Мечтаете выйти из операционки? Попробуйте перестроить работу бизнеса вот так

Если вы руководите своим бизнесом хотя бы несколько лет, попробуйте вспомнить тот счастливый день, когда утром можно было просто проснуться и понежиться в кровати, спокойно позавтракать с семьей и провести весь день по своему усмотрению — работая или отдыхая. Когда такой день был в вашей жизни?

Если давно, а каждое утро привычно начинается с пакета звонков, смс и электронной почты, большая часть которых требует немедленного решения, иначе могут возникнуть еще более серьезные проблемы, — поздравляю, вы находитесь в операционке.

Моя статья не решит за вас всех рутинных проблем вашего же бизнеса. Но она может помочь понять, как выйти из замкнутого круга.

Лидерство в основе успеха компании

Я стараюсь показать своим людям конечный результат нашего общего пути, а также поддерживать их на каждом шагу по этой длинной дороге. Разобью это утверждение на конкретные составляющие.

Четкая стратегия предприятия, понятная для каждого сотрудника.

Сотрудник должен понимать, что именно в этой компании есть смысл задержаться надолго, а, может быть, и сделать ее делом своей жизни наравне со мной, пусть и на другой ступеньке.

В нашей компании отлично показала себя стратегия проведения годовых планерок, на которых мы рассматриваем не только отчетность за этот год, но и стратегию на следующий. Эта информация доносится до всех сотрудников.

Забота о персонале фирмы

Каждый, кто работает на вас, фактически продает вам часть своего времени в обмен на зарплаты и премии. Но если перестать смотреть на сотрудников как на механизм формирования собственного кошелька, а увидеть живых людей с заботами и проблемами, планами и надеждами, то можно получить еще и абсолютно бесценный ресурс — доверие.

Я не забываю интересоваться делами своих сотрудников, по возможности помогаю им решать личные проблемы, будь то вопросы здоровья или дополнительного образования, стараюсь стать для них старшим братом, а не просто человеком за дверью с табличкой «Директор».

Информирование сотрудников о текущей ситуации

Проблемы в бизнесе возникают и решаются, а вот доверие сотрудников, клиентов и поставщиков теряется обычно раз и навсегда.

Кроме обычных производственных совещаний, я веду свою страничку в соцсетях и пишу там короткие новости о компании, а общее информирование удобно проводить с помощью современных решений: мы используем Bitrix24 не только для учета, но и для подведения итогов за недели/месяцы. Еще в «одностороннем» чате в WhatsApp я постоянно пишу важные для сотрудников новости. Это позволяет им чувствовать себя командой.

Команда — следующий этап на пути от рутины к свободе

Как сформировать хорошую команду, которая со временем разгрузит вас от рутинных задач и даст время на принятие стратегических решений в спокойном режиме обдумывания, а не в промежутках между контролем отгрузок и поставок?

Не так уж и сложно, просто нужно ее строить сверху вниз. Посмотрите, как это сделано в нашей компании.

Формируем персонал компании и растим будущих топов

Основа любого вашего отдела, будь то маркетологи, логисты или производство, — компетентный руководитель направления. Идеальным вариантом, на мой взгляд, будет шеф отдела, «выросший» в компании, знающий всю подноготную своего дела.

В нашей компании практически все руководящие должности заняты «выходцами из низов»:

• начальник отдела маркетинга начинала свой трудовой путь в компании на должности кондитера;
• главный «снабженец» — бывший упаковщик;
• шеф производства тоже поступал на работу упаковщиком продукции.

По этому же пути прошел и наш операционный руководитель — 24-летний молодой человек, который за четыре года с момента выхода на работу успел поработать фасовщиком, замначем отдела производства, начальником того же отдела и моим заместителем.

Как я узнал, что из них получатся хорошие топы? Мне помогла привычка задавать простые вопросы перспективным людям — чего они хотят добиться в компании и в жизни в целом.

Система подбора персонала

Благодаря работе топ-менеджеров я уже более полутора лет не провожу собеседования для приема на низовые должности компании, да и не только на низовые — действующая система подбора персонала отлажена до автоматизма.

Верхний же эшелон настолько давно не менялся, что все вопросы, связанные с HR, ушли из моего ведения. Начальники отделов сами подбирают сотрудников при расширении, топы сидят на своих местах, развивая и компанию, и себя.

Это окрыляет, но для достижения таких результатов мало лишь отдать на откуп топам наем в их команды новых людей. Необходимо выстроить правильную систему мотивации.

Выстраиваем систему мотивации

Система мотивации должна быть выстроена так, чтобы сотрудники не думали об уходе в другие организации. Как этого добиться?

Стандартные для мелкого и среднего бизнеса методы: кнут и пряник. Но в нашей компании кнутом не пользуются вообще: на страхе успех не построить, я в этом твердо уверен.

Что касается пряника, то и он у нас имеет свои особенности — когда человек понимает, что он реально может заработать и 150, и 200 тысяч в месяц (реальные цифры наших продажников), работает он совсем по-другому. «Потолка» нет, все зависит только от него самого.

