Бухгалтер в штате или на аутсорсе: какой формат сотрудничества выбрать

Чем на самом деле должен заниматься бухгалтер

Бухгалтер нужен, чтобы упорядочить все документы: грамотно отразить расходы, поступления, списания, применить к ним налоговое законодательство и составить сумму налога, который надо оплатить. В идеале он не должен быть слишком большим. 

Предприниматели часто нанимают бухгалтера в штат с зарплатой 40 тыс. рублей в месяц за работу, которую кто-то из сотрудников может сделать самостоятельно, быстро и бесплатно. При этом он действительно может выполнять свои обязанности. Только зарплату получает каждый месяц, а бухгалтерской работой занимается несколько раз в год. 

Какие виды бухгалтерского обслуживания бывают

Онлайн-бухгалтерии

Онлайн-сервисы, когда все делаешь сам: считаешь зарплату, готовишь кадровую отчетность. Потом платишь за это небольшие деньги. Существенный недостаток — теряешь еще и несколько рабочих часов.

Кому подойдет: небольшим компаниям, которые только-только запустились и хотят сэкономить деньги, направив их на развитие продукта. 

Сколько стоит: в среднем 10 тыс. рублей в год.

Бухгалтер «на час»

Приходящий бухгалтер — таких еще часто называют бухгалтерами-фрилансерами — это специалист, который приходит в компанию на полдня. Бывает, что предприниматель сам идет к нему и приносит документы, которые накопились. Это, по сути, аутсорсинг в разных видах. 

Оформление работников происходит в зависимости от ситуации. Кто-то заключает договор — это правильно. Кто-то не заключает, потому что: «Зачем мы будем лишний раз оформлять документы, это же налоги платить надо, я просто буду платить из рук в руки, тем более что я этого человека знаю». Эта ситуация такая же опасная, как разводить костер в степи.

Может быть масса вариантов развития событий. Самый популярный — человек перестает выходить на связь, а потом говорит, что никаких общих дел у вас нет, потому что договор не заключали. Бывает, что бухгалтер обнаглел, решил уйти и оставил базу себе. Начинается вымогательство: хочешь получить базу — плати 100 тыс. рублей. Мораль: какой бы аутсорсер ни был, всегда заключайте договор и фиксируйте, какие документы и информацию вы передаете.

Бухгалтер «на час» плох тем, что у человека, который работает один, есть предел. Бывает так, что бухгалтер набирает себе клиентов, но на кого-то в итоге обращает внимание по остаточному принципу. Еще специалист может уйти в декрет или заболеть, или оказаться проходимцем, который написал в резюме много слов, а сам ни в чем не разбирается. Риски эти несет предприниматель.

Кому подойдет: предпринимателям, которые не хотят тратить время на решение бухгалтерских вопросов, но пока не готовы нанимать сотрудника в штат.

Сколько стоит: в Москве 10-30 тыс. рублей в месяц, в регионах дешевле.

Бухгалтерия на аутсорсе

Здесь два варианта — маленькие аутсорсинговые компании и крупные бухгалтерии на аутсорсе. 

С маленькой аутсорсинговой фирмой бывает так, что бухгалтер ушел на вольные хлеба, оброс каким-то количеством клиентов и начинает сам себе формировать команду. Зарплату чаще всего платят в таких компаниях «черную». Так они конкурируют в первую очередь с другими игроками: показывают маленькую зарплату, платят маленькие налоги, маленькие страховые взносы и как-то пытаются удержаться в этой пограничной зоне на грани рентабельности.

В компании, как правило, работает восемь-десять человек, и у них около 30-40 клиентов. Бухгалтер может нормально, качественно вести пять-шесть клиентов. Из этих 40 клиентов им реально выручку и прибыль приносят клиентов пять. Тем, кто реально приносит прибыль, уделяют больше внимания, чем остальным. Люди там особо не держатся за место, в основном работают по принципу: «Рядом с домом, коллектив нормальный, бухгалтерию я вроде знаю. Ну и что, что зарплата черная, все равно до пенсии не доживу».

Большой плюс в таких маленьких аутсорсинговых компаниях — это гибкость: они готовы подстраиваться под задачи клиента, а вот человеческий фактор по-прежнему сохраняется. 

В больших бухгалтериях на аутсорсе штат такой, что даже если кто-то выпадет на время, отряд не заметит потери бойца. Общение не прервется — это важно. Единственное, услуги таких бухгалтерий стоят дороже, чем у маленьких аутсорсинговых компаний. 

