«Алексей, ваш дизайн выглядит ужасно». Каких фраз избегать в деловой переписке

Каким бы прямолинейным человеком вы бы ни были, свою критику по отношению к сотрудникам или подрядчикам лучше выражать вежливо и пояснять, какой результат взаимодействия вы хотели бы получить. В противном случае сложно будет добиться удовлетворяющего вас результата.

Сравните:

«Здравствуйте, Алексей. Меня не до конца удовлетворил результат работы: используйте, пожалуйста, в цветовой группе синий и оранжевый. И оформите элементы, как в согласованном примере».

В примере видно: заказчик недоволен выполненной работой. Но как исполнитель поймет, что ему исправлять и почему именно дизайн «выглядит ужасно»? Кроме того, личные оскорбления в деловой переписке недопустимы. Даже если не брать во внимание трудовое законодательство, своих целей в коммуникации будет добиться в разы легче, общаясь с исполнителями конструктивно.

Можно использовать следующие фразы: «Я по-другому представлял результат, давайте подробнее обсудим, что надо исправить». Или «Мы друг друга не совсем поняли, объясните, пожалуйста, почему вы выбрали эти элементы».

Не бойтесь разговаривать с человеком на равных, избегайте чрезмерной вежливости, фраз «хотел спросить», «просто», «извините, пожалуйста» и держите границы.

Сравните:

«Здравствуйте, Алексей, вас вчера не было на занятии по английскому. У нас по договору возможен один пропуск без списания оплаты за урок. График для учеников мы планируем заранее. Если вы не можете прийти, то сообщите об этом за день до урока, пожалуйста. Нужно изменить расписание ваших занятий? Можно передвинуть на вечер или выбрать другой день».

Во втором варианте чувствуется забота о времени клиента, но при этом сохраняются позиции на равных. И что важно, границы устанавливаются заранее с помощью договора, чтобы не приходилось позже добиваться своих условий. В письме упоминается о договоренности.

---

Рекомендации по успешной деловой переписке

1. Подбирайте формальность языка и тон письма в зависимости от адресата и контекста. Например, в деловой переписке не стоит сразу переходить с собеседником на «ты», несмотря на возраст или занимаемое положение. Поинтересуйтесь, готов ли собеседник к более неформальному тону общения или ему удобно продолжить в официальном формате.
2. Используйте конкретные и ясные формулировки, чтобы избежать недопонимания, неопределенности и затягивания коммуникации. Например, вместо общих фраз типа «Пожалуйста, свяжитесь со мной» лучше указать конкретные действия и сроки: «Просим вас отправить заполненную форму ответным письмом до 15 мая» или «Предлагаю созвониться по телефону. У меня есть время сегодня в 16:00 или завтра в 12:00 и 17:00 по Москве. Когда вам удобнее?».
3. Пишите грамотно. Так вы подчеркнете свой профессионализм и не создадите неловких ситуаций, когда одна неправильно буква, написанная по ошибке или исправленная автозаменой, изменила весь смысл сообщения.
4. Перечитывайте письма перед отправкой. И пользуйтесь сервисами, которые помогут исправить ошибки в письмах:

• Text.ru укажет на опечатки, лишние пробелы, ошибки в согласовании, грамматические и логические ошибки;
• «Орфограммка» не только выделит ошибки и порекомендует варианты написания, но и приведет соответствующие правила русского языка;
• RussianCorrector укажет на ошибки и подскажет, как их исправить (поддерживает несколько языков: русский, английский, испанский, португальский, французский, итальянский, немецкий и польский).

Почти все антипримеры, которые приведены в этой статье, встречались и в моих переписках за 18-летнюю карьеру в медиасфере. Это удивительно, но диапазон от чрезмерно вежливого исполнителя до негодующего заказчика может быть свойствен даже одному человеку.

За годы практики и ошибок поняла главное: по ту сторону экрана — такие же люди, которые не всегда понимают нас с полуслова, через текст могут не улавливать эмоций и интонаций, и нужно помогать им в этом. Так мы сохраним в первую очередь собственные часы жизни и нервные клетки. И достигнем тех целей, которые ставим перед каждой перепиской.

Фото на обложке: luis_molinero / Freepik