Еще один вариант мотивации, кроме премий и процентов, — нематериальные поощрения. Например, мы оплачиваем образование нашим сотрудникам: в этом году оплатили курсы по маркетингу, на которые хотели попасть маркетологи, а начальник производственного отдела получает высшее образование в «Синергии» за счет компании.

Бывали и менее радужные ситуации, связанные с болезнью сотрудников и их детей, необходимостью своевременной оплаты арендного жилья и так далее. Наша компания всегда шла навстречу в таких ситуациях, при этом я из своего юношеского опыта знаю, что многие предприниматели просто не обратили бы внимания на такие «мелочи».

Последний, но не менее важный, элемент системы мотивации — личная свобода персонала в пределах своей компетенции.

Предоставляем свободу в пределах компетенции

У наших сотрудников есть полномочия самостоятельно принимать решения, не опасаясь последствий в случае неудачи, — это помогло нам подготовить по-настоящему профессиональные кадры. Разумную инициативу необходимо приветствовать.

Например, наши логисты знают, что приоритет фирмы — своевременная доставка заказа клиенту. Если мы не успеваем отправить заказ транспортной компанией-партнером, то у начальника отдела есть карт-бланш на использование любых средств доставки, вплоть до авиапочты. И никто никогда не будет за это оштрафован — репутация фирмы и ответственность перед клиентом стоят на первом месте.

Если же таких срочных доставок будет много, мы с начальником отдела (либо уже не я, а мой заместитель, управляющий компанией) садимся и ищем причину, по которой штатная процедура выполняется со сбоями. Чаще всего в результате этого модернизируется определенный этап производства и проблема исчезает.

Ставим сложные задачи и награждаем за их решение

У сотрудников должен быть искренний интерес к своей работе. Новые задачи и их решение эффективно показывают, насколько человек активен и амбициозен.

Именно выполнение сложных элементов в работе позволяет оценивать и продвигать людей вперед по карьерной лестнице — и, как результат, сформировать слаженную команду на всех уровнях. А она поможет создать и отладить все бизнес-процессы.

Отлаженные бизнес-процессы

Все текущие бизнес-процессы должны быть описаны и понятны сотрудникам — это даст стабильности в работе. Поэтому наши регламенты и инструкции постоянно обновляются.

Всю нашу документацию можно разделить на следующие группы:

• инструктивные письма, в которых в свободной форме расписано, что необходимо делать персоналу (от процедуры упаковки товара до оформления договоров);
• шаблоны документации (от типовых договоров до производственных макетов);
• справочники по производству, которые позволяют быстро найти ответы на вопросы клиента;
• видеоинструкции (в основном для производства) относительно редких операций.

Отдельно хочу отметить, что все лайфхаки, которые в процессе работы находят сотрудники, вносятся в регламенты, усиливая таким образом базу знаний компании в целом. Эти данные в комплексе закрывают 90% вопросов без привлечения управляющего персонала.

Доходность

Покинуть компанию можно только тогда, когда она стабильно генерирует прибыль, но это не единственный показатель: пока у вашего проекта нет финансовой «подушки» хотя бы на полгода работы из учета возможности закрывать все свои расходы при полном отсутствии заказов — говорить о выходе из операционки рановато.

Итогом стал постоянный рост — все это позволило мне начать думать о долгосрочной стратегии вместо ежедневной тактики и медленно, но уверенно идти в сторону перехода на следующий уровень развития: масштабирования текущего бизнеса и развития новых направлений.

Как достичь максимума

Одним из критериев, по которым можно понять, что команда способна работать без вашего неусыпного контроля, станет первый отпуск без единого срочного звонка, только с еженедельной отчетностью.

Этот момент вы запомните надолго — из вашей жизни уйдет постоянный страх того, что вы уехали отдохнуть, оставив за спиной процветающий бизнес, а возвращаться придется на догорающие руины. И поверьте, это ощущение дорогого стоит!

Чтобы вы могли максимально приблизить этот миг, вам нужно сделать следующее.

1. Хотите уйти из операционки — выйдите на стабильную доходность, создайте финансовую «подушку» компании и поставьте надежного управляющего.
2. Управляющего нужно выбрать из тех, кто прошел путь с первой ступеньки до вашего заместителя внутри компании, а не нанимать со стороны, какие бы рекомендации у него ни были.
3. Чтобы управляющий смог пройти этот путь, наладьте бизнес-процессы и зафиксируйте их в виде инструкций и регламентов.
4. Чтобы появились инструкции и регламенты, создайте слаженную команду, которая вместе с вами выработает первичные документы и опробует их в действии.
5. Для создания эффективной команды станьте лидером, которому наемные сотрудники будут доверять и помогут строить компанию.

Если вы будете использовать эти тезисы в обратном порядке (от пятого до первого пункта), у вас есть все шансы за не очень большой промежуток времени, от нескольких месяцев до нескольких лет, наконец-то вспомнить, что такое настоящая свобода. Свобода, к которой стремится каждый бизнесмен, начинающий свое дело.

Фото в тексте и на обложке: Unsplash