Алексей Зеньков

6 способов справиться с завалом электронной почты

По результатам проведенного в 2015 году компанией Adobe исследования, оказалось, что на проверку почты у нас уходит в среднем по 30 часов в неделю. Столько же времени может занимать какая-нибудь серьезная подработка.

У большинства людей в электронной почте сосредоточено все, что им нужно сделать, и часто они с этим не справляются. На самом деле организовать входящий поток писем можно намного эффективнее.


Шаг 1: уменьшите поток входящих писем

Первым делом при создании более понятной системы электронной почты нужно уменьшить поток входящих писем. Это означает, что лучше отписаться от всех информационных, рекламных рассылок и других не столь важных писем. Можно это сделать вручную либо использовать специальные сервисы типа SpamDrain и Unroll.me. Они позволяют выбрать все приходящие вам рекламные и информационные сообщения и отписаться от них одним кликом мыши. Те же рекламные письма, которые вам интересны, объединяются в одну подборку и приходят раз в сутки.

Чтобы избавить себя от ненужных писем в будущем, заведите отдельный электронный адрес для подписок и покупок в интернете.

Шаг 2: установите правила

Еще один способ сократить количество входящих — это решить все на более высоком уровне и установить правила в вашей организации. Можно избавиться от немалого количества, казалось бы, важных сообщений если просто объяснить сотрудникам, когда стоит ставить коллег в копию, а когда это необязательно.

Шаг 3: используйте качественные инструменты для совместной работы

По мере все большего распространения средств для совместной работы, таких как Slack и даже Google Documents, информация появляется там, где ее легко можно найти, не прибегая при этом к электронной почте. Подобные инструменты позволяют хранить информацию, актуальные версии документов и проектов.

Фото: kaboompics.com

Шаг 4: сканируйте и сортируйте

Просматривайте и сортируйте корреспонденцию. Это позволяет выбрать самые важные сообщения и отложить на время те, с которыми можно разобраться позже. Пользуйтесь кнопкой «Удалить». Спросите себя: «Что может случиться, если я удалю это сообщение?» Если ответ — «ничего плохого», то смело отправляйте его в корзину.

Шаг 5: используйте календари и списки задач

Часто ли вы оставляете письма в качестве напоминаний о том, что вам нужно сделать или где побывать? Очень многие не пользуются всеми благами календарей и списков задач, а ведь они помогают избавиться от лишних писем в ящике. Если это напоминание о том, что вам нужно где-то быть, сохраните его в календарь. Просто перетаскивайте письма в календарь в Outlook или нажмите на «Подробнее» в Gmail и выберите опцию «Создать событие».

Точно так же используйте браузерные приложения для создания списков задач. Сохраните важную информацию из письма и удалите его.

Шаг 6: создайте правильную систему каталогов

Да, вам нужно будет распределять письма по папкам. Иногда письмо не получается обработать сразу, или его нужно сохранить для дальнейшего изучения. Распределите письма по типам и по причинам, по которым их нужно сохранить. Затем создайте подходящую для этого систему папок. Она может быть очень простой, с разделением писем по группам или типам действий. Или же вы можете придумать более подробную систему с названиями проектов или сферами работы.

Приходится сохранять некоторые письма для отчетности? Вы можете использовать функцию архивации в почтовом сервисе. Тогда эти письма исчезнут из папки с входящими, но все равно будут доступны вам в любое время.

Источник.


Материалы по теме:

Во Франции хотят запретить рассылку электронных писем после окончания рабочего дня

3 способа повысить продуктивность с помощью Gmail

15 непрофессиональных email-привычек, из-за которых вас могут отправить в спам

Как правильно знакомить людей по почте


comments powered by Disqus

Подпишитесь на рассылку RUSBASE

Мы будем вам писать только тогда, когда это действительно очень важно

Нажмите "Нравится",
чтобы читать Rusbase в Facebook