Планируем бюджет на ПО: какие факторы учесть финансовому директору

С точки зрения Густафсона финансовый отдел не просто принимает решения, связанные с покупкой ПО. Он скорее является посредником между компанией и поставщиком.

Задача финансового отдела — разобраться в следующих аспектах.

• К какому типу относится инструмент (критическая инфраструктура, безопасность и так далее)?
• Как компания будет за него платить (по количеству пользователей, на основе потребления и так далее)?
• Когда компания будет за него платить (ежегодно, ежеквартально или ежемесячно)?
• Какие непредвиденные последствия могут возникнуть?

Рассмотрим каждый из них по отдельности.

Типы инструментов

Густафсон располагает ПО в порядке относительной важности. Прекратит ли бизнес свое существование без этого инструмента? Улучшает ли он текущие процессы?

Категория 1. Основа работы компании:

• критическая инфраструктура (AWS, Snowflake, GCP);
• безопасность (Crowdstrike, Jfrog, DataDog);
• разработка (Gitlab, Docker, Postman);
• финансы, бухгалтерия (Quickbooks, NetSuite, Xero);
• оплата счетов (ADP, Bill.com, Ramp);
• связь (Slack, Gsuite, Zoom).

Категория 2. Управление бизнесом:

• управление персоналом (Workday, Bamboo HR, Gusto);
• продажи (Salesforce, Docusign);
• обслуживание клиентов (Ask Nicely, Zen Desk, Churnzero);
• маркетинг (Hubspot, Mailchimp, Marketo);
• финансы (Carta, NetSuite, Ramp);
• рекрутинг (Greenhouse, Workable, Linkedin);
• базы данных (Tableau, Grafana, MongoDB);
• дизайн (Figma, Fullstory, Adobe).

Категория 3. Улучшение способов ведения бизнеса:

• управление проектами (Miro, Clickup, Asana);
• составление бюджетов (DataRails, Adaptive Insights, Vena);
• управление расходами (Expensify, Tripactions, TravelPerk);
• организация совещаний (Calendly, Chilipiper, Vidyard);
• аналитика и составление графиков (Sigma, Looker, Chartio);
• оценка эффективности продаж (Gong, Zoominfo, Linkedin Sales Navigator);
• исследования (Pitchbook, Crunchbase, CapIQ);
• опыт сотрудников (Lattice, Culture Amp, WorkHuman);
• современные маркетинговые инструменты (Jasper.ai, SproutSocial, Podium);
• управление бизнес-расходами (Kyriba, Coupa, Ivalua).

Способы оплаты

Проще всего планировать бюджет на те инструменты, затраты на которые связаны с численностью персонала, считает Густафсон. Например, если всем разработчикам нужна лицензия на Gitlab, то нужно лишь каждый месяц увеличивать расходы в соответствии с прогнозируемой численностью персонала. При этом довольно сложно понять, сколько именно команд будет использовать программу.

Ниже представлены наиболее распространенные подходы к оплате ПО.

• По количеству пользователей. Например, $8 в месяц за каждого человека, использующего Slack.
• На основе потребления. Может взиматься по-разному. Во многих случаях нужно внести предоплату, чтобы получить более выгодную сделку. В других — ежемесячно платить за потребление по фиксированной ставке. Так работают AWS и Snowflake.
• Гибридное решение. Объединяет модели, представленные выше. Так, ZoomInfo взимают оплату за каждого пользователя и определенную комиссию.
• На основе транзакций. Клиент платит процент от своего объема транзакций. Например, Stripe взимает примерно 3%.
• Лицензия. Компания получает неограниченный доступ к тем же ресурсам за конкретную сумму. Такая сделка требует больших вложений и обычно заключается на несколько лет.

Сроки оплаты

По словам Густафсона, его главный рычаг в переговорах — попытаться снизить цену. Затем он обсуждает условия оплаты. Например, иногда можно оплачивать услугу ежегодно или авансом, если поставщик предлагает более выгодную цену.

Выбирая срок действия контракта, подумайте, будет ли ваша организация расти и сможете ли вы вновь обговорить условия через год, чтобы улучшить соотношение выручки и расходов на продукт.

В этом вопросе стоит учитывать и влияние инфляции. В некоторых случаях лучше заключить долгосрочную сделку, если она предлагает большую скидку, а поставщик может поднять цены под влиянием макроэкономических условий.

Прочие аспекты

Не платите дважды

Не стоит покупать два инструмента с одинаковым функционалом. Чтобы определиться с выбором, задайте себе эти вопросы.

• Что компания использует сейчас?
• Заменяет ли или дублирует это решение какой-либо из текущих инструментов?

Подумайте о пользователях

Не стоит подписывать на инструмент руководителя, который его не протестировал. В то же время не нужно отказываться от программы, которая уже используется, если вы просто хотите сменить бренд, сохранив функционал.

Учитывайте дополнительные расходы

Неприятно, когда приходится платить крупную сумму за то, чтобы внедрить инструмент в работу.

С этим однажды столкнулся Густафсон: установка инструмента для управления финансами NetSuite обошлась компании, в которой он работал, в 2,5 раза дороже, чем стоимость подписки на первый год. При этом, несмотря на то что компания наняла отдельных специалистов, чтобы внедрить NetSuite, ее персоналу все равно приходилось тратить 30% своего рабочего времени на связанные с этим задачи.

Помимо этого, непредвиденные расходы возникают, если компания приобретает «искусственно заниженный» уровень подписки. Например, если контракт предполагает оплату в $1 тысячу за отправку 100 документов в месяц, а организация рассылает по 200 файлов.

Проанализируйте занятость персонала

Достаточно ли у сотрудников времени, чтобы начать работу с этим инструментом и получить от него пользу? Нужен ли он лишь менеджерам? Планирует ли компания внедрять прочие сервисы в этом квартале?

Исходя из своего опыта, Густафсон считает, что организации не стоит внедрять более одного важного инструмента за раз: все проджект-менеджеры будут заняты, а у сотрудников и так довольно много повседневных задач.

Внимательно изучите договор

Прочтите контракт полностью. Обратите внимание, включает ли он, к примеру, положение об автопродлении и может ли поставщик использовать ваш логотип в рекламных материалах. Каким бы скучным ни казалось это занятие, его не получится передать на аутсорс — решение нужно принимать вам.

Источник.

Фото на обложке: insta_photos / Shutterstock