Автор Harvard Business Review учит писать письма незнакомым людям — 5 правил

Холодные письма считаются одним из самых сложных видов общения. Вы незнакомы с собеседником и не можете воспользоваться невербальными средствами коммуникациями. В итоге чаще всего такое письмо не приносит никаких результатов.

Но все можно изменить. Известны случаи, когда люди строили карьеру и запускали стартапы, пользуясь только лишь холодными письмами. (Кстати, в этой статье мы не будем говорить о продающих письмах, а только о тех, в которых вы обращаетесь к конкретному человеку).

Шейну Сноу, автору бизнес-книги «Smartcuts» удалось провести любопытный эксперимент. Он отправил тысячу холодных писем главам различных компаний. Ему почти никто не ответил. Тогда он отослал новые письма некоторым из этих людей, полагаясь на советы от Адама Гранта, профессора психологии из Уортонской школы бизнеса и предпринимателей Тима Феррисса и Хизер Морган. На этот раз Сноу получил больше ответов.

Фото: Shutterstock

5 советов для эффективного холодного письма

1. Используйте индивидуальный подход

Покажите, что вы знаете, кем является получатель письма.

Начиная с 2004 года я получил около 25 тысяч холодных писем (да, я слежу за их количеством). Большинство из них начинается с типичной информации, которую выдает Google, если ввести мое имя в поисковике, а затем идет сухая просьба вроде: «Эй, не могли бы вы прочитать мой роман на 300 страниц, прокомментировать его, а затем найти мне агента?». Тут индивидуальным подходом даже не пахнет.

Индивидуальный подход должен показывать, что вы понимаете, кем является получатель письма, его взгляды на мир, интересы и желания — вы построили его «модель сознания». Так получатель увидит, что вы приложили какие-то усилия.

Можно подчеркнуть, почему вы написали именно этому человеку, а не кому-то еще. Ученые утверждают, что люди охотнее помогают другим, если чувствуют, что только они на это способны. Покажите, почему вам нужен именно этот человек и ваше письмо обретет для него смысл.

Не забывайте проверить, нельзя ли выполнить вашу просьбу более простым способом. Я получал множество писем с просьбой рассказать, как правильно писать книги, хотя у меня есть целая книга на эту тему. Если бы эти люди использовали индивидуальный подход, они бы знали про книгу и не писали мне с такими просьбами.

Изображение: blog.fusemachines

2. Расскажите о себе

Когда вы получаете письмо от неизвестного, вам хочется знать, кто к вам обращается и какое он для вас имеет значение.

Помните об этом. Вы уже порядочно изучили получателя письма, но он о вас ничего не знает. Вам нужно показать, что вы надежный человек, которому стоит доверять.

Лучшее всего вызывают доверие общие знакомые. Если у вас есть какие-то прямые связи, обязательно о них напишите. Если у вас есть общий друг, то вы уже в какой-то степени знакомы.

Если у вас нет общих знакомых, то мельком упомяните о своем социальном статусе, положении и чем-либо еще, что может быть как-то связано с получателем письма и вашей просьбой. Напишите об этом коротко — пары строчек будет достаточно. Чем вы «важнее», тем выше вероятность, что вам ответят.

Ничего страшного, если у вас нет какого-то серьезного статуса. Все равно попытайтесь найти что-то общее. Людей всегда тянет к подобным. Поищите даже нестандартные связи — например, общие увлечения или родной город. Как сказал профессор Адам Грант: «Большим значением обладают редкие общности. Когда нас связывают необычные общие черты, мы чувствуем как единство, так и уникальность».

Найдите способ перестать быть «незнакомцем» и влиться в круг общения вашего собеседника.

3. Предложите то, что хочет получатель вашего письма или окажите ему какую-то помощь

Почему ваше письмо важно? Почему его занятой получатель должен тратить время на ответ? Какая ему в этом выгода?

Если вы изучили получателя письма, знаете его проблему и можете ее решить, то обязательно об этом напишите.

