Как я работаю над двумя проектами в разных часовых поясах одновременно

2 бизнеса – 2 континента – 2 часовых пояса

Меня зовут Алексей Соломатин, я IT-предприниматель. Живу в Сан Франциско. В феврале 2016 года мы с партнером запустили в России виртуальный отдел закупок FactoryFinder. Параллельно я развивал и другие проекты в России. Один из них успешно объединился с американской компанией. Так возникла такая ситуация: 2 бизнеса – 2 континента – 2 часовых пояса.

Как и многие стартапы, мы столкнулись с проблемой территориального распределения команд в проектах: когда в Штатах начинается рабочий день, российские работники уже покидают в офис. Поэтому неудивительно, что мы набили себе шишек в сфере менеджмента и разработали свои стандарты в управлении командами, расположенными в разных точках планеты. И сегодня решили поделиться некоторыми лайфхаками.

Сон для слабаков или как строить рабочий день

Можно развивать проект по-разному: уделять ему весь световой день или несколько часов в сутки. В первом случае могут понадобиться несколько дополнительных часов из ночи, а во втором новые идеи для заработка, потому что проекта у вас скоро не будет.

1. Вставать приходилось рано — в 5 или, будем честны, 5:30 утра. Еще полчаса закладывались на завтрак и сборы – никто не требовал сломя голову бежать из кровати за ноутбук.
2. В 6 утра я приступал к первому проекту. В России на часах было 16:00, и все уже вовсю работали. У меня были три часа, чтобы погрузиться в дела и совершить все необходимые звонки, ответить на прилетевшие за ночь письма и написать новые. Следующие полчаса + время на дорогу до офиса я закладывал на решение всех вопросов с командой. Конечно, мы не болтали час, если не было надобности. Как правило, надобность всегда возникала, и своей главной задачей я считал (и считаю) поддержание мотивации работников и своевременную реакцию на любые изменения в микроклимате.
3. С 10 до 19:20 мы с американской командой занимались решением местных задач. Разумеется, если в компании происходил какой-то аврал, я мог что-то разрулить, но, вообще, никакого аврала допускать было нельзя, так как это время полностью посвящалось другому проекту.
4. С 22 и до часу ночи (то есть с 8 до 11 утра по Москве) – я продолжал коммуникацию по российскому FF и закладывал фундамент на следующий день. Как только просыпался, на почте уже были ответы на мои письма, поэтому все происходило очень оперативно.

Контролируем заокеанских

Думаю, вы понимаете, что никакой сложности в удаленной работе как таковой нет – на дворе XXI век, и современные средства коммуникации позволяют оставаться на связи 24/7. Трудность возникает лишь в организации контроля за удаленными сотрудниками.

Ввиду того что наша деятельность не предполагает наличия триггеров, свидетельствующих о том, что мы наняли бездельника, такие вещи вскрываются не сразу.

Эти две платформы (FactoryFinder и интерактивные медиа) – не первые мои проекты, я уже создавал и развивал сервисы с нуля, поэтому понимал, на какие грабли наступать не следует, и сначала сотрудников искал только среди знакомых и по рекомендациям — это была небольшая, но хоть какая-то гарантия, что человек обладает необходимыми для работы навыками.

Собеседование проводил по Skype или Facetime, в том числе рассматривал – и всегда рассматриваю резюме от студентов последних курсов. Меня не пугает отсутствие опыта — если человек толковый, то научится всему в процессе. Если не толковый – он и не нужен, в мои планы не входит постоянно нависать над российской командой и применять микроменеджмент.

Сотрудник еще спит, но у меня уже составлен список дел на день, и если я вижу, что часть из него регулярно переносится на завтра, но человек не обращается за помощью, я вынужден подыскивать новую кандидатуру.

Как мы общаемся

Мы отказались от использования CRM-систем для контроля сотрудников и применяем их только в продажах, так как они съедают очень много времени. Они хороши для больших компаний, где начальник заваривает кофеек и первый час не спеша скроллит действия своих сотрудников, попутно поглядывая в окошко.

Мне проще выставлять все задачи в Trello. Так я вижу масштаб происходящей работы в целом: кто чем занимается, сколько времени уходит на выполнение той или иной задачи, сколько появилось партнеров, а именно заказчиков, поставщиков и производителей, в какие регионы нам удалось зайти, какие отрасли мы прорабатываем и прочее.

Помимо Trello, мы постоянно юзаем Telegram и Slack. Первый — для общения peer-to-peer, второй — для коммуникации в целом: переписки и звонки. В Slack история сохраняется удобнее, поэтому все важные объявления сообщаем там.

К нам едет ревизор

В течение первых нескольких месяцев я обязательно провожу проверку сотрудника. Если это sales-команда, то им поступает тестовый заказ. Если маркетологи и пиарщики – предложение о партнерстве. Эти люди – мой главный капитал, я не могу их не проверять.

Когда команда трудится не из-под палки, а вкладывает в проект свою душу, все продвигается значительно быстрее, поэтому я всегда смотрю, кто из ребят был особенно активным за месяц, кто внес и воплотил наиболее результативные идеи. Раз в месяц во время общего созвона мы обязательно поздравляем этого сотрудника и отмечаем личные победы, хвалим и вручаем какой-нибудь небольшой презент – например, билеты в театр.

Многие руководители недооценивают силу признания успехов сотрудников, а зря. Осознание того, что твою работу и вклад постоянно оценивают, мотивирует и задает высокий темп.

Как насчет хобби?

Мне пришлось отказаться от неспешных прогулок по хвойным аллеям, обеденных философских размышлений и просмотров новых серий популярных шоу. Единственное на что у меня хватает времени – семья. Для меня это главное.

Знакомство в реальности

Я провожу в России 3-4 месяца в году, разумеется, летние. Американская компания развивается уже самостоятельно, поэтому сейчас я полностью сосредоточен на FactoryFinder. Теперь, когда времени стало больше, я мог бы прилетать сюда чаще, но в этом нет необходимости, ведь большинство процессов отлажены, а команда уже функционирует как слаженный аппарат.

Я знаю, что в крупных компаниях применяются самые разнообразные методики по знакомству сотрудников внутри отдела или из кросс-функциональных отделов. К примеру, обеды с новыми коллегами или организация совместных мероприятий и выездов.

То время, что нахожусь в Санкт-Петербурге, я стараюсь максимально загрузить совместными активностями – прокатиться вместе на теплоходе, прогуляться по Марсовому полю – вот вам активная фаза тимбилдинга.

Материалы по теме:

8 приложений для продуктивной работы

Как выглядит типичный день Марка Цукерберга

Как научить мозг выдавать свежие идеи: 16 техник для прокачки

Как все успевать: лайфхаки от российских предпринимателей и топ-менеджеров

Не просто лампочка – как освещение меняет жизнь офисного сотрудника