Плюсы и минусы электронного документооборота

Всё чаще компании решают внедрить электронный документооборот. Что это такое и зачем это нужно?

Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

ЭДО можно использовать для автоматизации канцелярии, создания электронного архива документов, корпоративного электронного документооборота (workflow), управления договорным процессом, автоматизация работы с документацией СМК (системы менеджмента качества) и для автоматизации обращений граждан.

ЭДО можно использовать в любой компании, независимо от ее численности и формы собственности, систему можно настроить на работу как в рамках небольшой структуры (отдела, департамента), так и в рамках территориально-распределенной организации с развитой схемой информационных потоков.

2. Основные принципы электронного документооборота

— Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

— Возможность параллельного выполнения операций — позволяет сократить время движения документов.

— Непрерывность движения документа — позволяет определять ответственного за исполнение документа в каждый момент времени.

— Единая база документарной информации — позволяет исключить возможность дублирования документов.

— Система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимумом информации о нём.

3. Плюсы и минусы электронного документооборота

Из плюсов электронного документооборота отмечают:

— оперативный доступ к документам, быстрота в исправлении бумаг,

— эффективное управление движением документов,

— все структуры компании могут работать в едином информационном пространстве — это позволяет ускорить согласование документов и принятия решений,

— повышение исполнительской дисциплины (так как ЭДО позволяет определять ответственного за исполнение документа в каждый момент времени), повышение производительности сотрудников,

— безопасность и сохранность документов — шифрование данных позволяет пресечь попытки несанкционированного использования информации,

— исключение дубляжа документации,

— формирование архива происходит автоматически,

— снижение финансовых затрат на документооборот и делопроизводство.

К минусам ЭДО относят большие расходы на приобретение и внедрение ПО. Сотрудникам, к тому же, необходимо будет время, чтобы научиться и привыкнуть к системе. Впрочем, эти недостатки будут временным явлением.

Если молодые компании с самого начала перейдут на ЭДО, то они потратят меньше времени на оцифровывание существующих документов. Кроме того, существующие сейчас системы электронного документооборота присматриваются к стартапам и дают им скидки.