, которое подтверждает факт соответствия перевозимого вещества нормам безопасности.
3. Сложная техника. Цели экспорта таких товаров могут быть разными. Чаще всего это торговля. В любом случае нужно подробно описать характеристики каждого элемента продукции, включая корпус, рабочий механизм и комплектующие детали.
4. Подарки. Это особая категория экспортируемой продукции, которая требует обязательного указания ее стоимости. При нарушении установленного ценового лимита требуется доплата сверх стандартной суммы таможенного сбора. Нужно описать перевозимые предметы и перечислить способы их применения. В качестве цели экспорта указывается формулировка Unsolicited gift. Дословно это выражение переводится как «подарок по собственной инициативе».
5. Текстиль. Целью экспорта может быть торговля. Потребуется описать характеристики товара — состав ткани, цвет, количество, способ плетения.

Информация об обоснованности экспорта должна быть достоверной. При этом нужно учитывать, что не все предметы, независимо от цели их поставки, могут экспортироваться. Запрещен ввоз:

• металлического мусора и минералов;
• дикорастущих растений, которые используются для производства лекарственных препаратов и косметических средств;
• диких животных в количестве более 3 особей;
• драгоценных металлов и камней стоимостью свыше $25 тыс.;
• топлива в объеме более 10 литров.

Полный список таких товаров можно увидеть в ст. 19 Закона «О государственном регулировании внешнеторговой деятельности».

Образец счета-фактуры на экспорт

Для составления коммерческого счета-фактуры используется форма Европейской экономической комиссии ООН. Найти ее можно в Рекомендациях № 6, утвержденных в Женеве в сентябре 1983 года.

Читайте по теме:

НДС при импорте и экспорте услуг: ставка, как рассчитать и оплатить

Как сейчас российскому бизнесу продавать онлайн на экспорт

Для правильного составления счета-фактуры образцы можно скачать на сайте. Общий шаблон рекомендуется настроить и адаптировать для использования в соответствие с особенностями собственного бизнеса.

Оформить счет-фактуру на экспорт нужно на русском и английском языках. Содержание документа зависит от его вида.

В инвойс-проформе необходимо отразить такую информацию:

• реквизиты продавца и покупателя с указанием имен предпринимателей или названий компаний, а также их адресов;
• характеристики и особенности товаров;
• цену единицы продукции и общую стоимость груза;
• условия доставки.

Название товара и его маркировка должны быть указаны полностью без сокращений. Характеристики продукции нужно описать подробно. Например, если речь идет об одежде, нужно перечислить материалы, из которых она изготовлена. При экспорте смартфонов следует подробно описать их технические показатели.

Нужно внимательно относиться к составлению счета-фактуры для экспорта. Не следует допускать неточностей, так как для исправления ошибок требуется согласие обеих сторон сделки: продавца и покупателя.

В коммерческом счете оплаты нужно указать:

• номер инвойса, сведения о дате и месте его составления;
• данные продавца и покупателя: имена или названия, адреса, реквизиты, телефонные номера для связи;
• сведения о посреднике, если он принимает участие в сделке;
• страну производства экспортируемого товара;
• страну покупателя;
• валюту, в которой указывается стоимость продукции и производится оплата поставки;
• вид и особенности упаковки;
• характеристики товаров с их подробным описанием;
• количество перевозимой продукции в соответствующих единицах измерения;
• вес груза;
• цену единицы экспортируемой продукции и итоговую стоимость товаров;
• условия доставки;
• письменное подтверждение достоверности информации, задекларированной отправителем груза.

Форма и содержание счета-фактуры для экспорта должны соответствовать требованиям и нормам международного законодательства. В противном случае могут возникнуть проблемы при прохождении таможни.

Фото на обложке: Pexels