3 рекомендации по разработке дашборда, которым будут довольны все

Какой отчет можно считать успешным?

Очень часто при реализации BI-проекта – внедрении аналитической системы или внесении в нее улучшений – мы сталкиваемся с задачами по построению отчетов. Такой запрос может прийти как от финансового или коммерческого директора, так и от обычных бизнес-пользователей из их департаментов или других подразделений.

В зависимости от реализуемой бизнес-задачи к отчетам предъявляются очень разные требования. Для одних заказчиков наиболее важно, чтобы отчеты моментально открывались и обновлялись. Для других – чтобы они были понятными и выглядели привлекательно с точки зрения оформления. Третьим важно включить в отчет все и даже больше, потому что он должен поддерживать самые невообразимые сценарии анализа и давать ответы на любые вопросы пользователя – даже те, которые, возможно, еще не оформились в голове.

В погоне за выполнением этих требований ИТ-специалисты часто забывают о самом главном.

Обычно в каждой компании у сотрудника есть несколько способов получения важной информации или ответа на какой-то вопрос, и любой аналитический отчет конкурирует за внимание специалиста с другими инструментами.

Если сотрудник может получить интересующий его ответ с помощью вашего дашборда, но выбирает для этого другой способ, например, идет искать сведения в другой системе вроде CRM – отчет не работает.

Успешный отчет – это источник, к которому сотрудники обращаются потому, что это наиболее простой, удобный, быстрый и эффективный способ получения информации. Поговорим о том, как добиться такого результата.

Вовлечь пользователей на каждом этапе

Наш опыт показывает, что успешный дашборд стоит на трех китах: вовлечение пользователей, фокус на важном, эволюционный подход.

Вовлечение – это не просто сбор требований к отчету. Пользователь, как правило, не знает, какие графики ему нужны, какие должны быть фильтры и размеры кнопок. Он может показать вам то, что до этого всегда было под рукой – например, Excel-таблицу – и попросить сделать «что-то подобное».

Например, он хочет определить контрагентов, которые лучше всего выполнили свою работу за определенный период времени, и на основе этой информации правильно рассчитать для них бонусы. Задача ИТ-специалистов здесь – помочь определиться с показателями, которые помогут решить эту задачу.

Следующий этап обсуждения – определить, в каких источниках содержатся наиболее актуальные данные для построения такого отчета.

Определившись со списком показателей и источниками данных, можно приступать к прототипированию. Для этого можно использовать как специальные инструменты вроде Figma, так и непосредственно системы визуальной отчетности, например, Power BI.

Вовлечение коллег в разработку эффективных отчетов можно сравнить с марафоном, где главный секрет успеха – поддержание определенного темпа бега на протяжении всей дистанции. Так и бизнес-пользователь не должен «выпадать» из работы ни на одном из этапов.

Работать вокруг user stories, а не графиков

Часто ИТ-специалисты, особенно начинающие аналитики и консультанты, совершают распространенную ошибку: задают слишком детальные вопросы по поводу внешнего вида дашбордов. Например, какую диаграмму пользователь хотел бы, какие в ней должны быть уровни? Определенный фильтр должен влиять на все графики или только на один?

Конечно, может быть так, что у клиента есть четкое понимание того, как должен выглядеть дашборд, и вы получите ответы, но, как правило, это не так, и все, что он может вам дать – это некая user story.

Фокус на практической истории позволит вам не просто перерисовать в виде красивого графика табличку из Excel, с которой работали много лет, а создать по-настоящему полезный инструмент.

Помнить про эволюционный подход

Ваш продукт вряд ли получится идеальным сразу же, и этого не нужно бояться. Здесь на помощь приходят гибкие методологии, которые позволяют не только вовлечь пользователя в работу на каждом этапе, но и планомерно улучшать отчет, в результате доводя его до высокого уровня качества. Это и есть эволюционный подход.

Традиционно в ИТ-индустрии принято делить работу на небольшие итерации, каждая из которых занимает две-три недели, но вы можете сократить их длительность и показывать клиенту промежуточные результаты чаще. Обычно сбор обратной связи и внесение изменений не занимают много времени.

Предоставьте коллегам возможность тоже вносить правки: например, они могут поменять типы графиков или детали в цветовом оформлении. Современные аналитические платформы вроде Tableau или Power BI позволяют пользователям производить изменения в своих отчетах, даже если они не обладают техническими навыками.

Помимо дополнительного вовлечения это даст вам возможность избежать дополнительных итераций в будущем с просьбой «поиграться со шрифтами».

Что еще важно

Дам несколько советов, проверенных на нашем опыте, теперь связанных с организацией работы ИТ-команды.

1. Если вы разрабатываете не один или два отчета, а целый набор для разных департаментов, лучше подготовиться заранее и составить гайдлайн, по которому будет работать ваша команда. Туда можно включить, например, информацию о примерной структуре отчетов или общей цветовой гамме. Когда все отчеты подготовлены в более-менее одинаковом стиле, пользователям легче в них ориентироваться и находить нужные элементы управления.
2. Не стоит отправлять отчеты пользователям в виде скриншотов. Исключением могут быть только мелкие изменения. Лучше показывать отчет вживую, используя user stories и поясняя, что и где вы изменили. Когда вы защищаете отчет перед заказчиком, выступление также рекомендую строить вокруг конкретной задачи, которую этот отчет помогает решить.
3. Не бросайте ваших пользователей после завершения проекта и выхода в продуктив. Речь идет не только о технической поддержке. Во многих аналитических системах существуют метрики, по которым вы можете отследить активность пользователей: какие отчеты используются чаще, какие реже. Важно чутко реагировать на спады активности, тем более на ее полное отсутствие. В таком случае ваши отчеты всегда будут успешными и сохранят конкурентоспособность и востребованность.

Фото на обложке: Campaign Creators/unsplash.com