10 лайфхаков от топ-менеджеров, которые все успевают

Я тщательно планирую каждый день предстоящей недели, занося все встречи в календарь. Также у меня есть специальный файл, в котором я веду учет времени уже по ходу дня. Часто делаю это постфактум, за несколько дней сразу — не успеваю, а иногда просто ленюсь заполнять вовремя. В выходные анализирую и корректирую согласно ему план на будущую неделю. Примерно такой же файл есть у меня и по сотрудникам: когда и с кем у нас запланированы встречи, каковы их темы и продолжительность».

Если вам нужен лайфхак, как стать нормальным, заведите детей. Они помогут вам выстроить эффективный тайм-менеджмент. Хочешь не хочешь – приходится успевать.

Другой прием, которому меня научил наш руководитель по клиентскому опыту: включить на системных часах (я работаю на Mac) произношение времени каждый час – «It's eleven hours». Помогает чувствовать время».

Важно соблюдать принцип "один день – одно важное дело". Ставьте минимум одно, максимум три важных задачи на день, иначе можно либо ошибиться, либо перегрузить себя. А это снизит качество принятых решений. То есть планировать надо так, чтобы важных дел было не больше трех, остальное – подготовительная работа или аналитическая, которая не требует принятия каких-то важных решений».

Если накопилось много дел или направлений, до которых не доходили руки, я беру волю в кулак и провожу "субботник" – выделяю специальный день или время и не занимаюсь ничем другим: не лезу в почту, иногда даже отключаю телефон. Это дает возможность сконцентрироваться на конкретном деле и продвинуться в нем». 

День я обычно планирую в трех календарях. Один личный и два рабочих: общий, куда сотрудники могут вносить события самостоятельно, и индивидуальный календарь для локальных встреч и задач. Веду рабочий блокнот в Evernote: записываю резюме встреч, мысли, идеи. Не брезгую и стикерами».

Я сова, но если раньше в первой половине дня я чувствовал себя разбитым, то сейчас научился контролировать режим. Это очень важное и полезное умение. Пик моей суточной эффективности приходится на 3-4 часа дня. При этом все самые интересные и смелые идеи в голову приходят в районе девяти вечера. Не употребляю никаких внешних стимуляторов, повышающих эффективность или дающих энергетически заряд. В том числе недавно совершенно отказался от кофе, когда стал замечать зависимость от него. Самое главное – контролировать свой режим, прислушиваться к организму, правильно питаться. Очень помогает медитация — приучае​​т мозг к концентрации и заряжает энергией».

Я стараюсь фокусироваться на том, что делаю в текущий момент времени. Давно взял за правило: чтобы выполнять много задач, нужно перестать быть "многозадачным". Лучше концентрироваться на чем-то одном и быть последовательным. Кроме этого регулярно веду задачи в Trello. У меня со временем появился спортивный интерес к тому, чтобы выполнять больше, видеть прогресс. Эта практика помогает поддерживать баланс между рабочими и личными делами».

Я стараюсь следовать принципам матрицы Эйзенхауэра (метод тайм-менеджмента для определения приоритетов дел дня по принципу "важно-неважно" и "срочно-несрочно" — прим. ред.) и не допускать ситуаций, когда горят дедлайны.

Еще использую метод Помидора, помогающий сконцентрироваться на важных задачах. По сути, это способ вырваться из бесконечной рутины и посвятить какому-то делу полное и безраздельное внимание. Почти все уведомления с почты и соцсетей у меня выключены, то же самое и со звуком на телефоне. Честно признаться, не помню, когда мой телефон в последний раз звонил».

Я прислушался к совету по декомпозиции источников входящей информации, который нашел в книге Глеба Архангельского о тайм-менеджменте. Теперь все запросы оседают в таск-менеджере Things. Они разбиваются на важные, срочные и так далее. Исходя из этого, я их планирую».