Как и зачем вести учет доходов и расходов?

Минимально необходимый инструмент, который даст вам общее понимание о бизнесе — отчет о прибылях и убытках. Этот отчет облегчает ведение учета доходов и расходов, помогает понять их структуру и динамику. А также выявить, какие направления в бизнесе приносят больше всего выручки и на что компания расходует средства. Но одного лишь этого отчета недостаточно, чтобы вести полноценный финансовый учет.

Что такое финансовый учет и какие отчеты в нем необходимы?

Финансовый учет — это регулярный процесс сбора и систематизации данных о финансовом состоянии и результатах деятельности компании. Система финансовой отчетности должна включать три главных отчета:

1. Отчет о движении денег (ДДС) — показывает, сколько у компании денег;
2. Отчет о прибылях и убытках (ОПиУ) — расскажет о том, сколько зарабатывает бизнес;
3. Баланс — отчет о богатстве компании, он расскажет, что есть у компании сейчас и за счет каких средств это приобреталось.

Помимо трех основных отчетов, чаще всего нужны вспомогательные: учет основных средств, зарплатная ведомость, учет дебиторки и кредиторки и т. д. Они помогают погрузиться в детали и правильно собрать три главных отчета.

Где лучше всего вести финансовый учет?

Вести финансовый учет можно в Google-таблицах или специализированных сервисах. На рынке их множество. Во многих сервисах есть дополнительные рекомендации, как вести учет расходов, чтобы итоговые цифры давали вам полное представление о бизнесе.

Мы часто используем автоматические сервисы финучета. К ним относятся, например, «Финтабло», «ПланФакт» и другие. Такой сервис помогает контролировать движение денег, планировать финансы с точностью до 90%+ и видеть прибыль ежедневно. Сервисы автоматически загружают данные со счетов компании и формируют отчеты для принятия решений.

Этапы составления бюджета

Бюджетирование — итерационный процесс, с первого раза может не получиться. Но с каждым разом вы будете лучше понимать, как вести учет доходов и расходов, и результаты будут становиться лучше.

Чтобы создать бюджет, сначала нужно собрать отчетность. Без фактических данных планировать бюджет невозможно. Кроме того, перед планированием нужно поставить цели для компании и сопоставлять с ними плановые показатели.

Собрать бюджет можно несколькими способами. Первый способ — собрать данные от ответственных сотрудников и свести в общий план. Второй способ — поставить плановые показатели так, как их видит руководство, и отдать на исполнение сотрудникам.

Отчет о прибылях и убытках

Отчет о прибылях и убытках помогает увидеть, сколько на самом деле заработала компания. Он формируется за отчетный период — месяц или квартал. Чтобы правильно вести отчет, важно понимать, к какому периоду отнести доход или расход, так как возникают они не в момент оплаты, а в момент исполнения обязательств.

Например, компания продает и проводит курсы по истории искусств. Когда ученик внес деньги за урок — это еще не доход компании. Доход появится, когда компания проведет урок. А расход по заработной плате преподавателю возникнет не тогда, когда компания выплатит зарплату, а когда преподаватель проведет урок — то есть исполнит свои обязательства.

Баланс

Баланс — главный отчет собственника бизнеса. Он помогает понять, в каком состоянии находится бизнес и отвечает на самые важные вопросы:

• Где деньги?
• За чей счет живет компания?
• Насколько компания богата?

Баланс состоит из активов и пассивов. Активы показывают, что есть в компании, а пассивы — откуда все это появилось. Если ОПИУ собирается по результатам отчетного периода, то баланс — всегда на конкретную дату.

Почему во многих компаниях не принято вести учет?

Причин может быть много, но главная из них — нет ресурсов: квалифицированных сотрудников и времени на ведение учета расходов. Часто собственники на старте сами занимаются всеми процессами, и на учет времени не остается.

Многие предприниматели вообще не знают, что нужно вести финансовый учет и считают, что бухгалтерского учета уже достаточно. Другим не хватает знаний и опыта для самостоятельного ведения.

Чем может помочь ведение учета?

Финансовый учет нужен для принятия качественных управленческих решений. Инструменты учета покажут, что происходит в компании и как улучшить финансовый результат. При помощи качественной информационной системы можно сделать компанию управляемой и предсказуемой.

Отчеты помогут понять, в каком состоянии находится компания, сколько у нее денег, сколько компания зарабатывает и насколько эффективно работают деньги в бизнесе. Инструменты планирования помогут спрогнозировать результат и пути его достижения.

Почему у компания возникают проблемы с финансами?

• Первая причина — компания может работать в убыток. В этом случае проблемы неизбежны, убыток будет копиться, увеличивать долги и дыру в собственном капитале.
• Вторая причина — отсутствие качественного учета. В этом случае собственник или руководитель не может оперативно реагировать на изменения, прогнозировать результат. А иногда и вовсе не видит, что в компании есть проблемы.
• Третья причина — неправильно выстроенные бизнес-процессы. К примеру, компания работает с прибылью, но предоставляет слишком большие отсрочки клиентам. В этом случае есть риск возникновения кассовых разрывов.
• Четвертая причина финансовых сложностей — неправильное распределение прибыли. Например, собственник выводит в качестве дивидендов больше, чем зарабатывает. Это грозит дырой в собственном капитале.

Иногда все эти причины встречаются вместе. Чтобы такого не допустить, можно переложить задачи по ведению учета на финансового директора — в штате или на аутсорсинге.

Фото на обложке: Shutterstock / CrizzyStudio