Среднегодовая численность работников

Среднесписочная и средняя численность — в чем разница

Для начала определимся с терминологией. У среднегодовой и среднесписочной численности работников отличия состоят в следующем:

1. Среднесписочная численность (для краткости специалисты в области бухучёта часто применяют аббревиатуру ССЧ) — это общее числовое значение тех людей, которые включены в штат организации и работают в ней по официальным контрактам, пусть даже и неполный рабочий день. Выполняющих свои обязанности по ГПХ (соглашениям гражданско-правового характера, иногда используется аббревиатура ГПД — «гражданско-правовые договора»), внешних совместителей («внешников») и аналогичные категории лиц, которые не занимают мест в штатном расписании, в неё не включают. Если кто-то заключил допсоглашение или второй контракт и трудится в той же организации — его засчитывают только как одну учётную единицу по одному месту исполнения обязанностей. «Внешник» же учитывается в этом случае только по основному месту работы, записанному в его бумажной или электронной книжке, и в данные также не включается: связанная с ним статистика является проблемой его основного работодателя, а не того, кто сдаёт отчёты.
2. Средняя численность работников (СЧ) — это тот же показатель, но уже с учётом ещё и «внешников», и сотрудничающих с компанией в рамках ГПХ (ГПД). Это означает, что сначала нужно произвести предыдущее вычисление, а затем прибавить данные по двум дополнительным категориям, которые не были изначально учтены на первом этапе.
3. Среднегодовая численность— это комбинированное понятие. Она представляет собой СЧ, но определённую за каждый месяц в году отдельно, а затем просуммированную и разделённую на 12.

Среднегодовая численность работников предприятия — это СЧ, выведенное за год в целом. При необходимости этот параметр можно рассчитать за квартал, полугодие или за другой необходимый для отчёта промежуток времени. Однако в большинстве случаев для целей, определённых действующим российским законодательством и нормативными актами надзорных органов, требуется найти количество, являющееся средним за год.

Дополнительно отметим, что когда производятся вычисления, нельзя учитывать как занятых в какой бы то ни было форме:

• самозанятых (плательщиков НПД — налога на профессиональный доход);
• индивидуальных предпринимателей (ИП), в том числе и платящих НПД из-за того, что объём полученной прибыли уже превышает критерии, установленные для самозанятого действующим законодательством;
• лиц, передавших имущественные права по авторским договорам в порядке, установленном ГК РФ, и получающих установленный гражданским законодательством России доход.

Все эти категории платят налоги самостоятельно (если специально в соглашении с ними не оговорено другое — но это отдельный вопрос, не учитываемый при вычислении количества лиц, занятых на конкретном предприятии), и потому в статистике, передаваемой в ФНС и Социальный фонд, не должны быть указаны.

Стоит помнить, что среднегодовая и среднесписочная численность работников — разные понятия и используются для разных целей, и смешивать их недопустимо. Даже с учётом изменений в законодательстве от 2020 года, данные подаются разными способами.

Когда нужна ССЧ?

Среднесписочная численность работников требуется, когда речь идёт о следующих моментах:

1. Форма, в которой подаётся декларация. Если за отчётный год ССЧ превышает 100, декларировать полученные доходы и понесённые расходы надо в электронной форме (п. 3 ст. 80 НК РФ) — со всеми вытекающими последствиями (оформление криптографически защищённой ЭЦП и так далее). Исключение — декларирование по НДС, если субъект с ним работает: такой документ всегда подаётся с помощью электронных средств.
2. Распределение налога на прибыль между подразделениями юридического лица, работающими в разных регионах.
3. Определение того, будет ли компания-работодатель включена в пользующиеся льготами категории — то есть работать без НДС, пользоваться пониженными тарифами взносов по платежам и т. д.
4. Относится ли компания к субъектам бизнеса, пользующегося льготами со стороны Российской Федерации или её субъектов. Если число занятых на работе соответствует критериям, установленным в законе, то компания может претендовать на некоторые меры государственной поддержки.
5. Требуется ли организации обязательно размещать информацию об имеющихся вакансиях на официальном портале.
6. Нужно ли вводить обязательные квоты для инвалидов.
7. Для отчётов в Социальный фонд РФ и определения размеров взносов.

Также она может использоваться самим предприятием для определения того, насколько эффективно трудятся занятые в нём — и, как следствие, для поиска методов, позволяющих улучшить производительность.

Читайте по теме:

Как оформить допсоглашение к трудовому договору

Иностранные компании удвоили наем российских IT-специалистов

До 2020 года эти данные направлялись в ФНС с помощью формы КНД 1110018. Однако затем порядок изменился, и по состоянию на 2025 год отдельная форма больше не нужна, а все сведения этого рода передаются ежеквартально в рамках отчёта о страховых взносах.

Когда нужна средняя численность?

Средняя и среднегодовая численность работников — это значение, которое используется работодателем, чтобы:

1. Применять специальные налоговые режимы. УСН используется, если СЧ не более 130, а перейти на неё можно только при размере не превышающем 100. Для ИП, использующих патентную систему, это же значение не должно быть выше 15.
2. Использовать льготы, привязанные к этим показателям. Например, пониженные тарифы для уже действующих в IT-сфере предприятий могут применяться, если СЧ за 9 месяцев прошедшего перед отчётом года не превышает 7. Для сравнения: если компания только создана, то в текущем году 7 должен равняться не СЧ, а ССЧ, что соблюсти фирме куда легче — штатное расписание и занятые вакансии она определяет самостоятельно, а занятых по ГПД можно и не учитывать.

