Нам удалось увеличить число новичков, прошедших испытательный срок, на 59%. И вот как

Зачем нужно адаптационное интервью

Чтобы период адаптации новичка проходил максимально эффективно, сотрудники HR-отдела некоторых компаний проводят одно или серию интервью, которые включают в себя блоки по организационной, социальной и профессиональной адаптации.

Часто в профессиональных источниках можно прочесть о необходимости проведения адаптационного интервью с новыми сотрудниками. Могу сказать, что практикуется это далеко не во всех компаниях. Зачастую интервью сводится к 5-минутному разговору, начинающемуся и заканчивающимся абстрактным вопросом: «Ну как ты?».

К сожалению, многие HR-специалисты вообще мало контролируют процесс адаптации, в основном уделяя внимание вопросу успешного освоения профессиональных навыков. Причин множество:

• слишком высокая занятость,
• большая текучка,
• огромное количество вакансий и других задач в работе.

На мой взгляд, это серьезное упущение.

Правильно составленное и проведенное интервью имеет неоспоримые плюсы:

Чтобы получить вышеуказанные преимущества, необходимо помнить о том, как правильно работать с этим инструментом:

• важно четко сформулировать цели и правила проведения интервью;
• вопросы должны быть разнообразными и касаться разных областей жизни компании;
• по возможности нужно внедрять идеи, высказанные сотрудником в ходе интервью;
• фиксировать все сказанное дословно. Задавать уточняющие вопросы, чтобы правильно понять информацию и ничего не упустить;
• обязательно прорабатывать полученные результаты с непосредственным руководителем сотрудника.

Выстраивание адаптационного процесса: опыт Retail Rocket

Два года назад, до моего прихода в Retail Rocket, HR-службы не было вообще. Перед бизнесом остро стоял вопрос выстраивании всех соответствующих процессов. В первую очередь это касалось построения системы адаптации персонала, а также совершенствования профессионального обучения новых сотрудников с целью повышения качества и скорости адаптации.

В рамках решения вышеуказанных задач было внедрено адаптационное интервью. Процесс разработки включал определение целей, длительность его проведения и последующие этапы работы с полученной информацией. За период испытательного срока (как правило, три месяца) с новым сотрудником проводится три встречи.

• Первое интервью проводится после первой недели работы

Это самый тяжелый период для человека в компании: обрушивается поток новой информации, необходимо взаимодействовать с большим количеством незнакомых людей, не всегда понятны и прозрачны принятые бизнес-процессы и правила. Сотрудник остро нуждается в поддержке.

Интервью содержит два блока и 17 вопросов, охватывающих социализацию и обучение. Предполагаемая продолжительность разговора не превышает 15 минут. Важно понять, насколько комфортно сотруднику внутри компании.

Совпали ли его ожидания о непосредственных задачах с реальностью? Насколько сложившееся представление о компании при прохождении отборочных собеседований соответствует действительности? Также необходимо выявить плюсы и минусы внутреннего обучения.

• Вторая встреча проходит на экваторе испытательного срока — через полтора месяца с начала работы сотрудника

К этому времени у него уже формируется понимание его функционала, особенностей бизнес-процессов, а также складывается круг общения и представление о своем месте в компании.

Основная задача — выявить уровень лояльности сотрудника к компании. Как он понимает свои задачи и цели отдела? Достаточно ли, на его взгляд, информации о функционале и работе компании? Важно определить, насколько сотрудник социально адаптирован, ладит ли он с непосредственным руководителем и командой, в которой работает.

Также блок содержит вопросы о самооценке собственной эффективности, готовности работать самостоятельно, понимания материальной мотивации и перспектив профессионального роста.

• Третье интервью проводится в последнюю неделю испытательного срока

Спустя три месяца при правильном подходе к процессу адаптации новый сотрудник уже полностью социализируется в компании и готов к выполнению профессиональных задач самостоятельно.

Это интервью самое долгое и занимает около полутора часов. Во многом вопросы пересекаются со второй встречей, но они направлены на подведение итогов испытательного срока. Важно снова спросить сотрудника о том, как можно улучшить бизнес-процессы, правила работы и жизнь компании в целом.

После каждого интервью проводится встреча с непосредственным руководителем сотрудника, где обсуждаются выявленные зоны напряжения и разрабатываются шаги для их устранения. Руководитель получает помощь в построении качественных рабочих отношений, а компания понимает, как можно улучшить систему адаптации в целом. Таким образом, все стороны получают необходимую поддержку.

Влияние адаптационного интервью на бизнес

Как адаптационное интервью глобально влияет на бизнес? По своему опыту могу выделить следующие составляющие:

• значительно увеличивается процент успешного и досрочного прохождения испытательного срока. Компания получает возможность быстрее вернуть инвестиции, вложенные в поиск и вывод нового человека на работу, его обучение в период адаптации;
• снижение текучки персонала, а значит, и снижение затрат на поиск замены и адаптацию новых сотрудников;
• устанавливаются более доверительные отношения между сотрудником и руководителем. Сотрудник не боится подойти с вопросом к руководителю. Таким образом, совершается меньше ошибок, сотрудник накапливает положительный опыт работы, что в дальнейшем позитивно сказывается на компании в целом;
• выстраивается понятный процесс получения обратной связи: насколько правильно выстроенные процессы и какие есть «узкие места», сдерживающие рост. Развитие компании становится постоянным и компания может оперативно вносить необходимые изменения;
• возникает возможность получать новые идеи, улучшающие бизнес;
• растет количество вовлеченных и лояльных сотрудников;
• растет мотивация сотрудников, как следствие, повышается их эффективность;
• у компании появляется больше времени на поиск замены сотруднику, если о рисках становится известно заранее;
• происходит развитие управленческих компетенций руководителей, так как они сразу получают обратную связь о выявленных проблемах в период адаптации и способами работы с ними.

И немного цифр из практики Retail Rocket после внедрения адаптационного интервью:

• число новых сотрудников, успешно прошедших испытательный срок, выросло на 59%;
• число новых сотрудников, прошедших испытательный досрочно, составило 24%

Безусловно, эти цифры получились не только за счет адаптационных интервью, но и благодаря выстроенной системе подбора, правильного формирования заявки на поиск специалиста и тщательной проработки профиля кандидатов.

Заключение

Компания тратит значительные ресурсы на подбор персонала. Чтобы они окупились как можно быстрее, важно отслеживать успехи и неудачи нового сотрудника в самый трудный для него период — время прохождения испытательного срока.

Чем быстрее человек вольется в работу и корпоративную культуру компании, тем быстрее компания получит возврат инвестиций в подбор, и отличный способ для реализации этой задачи — проведение адаптационных интервью.