Почему бухгалтерские компании «косячат» и как заранее обезопасить свой бизнес?

Нет ресурсного планирования

Ресурсное планирование — необходимое количество часов сотрудника, чтобы выполнить все задачи по проекту.

Аналогия: планирование начальником производства объема материалов и количества рабочих, чтобы произвести нужное количество продукции.

В бухгалтерии аналогичный принцип (по сути, оказание услуг — это тоже производство, только на выходе получается нематериальный продукт). 

Отсюда можно понять, почему важно проводить ресурсное планирование.

Например, начальник цеха неверно спланировал необходимое количество руды для производства стали. По плану нужно было произвести 100 стальных балок, а руды по факту закупили на 80 балок. Начальник цеха все равно решает сделать 100 стальных балок.

В итоге были произведены балки, которые не выдержали тестовые нагрузки и вся партия ушла в брак.

В бухгалтерии тот же самый принцип.

Вы можете прийти в бухгалтерскую компанию, где бухгалтер может вести несколько проектов. Например, у одного из наших конкурентов бухгалтер вел 40 ИП и ООО.

Большинство из них были нулевые, но все равно это огромное количество. Если учесть, что бухгалтер работает эффективно около 130 часов в месяц (работать эффективно 168 часов невозможно), то получается, что на каждую компанию бухгалтер в среднем будет тратить по 3 часа в месяц.

Если бухкомпания ошибется с оценкой необходимого времени на проект, то нагрузка на бухгалтера будет критической. Тот просто не будет успевать выполнять все задачи и качественно погружаться в проект.

В оценке времени на проект очень легко ошибиться, если на тот выделяется небольшое количество времени. Например, на компанию выделяется 4 часа в месяц. От клиента возникла пара нестандартных вопросов, в которые нужно погрузиться сотруднику — в итоге нагрузка вышла в 7 часов в месяц. Потратил всего на 3 часа больше, вроде бы немного.

А если учесть, что с оценкой можно ошибиться на 10 проектах, то 3 часа превращаются в 30. А это уже аврал и перегрузка бухгалтера. 

Из-за этого возникают ошибки, с которыми часто сталкиваются предприниматели:

1. Ошибки в документах: сотрудники аутсорсинговой компании тщательно не проверяют документы перед тем, как отправить клиенту, и делают документы на авось. Потому что нужно идти к другому клиенту и решать его задачи.
2. Отстраненность от проблем клиента: бухгалтерия не замечает возможных проблем и рисков, не проявляют проактивность к качественным изменениям, предприниматель сам находит проблему и затем идет с ней к аутсорсеру. У сотрудников бухкомпании просто нет времени, чтобы уделить достаточно времени проекту.
3. Забывание задач: на бухгалтере стоит задача, которая выполняется уже месяц, а ее решения даже не видно на горизонте. Просто у сотрудников накопилось множество задач от других клиентов и до вашей задачи не дошли руки, т.к. аутсорсер плохо спланировал нагрузку на сотрудников.

Поэтому, если выбираете аутсорсинговую компанию, то выбирайте ту, которая использует ресурсное планирование.

Как это понять?

Попросите у компании таблицу с количеством часов на проект по каждому сотруднику, которых аутсорсер выделяет на проект. Пример в Google Таблицах.

Если аутсорсер не может предоставить расчет, то это ставит под большие сомнения то, что он пользуется таким инструментом. По финмодели бухгалтерской компании стоимость ежемесячного обслуживания рассчитывается на основе ресурсного планирования (по аналогии с заводом).

При этом основная тарификация бухгалтерской компании строится на основе документов, операций или выручке. Однако стоимость за один документ или операцию выводится на основе затрачиваемого времени.

Поэтому, если бухкомпания предоставила расчет на основе документов, а на основе времени не предоставила, то это значит, что аутсорсер определяет нагрузку на сотрудников на глаз.

Наем низкоквалифицированных сотрудников

На рынке бухгалтерских компаний дикая конкуренция. Любой штатный бухгалтер может сделать ИП или ООО и начать оказывать услуги как бухгалтерская компания на аутсорсинге. Порог входа на рынок очень низкий, соответственно, на рынке большая конкуренция.

Поэтому множество бухкомпаний демпингуют, чтобы набрать клиентов. 

Например, нанимают главных бухгалтеров на 30-40 тыс. рублей в регионах и нагружают их 20, 30, 40 проектами. 

Либо ищут бухгалтеров-индивидуалов на субподряд в качестве ИП/самозантяых, которые также могут вести свои проекты. О контроле качества в этом случае нет и речи.

Кроме того, могут некачественно подходить к отбору сотрудников.

Поэтому отбор сотрудников в бухгалтерскую компанию должен быть жестче и сложнее, чем в штатную бухгалтерию. 

А найти действительно сильных сотрудников — сложно.

Какие ошибки возникают, если бухкомпания набирает низкооплачиваемых бухгалтеров или бухгалтеров на субподряд:

1. Мелкие ошибки из-за невнимательности и низкая вовлеченность. Зачем сотруднику въедаться в детали или углубляться в бизнес клиента, если ему платят копейки или ему пришел новый проект на субподряд. Какие-то деньги платят — и ладно.
2. Непонятные ответы на бухгалтерском языке и сложная коммуникация. Предприниматель — не бухгалтер, поэтому некоторых тонкостей бухучета он не знает, а чтобы понятно и на простом языке объяснить сложные профессиональные вещи, нужно развитое абстрактное мышление. 