Как рассчитать среднегодовую численность работников?

Рассмотрим, как считается среднегодовая численность работников.

Для этого нужно:

• рассчитать ССЧ за каждый месяц периода, за который необходимо произвести вычисления;
• определить среднего значения для «внешников» и ГПД;
• суммировать результатов первого и второго этапа.

Затем определяется сама среднегодовая численность.

Вначале считается по тем, кто занят полный день. Люди, которым сокращённое время полагается по трудовому законодательству (несовершеннолетние, родители ребёнка-инвалида) в подсчётах принимаются как полностью занятые. Главное, чтобы человек был в штате.

Фото в тексте: Freepik

Если сотрудник в конкретный день был в отпуске, не вышел на работу из-за временной нетрудоспособности (подтверждённой медицинскими документами) — он тоже учитывается при расчёте ССЧ: трудовой договор продолжал действовать.

Точно так же учитываются и направленные в ряды Вооружённых Сил РФ в рамках частичной мобилизации 2022 года — рабочее место за ними сохраняется, все отношения приостанавливаются, но не прекращаются (постановление Правительства РФ №1677 от 2022 года).

Не подлежат учёту:

• находящиеся в декрете, включая отпуск по уходу за ребёнком — трудовое законодательство разрешает на это время принимать на работу другого сотрудника;
• сотрудники в неоплачиваемых отпусках по учёбе.

Как пример: в компании «Гладиолус» работают 30 человек. Но 10 июня одна из сотрудниц ушла в декрет и с этого дня не учитывается. Получится такая картина по ССЧ:

Такой же расчёт проводится и за каждый месяц интересующего налоговую или соцфонд периода.

Ну а теперь считаем среднюю численность (СЧ). Для «внешников» СЧ рассчитывается по формуле:

Полученный результат округляется до сотых долей.

Пример расчёта: в том же «Гладиолус» есть два «внешника», каждый из которых занят 3 часа при 8 часовом рабочем дне. В расчётном месяце 20 рабочих дней и, соответственно, 160 рабочих часов. Оба отработали своё время полностью. В итоге параметр для них будет равняться:

Если же один из «внешников» отработал своё время полностью, а второй, например, был в отпуске (согласно ст. 286 ТК РФ для внешних совместителей отпуск по обоим местам работы предоставляется одновременно) — то считать надо уже отдельно по каждому из них исходя из реальной занятости по времени, а потом складывать полученные результаты.

Читайте по теме:

Подбор и адаптация сотрудников

Методы управления персоналом: основные группы и их применение в организации

Подсчитывание данных по тем, кто занят на основании ГПХ (ГПД, что означает то же самое) ведётся по тем же правилам: реально отработанные часы делятся на общее количество часов занятого на полном дне за месяц.

Теперь третий этап — суммирование. Допустим, что в «Гладиолус» нет занятых по договорам ГПХ, а среднее по «внешникам» мы уже высчитали. Получаем за месяц следующее:

Теперь приступаем к заключительному этапу. Действуем так:

1. Берём общую СЧ за каждый месяц.
2. Суммируем за весь срок, по которому необходимо отчитаться перед контролирующими органами власти.
3. Делим на 12.

Если взять в качестве примера снова «Гладиолус», то представим, что на место ушедшей в декрет сотрудницы взяли кого-то другого, но он почти сразу был уволен — и два месяца подряд ССЧ был равен 29,3, а с учётом «внешников» — 30,8. Тогда вопрос с подсчётом решается так:

СЧ за год = (31,8 х 10) + (30,8 х 2) /12 = 31,63 (с учётом округления полученного результата до сотых долей — более точные подсчёты для целей, предусмотренных законодательством, не требуются).

Итог

Среднегодовая численность — это показатель, который отражает среднее количество работников за определённый период времени, а конкретно — за год. В этом плане он ничем не отличается от средней численности (СЧ), которая может быть рассчитана за год, квартал или любой другой промежуток времени, превышающий месяц.

От СЧ зависит возможность использования специальных налоговых режимов для компаний, индивидуальных предпринимателей и других участников предпринимательской деятельности, которые используют труд наёмных работников и в силу этого должны отчитываться перед Федеральной Налоговой Службой и Социальным Фондом.

Следует отличать СЧ от ССЧ. В последней учитываются только сотрудники, работающие по трудовым договорам. А вот в СЧ также включаются «внешники» и исполнители, работающие по гражданско-правовым договорам.

Процедура подсчитывания включает в себя несколько этапов, и важно соблюдать порядок вычислений для того, чтобы получить максимально точные данные. Вначале необходимо определить ССЧ по тем, с кем заключены контракты, и лишь после этого переходить к подсчётам СЧ отдельно по каждой категории людей, не учитывающийся во время вычислений на предыдущем этапе. Результат округляется до сотых долей и в этом виде используется для подачи статистических данных в контролирующие органы.

Фото на обложке: Freepik