Если вы планируете мероприятие, вам необходимо мобильное приложение. И вот почему

Зачем нужны приложения в ивент-индустрии

С целью повышения качества нетворкинга ивент-менеджеры активно используют смартфоны участников своих мероприятий и призывают задействовать их для более активного поиска связей. Впрочем, это далеко не единственное применение смартфонов для ивентеров: разработчики уже создают отраслевые бизнес-решения, которые позволяют оптимизировать специфические бизнес-процессы, автоматизировать работу и получать больший доход.

Мобильные решения для ивент-менеджеров – уже вполне сформировавшийся рынок. В России идет активная конкуренция между отечественными и зарубежными разработками. При этом на рынке можно выделить свои сегменты.

1. Приложения-планеры и чек-листы. Пример: Eventum, MobilePlanner, DoubleDutch.
2. Сервисы, заточенные на поиск участников. Пример: Timepad.
3. Чаты участников. Пример: MeYou.
4. «Гиды мероприятий» для взаимодействия между организаторами, спикерами, спонсорами и участниками. Пример: Eventlook, Omyconf.

Пользу и преимущества использования event-решений на своих событиях оценят не только профессиональные организаторы. Приложения позволяют более эффективно организовывать и проводить всевозможные тренинги (от языковых курсов до классов йоги), мероприятия учебных заведений (дни открытых дверей), публичные мероприятия (дни города), корпоративные события и тим-билдинг-программ.

Например, среди наших клиентов большую долю представляют не организаторы, а именно маркетинговые и HR-отделы корпораций, в обязанности которых входит организация внутрикорпоративных событий.

Чем же может быть полезно приложение для ивентера? На данный момент приложения позволяют помочь организаторам мероприятий в следующих направлениях.

1. Удобный и недорогой способ информирования участников

Мобильное приложение – это новая альтернатива печатным буклетам. Они позволяют экономить средства и время на распечатке материалов (программа, информация о спикерах, партнерах) и забыть о проблеме перепечатанных или недопечатанных материалов.

В приложение можно добавить любое, неограниченное количество информации для участников. Например, расписание автобусов от метро до места проведения мероприятия или меню обеда.

2. Нетворкинг и повышение вовлеченности аудитории

Большинство мобильных приложений предоставляют организаторам возможность активного вовлечения аудитории с помощью различных инструментов, таких как:

• рейтинги активности участников
• проведение онлайн-опросов зала,
• анкетирование участников,
• оценка спикеров и докладов.
• вопросы из зала

Часть инструментов, такие как онлайн-опросы, позволяет проводить более контекстные диалоги с посетителями. Мнение участников всегда нужно и важно учитывать, ведь именно для них и было организовано мероприятие.

Большинство из мобильных приложений для организации ивентов позволяют организаторам создать подобие временной социальной сети между участниками мероприятия, а участникам – быстро «растопить лед» и получить нужные контакты.

3. Приложение как канал продаж

Приложение может стать полноценным каналом продаж билетов: для мобильного интернета применимы все те же инструменты digital-маркетинга, что и для «традиционного» интернета.

Есть и более интересное применение функций мобильного приложения. Например, многие организаторы прибегают к рассылке Push-сообщений за день или даже за несколько часов до мероприятия для дополнительного контакта с теми, кто мог забыть о мероприятии или находится в процессе принятия решения – идти на мероприятие или нет.

По словам организаторов мероприятий, использующих наш сервис, обычно вовремя разосланное Push-сообщение прибавляет 1,5-3% участников.

4. Экономия времени

Мобильное приложение экономит время на всех этапах подготовки мероприятия. Времени, как всегда, у организаторов в обрез.

• Мгновенное информирование участников через Push-сообщения заменяют рассылки и телефонные обзвоны. А это часы, если не дни времени.
• Уход от рассылок и обзвонов особенно актуален, когда программа постоянно меняется из-за изменений планов спикеров, болезней и пр. Рассылка позволяет информировать об изменениях в программе, расписании, времени и месте проведения активностей в режиме реального времени.
• Мобильное приложение заменяет раздаточные материалы. Не нужно тратить время на их подготовку, печать, доставку. Все материалы и исчерпывающую информацию можно отразить в мобильном приложении.

5. Монетизация

Один из основных фокусов разработчиков – помочь организаторам мероприятий заработать больше денег. Для этого поставщики решений предлагают несколько вариантов, из них стандартные:

• Реклама в Push-сообщениях
• Информация о спонсорах в соответствующих разделах приложения
• Встраивание рекламного сообщения в опросы

Показательно, что приложения полностью меняют подход к взаимодействию между организатором и спонсором. Если раньше речь шла об эфемерном присутствии спонсора на мероприятии, репутации или имиджевом продвижении, то теперь спонсор может четко увидеть, сколько участников зашло на его страницу в приложении, сколько кликнуло по ссылке для перехода на сайт, увидело Push-сообщение и прочее.

6. Планирование мероприятий

Те из приложений, которые позиционируют себя как планнеры, позволяют составлять чек-листы в рамках позиционирования и выстраивать свою работу на этапе организации мероприятия на порядок быстрее и эффективней. Таким образом, в рамках подготовки мероприятий могут использоваться лучшие практики из управления проектами.

Они будут менять формат взаимодействия между всеми участниками процессов – спонсорами, организаторами и участниками. При этом от организаторов спонсоры будут ожидать большей прозрачности с точки зрения маркетинговой полезности event-предложений, а пользователи – большей интерактивности при проведении мероприятий.

Материалы по теме:

Кейсы успешной геймификации – пользователи любят эти приложения

Кейс: мы перешли на адаптивный дизайн и вот результат

Как собрать данные на этапе MVP, чтобы было с чем идти к инвестору

Как провести мобильную рекламную кампанию без факапов

Видео – это мегатренд! Что за этим стоит и к чему приведёт