Истории

Рабочая переписка отнимает слишком много времени. Вот как это исправить

Истории
Яна Носенко
Яна Носенко

Редактор «Историй» RB.RU

Яна Носенко

Электронная почта — это инструмент, который отнимает больше всего рабочего времени. Однако проблема может заключаться в том, как именно мы его используем. Вот несколько способов тратить меньше времени на почту.

Рабочая переписка отнимает слишком много времени. Вот как это исправить

«Электронная почта делает нас несчастными и создает фоновый гул тревоги, который мы просто принимаем как неотъемлемую часть нашей профессиональной жизни», — говорит Кэл Ньюпорт, автор новой книги «Мир без email: переосмысление работы в мире коммуникативной перегрузки».

Но действительно ли это необходимо? Ньюпорт говорит: «Нет».

«Мне часто задают вопрос о том, почему так трудно поддерживать длительные периоды концентрации? — замечает он. — Отчасти проблема в том, что люди слишком много проверяют электронную почту».

Электронная почта неэффективна

Проблема чрезмерного использования почты заключается в самом подходе, который Ньюпорт называет «гиперактивным коллективным разумом». Он заключается в стремлении к непрерывному общению с помощью цифровых средств связи.

«Электронная почта как способ координации работы включает в себя обмен неструктурированными сообщениями, — говорит он. — Это стало проблемой, потому что мы излишне погрузились в такой способ связи».

«Как только вы поймете, что проблема заключается в рабочем процессе, все изменится, — говорит Ньюпорт. — Некоторые считают, что лучшая организация сообщений, времени ответа и длины текста могут исправить ситуацию, но это не так. Необходимо наладить рабочий процесс, а не сам ящик. Замените гиперактивный коллективный разум другими способами сотрудничества».

RB.RU готовит большое обновление — и мы хотим учесть пожелания и интересы вас, наших читателей. Если вы готовы поделиться своим мнением об RB.RU, переходите по ссылке, чтобы заполнить короткую анкету.

Сокращение времени 

Чтобы уменьшить время, проведенное за письмами, Ньюпорт рекомендует структурировать процесс. «Когда вы собираетесь ответить на email, спросите себя: "С каким процессом это связано? И как совершить повторяющееся действие таким образом, чтобы уменьшить количество обменов сообщениями?"», — говорит он.

Например, многие организации используют доски задач, на которых публикуется все о проекте. Сотрудники могут найти информацию, расписания, ответственных лиц и статусы. Если появляется вопрос, не нужно обмениваться сообщениями: все можно найти в одном месте.

Также можно создавать предсказуемые, понятные системы.

Например, если вы создаете еженедельный подкаст, можно сделать расписание и подготовить рабочий процесс на неделю с черновыми заметками. Далее производственная группа вносит свои изменения, а потом создается окончательный файл PDF.

«Это не требует больших расходов, но очень важно, — говорит Ньюпорт. — Вам больше не нужно комментировать все по электронной почте, если все знают, чего ожидать».

Пересмотр рабочего процесса

Лучший способ решить проблему с электронной почтой — это пересмотр процессов на уровне команды или организации. «На кону потенциал для получения прибыли, — говорит Ньюпорт. — Изменения неизбежны. Вопрос только в том, быть в тренде или нет».

В то же время сотрудники могут самостоятельно определять, что требуется изменить, и предлагать решения.

«Вы не можете контролировать других, но вы можете определить, как свести к минимуму время, потраченное на почту, — говорит Ньюпорт. — Необходимо проанализировать сам процесс. Просто внесите изменения и посмотрите, что произойдет».

Один из самых недооцененных способов — это планирование встреч. Ньюпорт устанавливает рабочее время, позволяя сотрудникам использовать его для встреч или телефонных звонков. «Для того, чтобы обменяться информацией, может потребоваться семь или восемь писем, а это значит от 70 до 80 обновлений папки с входящими, — говорит Ньюпорт. — Для планирования встреч используйте инструменты вроде Acuity или Calendly, либо общий документ».

Когда вы перестаете использовать почту для задач, которые замедляют и мешают рабочему процессу, она превращается в обыкновенный инструмент для распространения информации.

«Электронная почта — это удобная версия старомодного почтового ящика, — говорит он. — Это хороший способ делиться объявлениями в любое время. Необходимо так его и воспринимать».

Источник.

Фото на обложке: NicoElNino / Shutterstock

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 Советы этичного хакера: как защитить свои личные данные от мошенников
  2. 2 О чем нужно знать при работе с электронным документооборотом
  3. 3 Чувствуете выгорание? Попробуйте не использовать телефон по утрам
  4. 4 Идеальный рабочий день: семь стратегий планирования