Как собрать локальную команду для хакатона. Опыт HackDay

Здравствуйте.

Иногда случается, что ваше мероприятие выплескивается из города и начинает ходить по другим городам и странам. Принцип подбора и организации работы удаленной команды будет одинаковый для мероприятий любого формата, в том числе крупных.

В сегодняшней статье я расскажу о взаимодействии с локальной командой, которая становится соорганизатором мероприятия в незнакомом вам городе.

Выбор города для проведения

В городе, где планируется провести хакатон, должны обязательно присутствовать:

– Более или менее сформировавшееся стартап-сообщество

– Несколько вузов, выпускающих специалистов в области ИТ

– ИТ-компании, известные на уровне страны

– Вменяемая локальная команда

А также (желательно):

– Технопарк или бизнес-инкубатор

– Другие городоа, где развита стартап-экосистема, по соседству

– Успешные (или условно успешные) стартапы

Обычно мы выбираем соответствующий критериям город и ищем там команду, но иногда команда сама выходит с нами на связь и предлагает провести мероприятие в ее городе.

Критерии выбора локальной команды

1. Ребята «с рынка». У всех членов локальной команды или у ее ответственного лица должен быть прикладной опыт работы на ИТ-рынке региона. Только такое условие даст необходимый кругозор и нужное количество контактов, при которых организация мероприятия нужного качества гарантирована.

2. Ребята с опытом организации мероприятий. Здесь подойдет любой прикладной опыт кого-либо из членов локальной команды.

3. Команда обладает компетенциями в логистике, поиске спонсоров, информационном продвижении, в привлечении участников.

Для принятия решения мы проводим один скайп-колл, в ходе которого задаем прямые вопросы по темам, перечисленным выше. После начала работы локальной команды нужно посмотреть на результаты: если за две недели результатов нет, мы сворачиваем сотрудничество.

По теме: Спонсоры мероприятия. Опыт HackDay

Что делает локальная команда

Команда города проведения занимается информационной поддержкой, поиском спонсоров, привлечением участников – всем этим на уровне своего города и региона, а также соседних регионов. На локальную команду ложится поиск и приглашение местных экспертов, подбор и согласование работы с площадкой, выбор исполнителя по питанию и полиграфии. За головной командой остается, соответственно, работа с крупными российскими спонсорами и СМИ и общая координация мероприятия.

Цели локальной команды

Нужно выяснить их при первом же созвоне открытым вопросом. Зная цели соорганизаторов, вам будет легче взаимодействовать в дальнейшем. Кроме того, цели нужно постоянно держать в голове и всегда учитывать.

Все зависит от команды. Это может быть набор проектов, если ваш соорганизатор – бизнес-инкубатор, или пиар, если соорганизатор – местный стартап. Весьма распространенные цели – HR и имиджевые задачи. Ваши партнеры так же, как и вы, посредством мероприятия решают какие-то свои вопросы, и для того, чтобы сотрудничество было плодотворным и повторилось в будущем, нужно уважать потребности друг друга.

По теме: Выживаемость проектов хакатона. Опыт HackDay

Денежные взаимоотношения

Также проговариваются при первом созвоне. Поскольку HackDay, мягко скажем, не слишком много зарабатывает, затраты на обе команды выглядят как зарплата. То, что остается сверху, делится пропорционально привлеченным спонсорским деньгам.

Техника работы

Ниже перечислены обязательные пункты, выполнение которых приведет ваше мероприятие к успеху.

1. Определяем главное ответственное лицо на стороне локальной команды.

2. Распределяем роли команд в целом и членов локальной команды в частности. Прописываем зоны ответственности каждого человека.

3. Составляем подробный мастер-план по всем активностям с дедлайнами.

4. Делаем соответствующие задачи в системе управления проектом. Задачи должны биться мелко. В качестве примера привожу скриншот будущего мероприятия в Новосибирске. Мы используем Asana (наши примеры работы с Asana и Google Docs можно посмотреть тут).

5. Все документы собираются в одной папке в Google Docs (по желанию – в Dropbox). Папка должна быть вменяемо названа. Она будет содержать несколько подкатегорий.

6. Раз в неделю в заранее оговоренный день и время созваниваемся и проверяем статус задач по мастер-плану. Ближе к мероприятию созвоны делаются каждый день или через день.

Вот и все. Тему по поиску локальной команды можно считать закрытой. В следующий раз мы поговорим о корпоративных хакатонах – кому и зачем они нужны, также я расскажу о нашем опыте проведения хакатонов в крупных компаниях.