Рабочая переписка отнимает слишком много времени. Вот как это исправить

«Электронная почта делает нас несчастными и создает фоновый гул тревоги, который мы просто принимаем как неотъемлемую часть нашей профессиональной жизни», — говорит Кэл Ньюпорт, автор новой книги «Мир без email: переосмысление работы в мире коммуникативной перегрузки».

Но действительно ли это необходимо? Ньюпорт говорит: «Нет».

«Мне часто задают вопрос о том, почему так трудно поддерживать длительные периоды концентрации? — замечает он. — Отчасти проблема в том, что люди слишком много проверяют электронную почту».

Электронная почта неэффективна

Проблема чрезмерного использования почты заключается в самом подходе, который Ньюпорт называет «гиперактивным коллективным разумом». Он заключается в стремлении к непрерывному общению с помощью цифровых средств связи.

«Электронная почта как способ координации работы включает в себя обмен неструктурированными сообщениями, — говорит он. — Это стало проблемой, потому что мы излишне погрузились в такой способ связи».

«Как только вы поймете, что проблема заключается в рабочем процессе, все изменится, — говорит Ньюпорт. — Некоторые считают, что лучшая организация сообщений, времени ответа и длины текста могут исправить ситуацию, но это не так. Необходимо наладить рабочий процесс, а не сам ящик. Замените гиперактивный коллективный разум другими способами сотрудничества».

Сокращение времени

Чтобы уменьшить время, проведенное за письмами, Ньюпорт рекомендует структурировать процесс. «Когда вы собираетесь ответить на email, спросите себя: "С каким процессом это связано? И как совершить повторяющееся действие таким образом, чтобы уменьшить количество обменов сообщениями?"», — говорит он.

Например, многие организации используют доски задач, на которых публикуется все о проекте. Сотрудники могут найти информацию, расписания, ответственных лиц и статусы. Если появляется вопрос, не нужно обмениваться сообщениями: все можно найти в одном месте.

Также можно создавать предсказуемые, понятные системы.

Например, если вы создаете еженедельный подкаст, можно сделать расписание и подготовить рабочий процесс на неделю с черновыми заметками. Далее производственная группа вносит свои изменения, а потом создается окончательный файл PDF.

«Это не требует больших расходов, но очень важно, — говорит Ньюпорт. — Вам больше не нужно комментировать все по электронной почте, если все знают, чего ожидать».

Пересмотр рабочего процесса

Лучший способ решить проблему с электронной почтой — это пересмотр процессов на уровне команды или организации. «На кону потенциал для получения прибыли, — говорит Ньюпорт. — Изменения неизбежны. Вопрос только в том, быть в тренде или нет».

В то же время сотрудники могут самостоятельно определять, что требуется изменить, и предлагать решения.

«Вы не можете контролировать других, но вы можете определить, как свести к минимуму время, потраченное на почту, — говорит Ньюпорт. — Необходимо проанализировать сам процесс. Просто внесите изменения и посмотрите, что произойдет».

Один из самых недооцененных способов — это планирование встреч. Ньюпорт устанавливает рабочее время, позволяя сотрудникам использовать его для встреч или телефонных звонков. «Для того, чтобы обменяться информацией, может потребоваться семь или восемь писем, а это значит от 70 до 80 обновлений папки с входящими, — говорит Ньюпорт. — Для планирования встреч используйте инструменты вроде Acuity или Calendly, либо общий документ».

Когда вы перестаете использовать почту для задач, которые замедляют и мешают рабочему процессу, она превращается в обыкновенный инструмент для распространения информации.

«Электронная почта — это удобная версия старомодного почтового ящика, — говорит он. — Это хороший способ делиться объявлениями в любое время. Необходимо так его и воспринимать».

Источник.

Фото на обложке: NicoElNino / Shutterstock