Как эффективно управлять контактами телефонной книги

Умение грамотно распределить повседневную занятость: работу за компьютером, поездки и встречи не только дает больше свободного времени, но и улучшает результат работы. С чего стоит начать, и какие существуют самые простые методы организации деловой жизни?

Стоит начать с простого. Немалую часть рабочего дня делового человека занимает общение с партнерами. Чтобы обеспечить комфорт и качество телефонной связи с ними, нужно грамотно организовать список телефонных номеров. Количество контактов по работе может доходить до нескольких сотен, и лучше правильно их сортировать: внимательно заносить номера в телефон, учитывать нужную информацию о человеке и правильно заполнять все поля. Полезно фиксировать не только e-mail и телефон, но и название компании и должность сотрудника, а также такие детали, как имя супруги партнера или его день рождения, чтоб не растеряться на неформальном мероприятии и уметь сделать приятное человеку. Современные смартфоны позволяют записывать любую информацию. Эта возможность дает массу преимуществ, например, не нужно больше хранить кипу визитных карточек, но заполнение контактной формы занимает немало времени, а переписывание информации вручную может повлечь ошибку.

Для экономии времени и надежности ввода контактных данных существует уникальное приложение для смартфонов. Оно позволяет фотографировать визитные карточки и автоматически заносить данные в соответствующие поля телефонной книги в смартфоне. ABBYY BusinessCardReader - просто фотографируем визитку, нажимаем «Готово», и новый контакт создан. Качество распознавания - высочайшее. Это решение от компании ABBYY позволяет сократить до нескольких секунд операцию по внесению всех контактных данных, и избавляет от необходимости приводить записную книжку к единому виду, потому что идеально сонастраивается с форматом записей в каждом смартфоне.

Нельзя также исключать фактор риска потери или поломки мобильного устройства, на этот случай необходимо иметь копию телефонной книги. Важно учитывать этот риск в командировке, где особенно страшно остаться без связи с миром. Регулярная синхронизация с компьютером и немедленное добавление новой информации в нужное поле - залог порядка в контактах. Современное программное обеспечение для смартфонов даже позволяет переносить данные прямо в Outlook Express. И BusinessCardReader играет ключевую роль в процессе превращения стопки визиток в синхронизированные электронные адресные книги. Причем, программа распознает визитки на 8 языках, что тоже немаловажно для тех, у кого есть контакты иностранных партнеров. Главное, чтобы один человек не оказался записан дважды, на русском и на иностранном языке, это придется отслеживать самостоятельно и не увлекаться сканированием обеих сторон визиток.

Управление своими контактами - первый шаг к тому, чтобы организовать деловой процесс с максимальной выгодой для себя. Современные смартфоны располагают массой всевозможных органайзеров и программ по тайм-менеджменту, но телефонная книга - его первичная функция и самая важная база данных. Важно помнить об основных этапах организации данных:

Занесение всей полезной информации о человеке

Немедленное добавление новой информации

Синхронизация телефонных книг на всех устройствах

Сокращение временных затрат на заполнение контактной формы

Автоматизация работы со списком и избавление от бумажных носителей - визитных карточек

Мы - это те, кто нас окружает, и порядок в телефонной книге - значит уверенность в собственной профессиональной компетенции, а умение экономить время - залог успеха в любом деле.

ABBYY, материал опубликован на правах рекламы