Поэтому лучше выбирать компанию, которая берет на работу достойные кадры, хорошо им платит и качественно подходит к развитию и отбору сотрудников. Для этого можно посмотреть вакансии компании на HeadHunter.

Нет технологии ведения бухгалтерии

У каждой компании есть свои технологии. Еще их можно назвать бизнес-процессами.

Секрет успешного продукта:

1. Качественное сырье;
2. Качественные технологии.

«Сырьем» в бухкомпании являются сотрудники, а технологией — методика ведения бухучета.

Некоторые бухкомпании имеют слабо развитые бизнес-процессы подготовки отчетности, коммуникации с клиентами и управления проектами.

Компания набирает сотрудников, которые подготавливают отчетность и ведут бухучет так, как они привыкли, как их учили, как они раньше делали. Нет единых стандартов, поэтому нет стабильности качества.

У одного бухгалтера могут быть клиенты, которые просто без ума от бухгалтера. Им все нравится, риски контролируются, налоги платятся минимальные. А у другого бухгалтера творится полнейшая жесть, клиенты недовольны, постоянно приходят штрафы и требования от налоговой.

Для одних клиентов бухгалтеры и менеджеры делают понятные и простые ответы на их вопросы, а у других менеджеров и бухгалтеров приходится ждать ответа по несколько часов, а качество обратной связи просто ужасное. После их ответа становится еще непонятнее.

В общем, качество у компании плавает от сотрудника к сотруднику. Нет единых стандартов бизнес-процессов.

Базовые бизнес-процессы коммуникации могут включать в себя:

1. Сроки ответа для клиента, которые контролируются менеджерами. Например, стандарт ответа для клиента — 10 минут. Хотя бы просто уведомление, что задача взята в работу;
2. Форма ответа для клиента и сроки ответа в зависимости от вопроса. Например, если вопрос требует проработки, то клиенту озвучивают сроки, которые регламентированы в договоре.

Бизнес-процессы управления проектами:

1. Использование таск-трекеров («Битрикс24», «Трелло» и т.п.);
2. Проектные менеджеры (сотрудники ответственные за проект);
3. Деление бухгалтерии на участки. Под каждый узкий блок задач имеется свой сотрудник. Отчетность — главный бухгалтер, зарплата — бухгалтер по зарплате, документооборот — бухгалтер по первичной документации, коммуникация с клиентом — аккаунт-менеджер, управление командой — проектный менеджер;
4. Ресурсное планирование. Про это говорили выше.

Бизнес-процессы подготовки отчетности:

1. Обработка 1С для контроля дублей документов. Частая ошибка в бухгалтерии, если большой поток документов. Из-за этого неверно рассчитываются налоги;
2. Единая логика внесения документов в 1С и проведение других операций. Позволит структурировать учет во всех компаниях, чтобы отчетность везде готовилась по одинаковой методике;
3. Единые инструкции по проверке отчетности. Некий чек-лист в рабочей среде бухгалтера, чтобы он не забыл выполнить все операции для подготовки отчетности. Например, проверить корректное закрытие счета, проверить начисленные амортизации оборудования и т.п.;
4. Проверка отчетности аудитором перед сдачей в налоговую. Если у бухкомпании есть штатные аудиторы и методологи, которые настраивают и проверяют отчетность за главным бухгалтером — то это хороший индикатор качества. 

Если компания запарилась с стандартизацией процессов и их исполнения, то у такой компании будет стабильное качество и минимум ошибок.

Если же компания не занимается технологиями ведения учета, то возникают проблемы:

1. Ошибки в документах по незнанию сотрудников, как их правильно оформлять. Например, если у вас валютные платежи или валютный контроль, то бухгалтерия должна подготовить соответствующе документы для банка. У сотрудников бухкомпании должны быть инструкции для выполнения данных операций;
2. Неверно посчитали налоги или получили штраф. Это значит, что бухгалтер сдает отчетность «как научился». Если у бухкомпании есть системный процесс подготовки отчетности, то таких ошибок не возникало бы, т.к. эта ошибка масштабировалась бы на всех клиентов;
3. Забыли про задачу, непонятные и долгие ответы, отсутствие вовлеченности и желания стать лучше. В компании нет менеджера, который контролировал бы линейных сотрудников и отвечал за проект головой.

Узнать на берегу про бизнес-процессы компании в некоторых случаях невозможно, т.к. это может быть коммерческой тайной. Но если ваш партнер, которому вы доверяете бухгалтерию, не готов рассказать вам, как она будет вестись и как будут устроены процессы, то стоит рассмотреть другого.

Зачастую бухгалтерия для предпринимателя — черный и непонятный ящик, а надежный партнер должен быть максимально открытым и быть на одной волне с вами.

Итого

Выбирайте бухкомпанию, которая:

1. Использует ресурсное планирование.
2. Платит хорошую зарплату сотрудникам и оформляет их в штат.
3. Использует базовые вещи для ведения проектов: разделение бухгалтерии на участки, таск-трекер, проектных менеджеров, стандарты и чек-листы по подготовке отчетности, контроль дублей документов в 1С, штатных аудиторов и методологов для проверки отчетности.

Фото на обложке: Shutterstock / Teerapong mahawan

Иллюстрация предоставлена автором.