Если вы не можете решить его проблему, то предложите получателю письма то, что он хочет. Например, скажите, что можете устроить встречу с нужным человеком. Но ваше предложение должно выглядеть уместным, в конце концов, вы незнакомые люди.

Было бы очень странно получить от незнакомца подарочный сертификат Amazon. Я это знаю по собственному опыту, потому что однажды мне его действительно прислали.

Фото: LinkedIn

4. Пишите кратко, легко и по делу

Многих радует возможность кому-то помочь. Когда вы просите о помощи, вы даете возможность почувствовать себя хорошим человеком. Но сделайте это так, чтобы вас легко можно было понять.

Короткие письма читают чаще, чем длинные. Если в письме четко указана просьба и что именно нужно сделать, то у него больше шансов получить ответ. Слишком длинные и невнятные письма — это отстой.

Чтобы коротко и ясно изложить суть в письме, представьте, что вы разговариваете. Если бы вы встретились со своим собеседником на вечеринке, вы бы не смогли сразу подойти к нему и толкнуть длинную речь. Сначала вам надо представиться, сказать что-то приятное, упомянуть общих знакомых, а затем понятно изложить свою просьбу.

Советую перед отправкой письма прочитать его вслух. Если слова звучат естественно, то оно будет легко читаться. Именно так я и работаю со своими текстами.

Чтобы ваша просьба воспринималась легко и побуждала к действию, нужно постараться. Фраза «Пожалуйста, сообщите, если вы захотите встретиться» звучит ужасно. Ей вы заставляете собеседника напрягаться и принимать какое решение, вы перекладываете на него ответственность. Да, фраза короткая, но сложная и на нее трудно отреагировать.

Сравните ее с этим: «Я могу встретиться с вами в понедельник или вторник с 8 до 11 в кафе на такой-то улице. Если это не подходит, скажите, какое время для вас удобно и я обо всем позабочусь». Вот простое и ясное предложение с четким выбором, на которое можно легко отреагировать.

Чтобы хорошо изложить свою просьбу, надо не только четко сказать, что вам нужно. Важно еще и подать ее правильно.

5. Проявляйте благодарность и немного чувствительности

Я бы даже сказал, будьте податливыми.

Это не значит, что вам нужно раболепствовать перед вашим собеседником, как перед каким-то господином. Вы обращаетесь к тому, кто не знает ваших заслуг. Проявляя благодарность и чувства, вы показываете, что тот будет хорошим человеком, если вам поможет. Вы слегка даете понять, что ваш собеседник обладает властью и статусом, раз вы обратились к нему за помощью.

И это приносит отличные результаты. Даже просто слова «Большое спасибо! Я вам очень благодарен» удваивают возможность получить ответ. Напишите, что если ваш собеседник слишком занят, то в этом нет ничего страшного. Получив «путь отступления», он будет больше склонен к тому, чтобы вам помочь.

Все эти советы могут показаться очевидными, но, как оказалось, ими пользуются немногие. В половине холодных писем, которые я получал, было сухое «спасибо». Вторая половина — это вообще довольно грубые и заносчивые письма. Серьезно, незнакомцы просят меня сделать большое одолжение и делают это в таком тоне: «Сообщите, как быстро вы все это сделаете». Да, они не размениваются по мелочам. Такой тон действительно вызывает реакцию — он отбивает желание помогать этим людям.

И, наконец, никогда не пользуйтесь готовыми шаблонами. Если вы погуглите «образец холодного письма», то найдете сотни шаблонов. Я просмотрел некоторые из них. Среди них есть хорошие примеры для массовой рассылки и продаж, но там нет ни одного эффективного образца индивидуального холодного письма.

Это вполне очевидно. Если речь идет об индивидуальном письме, то у него по определению не может быть шаблона. Именно поэтому в этой статье нет ни одного конкретного примера.

Источник.

Материалы по теме:

Как ответить на электронное письмо, о котором вы когда-то забыли

15 непрофессиональных email-привычек, из-за которых вас могут отправить в спам

6 способов справиться с завалом электронной почты