Также важно понимать, что, обращаясь в бухгалтерию на аутсорсе, вы не полностью перекладываете ответственность на нее и забываете про это страшное слово на букву «Б». Нужно быть готовым к партнерству: например, если документы от поставщиков приходят в ваш офис, то после этого их нужно вовремя передать бухгалтеру.

Кому подойдет: любым компаниям, для которых подходят стандартные бухгалтерские решения.

Сколько стоит: в большинстве случаев от 2 до 70 тыс. рублей. Все зависит от оборота и потребностей компании.

Бухгалтер в штате

Может делать все: выполнять непосредственно бухгалтерскую работу, ходить на почту, отправлять и получать корреспонденцию, быть делопроизводителем и держать предпринимателя за руку, когда он паникует. Идеальный вариант для сложного бизнеса.

Он, как правило, подразумевает большое количество разных сценариев, и здесь нужен человек, который будет глубоко погружаться в процессы. Недостаток все тот же — человеческий фактор. Также здесь предпринимателю самому придется отвечать за обновление 1С и прочих технологических вещей. Обновляются они, кстати говоря, чаще, чем хотелось бы. И возникает этический вопрос: не хотите, чтобы сотрудники знали, сколько зарабатывают коллеги, — не нанимайте бухгалтера в штат. 

Кому подойдет: 

• компаниям с большим штатом — если у вас 30-40-50 работников, лучше взять бухгалтера;
• компаниям, в которых постоянно что-то происходит: например, сотрудники не вылезают из командировок;
• компаниям со сложным и специфическим бизнесом: если стандартное, «коробочное» решение не для вас, нужен бухгалтер;
• маленьким компаниям, если руководитель постоянно нервничает, а присутствие бухгалтера его успокаивает.

Сколько стоит: в Москве от 70 тыс. рублей в месяц, в регионах от 30 тыс. рублей в месяц.

13 вопросов, которые нужно задать бухгалтеру перед началом работы

1. В какой программе специалисты будут вести бухгалтерский учет? 

Стандартом считается 1С. 

2. Будет ли доступ в базу?

Он должен быть обязательно, чтобы вы могли видеть, что там происходит. Но полностью не отдавайте базу чужому человеку, особенно, если вы работаете без договора. 

3. Как забрать базу с данными, если вы захотели поменять бухгалтера?

Идеальный ответ: просто попросить. Вам ее должны передать без единого вопроса.

4. В какой программе будут вести кадровый учет?

И снова это 1С: зарплата и управление персоналом.

5. Нужно ли платить за выпуск электронной подписи?

Крупные аутсорсеры обычно делают это бесплатно, но если вас устроит другой ответ — ваше право.

6. Как проследить, вовремя ли бухгалтер сдает мои отчеты и подает декларации?

Должен быть способ общаться и фиксировать все поручения, договоренности и документы — например, приложение или личный кабинет. Если у вашего аутсорсера это есть, то это хорошо.

7. Будут ли согласовывать сумму налога? 

Идеальный бухгалтер — тот, который может уменьшить сумму налога, не нарушая законодательство. Так что да, с вами должны согласовывать сумму налога. И не в последний день, а заранее.

8. Какую отчетность будет готовить бухгалтер?

Желательно все отчеты, которые сопровождают деятельность организации.

9.  Куда будут приходить запросы из ИФНС, ПФР, ФОМС, ФСС? Кто будет отвечать на требования?

Удобнее всего (для вас) отслеживать запросы и ответы на них в личном кабинете, в котором вы общаетесь с аутсорсером, или в 1С (если умеете), а налогового инспектора завязывать на бухгалтере. 

10. Кто готовит исходящие документы и отвечает на входящие? Какое количество в месяц? Как быстро документ будет готов после запроса?

Здесь все зависит исключительно от ваших потребностей. Например, счет клиенту может выставить менеджер по продажам. А оплатить счет может и владелец бизнеса: многие банковские приложения умеют создавать платежки по фотографии счета или QR-коду.

11. Ведение сотрудников включено в стоимость?

Бухгалтер все-таки нужен и для того, чтобы учитывать кадровые моменты, выплачивать сотрудникам зарплаты, авансы и отпускные. Если он этого не делает, то его услуги должны стоить значительно дешевле.

12. А кадровая отчетность перед государством будет?

Правильный ответ — да.

13. Кто несет ответственность за ошибки?

Это должны быть не вы, а ваш бухгалтер. Кто ошибся, тот пусть и исправляет.

Фото на обложке: KostyaKlimenko/depositphotos.com